W dniu 1 grudnia 2022 r. Parlament RP uchwalił ustawę o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240), która ma na celu w szczególności wprowadzenie do Kodeksu pracy rozwiązań prawnych umożliwiających wykonywanie pracy zdalnej. Przepisy ustawy dotyczące pracy zdalnej weszły w życie z dniem 7 kwietnia br.
Praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika (w tym pod adresem zamieszkania pracownika) i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Kodeks pracy przewiduje zarówno pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową, stosownie do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy (art. 6718 Kodeksu pracy).
Zgodnie z art. 6719 Kodeksu pracy, praca zdalna może być uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia.
Niezależnie od powyższego, pracodawca może polecić pracownikowi (a nie z nim uzgodnić) pracę zdalną w szczególnych okolicznościach, m.in. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii albo stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, a także w okresie, w którym z powodu siły wyższej (np. pożar lub zalanie zakładu pracy) zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe.
Przepisy Kodeksu pracy wprowadziły (art. 6720 Kodeksu pracy) obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej w:
- porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi),
- regulaminie ustalonym przez pracodawcę – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa (wtedy regulamin jest ustalany po konsultacji z przedstawicielami pracowników).
W przypadku, gdy u pracodawcy nie obowiązuje porozumienie ani regulamin pracy zdalnej – praca zdalna może zostać zastosowana na wniosek zainteresowanego pracownika.
Pracodawca jest natomiast, co do zasady (zgodnie z art. 6719 § 6 i 7 Kodeksu pracy), obowiązany uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez:
- pracownika–rodzica dziecka m.in. legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
- pracownicę w ciąży,
- pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia,
- pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Pracodawca może takiemu pracownikowi odmówić pracy zdalnej tylko jeżeli jej wykonywanie nie jest możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. O przyczynie odmowy pracodawca będzie musiał poinformować pracownika.
Nowe przepisy (art. 6724 Kodeksu pracy) zobowiązały pracodawcę do zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę w formie zdalnej, m.in. materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej, zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej, a także kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych i pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu (zawartym ze związkami zawodowymi) lub regulaminie (bądź w przypadku braku porozumienia lub regulaminu – w wydanym poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem).
To pracodawca decyduje, jakie materiały i narzędzia pracy są pracownikowi niezbędne do pracy zdalnej. Możliwe jest także używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera, drukarki, skanera) w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą, pod warunkiem że prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
Obowiązek pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej oraz obowiązek wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.
Przy ustalaniu ekwiwalentu albo ryczałtu należy brać pod uwagę m.in. normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym narzędzi technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią (zgodnie z art. 6725 Kodeksu pracy) przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Pracodawca, zgodnie z art. 6731 Kodeksu pracy, wobec pracownika wykonującego pracę w trybie zdalnym realizuje także obowiązki wynikające z działu dziesiątego Kodeksu pracy „Bezpieczeństwo i higiena pracy”, uwzględniając ustawowe wyłączenia, np. obowiązek organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bhp (ten obowiązek spoczywa na pracowniku).
Niezależnie od powyższego, zgodnie z art. 6733 § 1 Kodeksu pracy praca, zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Założeniem wprowadzenia tej instytucji do Kodeksu pracy było umożliwienie pracownikowi złożenia wniosku o jej wykonywanie w sytuacjach uzasadnionych wyłącznie interesem (potrzebą) tego pracownika, np. w razie konieczności opieki nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny.
Natomiast odpowiadając na pytania Pana Posła postawione w interpelacji uprzejmie informuję, że w związku z kompleksowym uregulowaniem w przepisach Kodeksu pracy kwestii pracy zdalnej obecnie nie są prowadzone prace legislacyjne w tym zakresie. Ocena funkcjonowania powyższych przepisów, a także ich ewentualna nowelizacja będzie możliwa dopiero po dłuższym okresie ich obowiązywania. Oczekuje się, że wejście w życie przepisów dotyczących pracy zdalnej przyczyni się do skuteczniejszego godzenia obowiązków zawodowych z prywatnymi, lepszego reagowania na kryzys i zapewniania wsparcia w znalezieniu stałego zatrudnienia osobom biernym zawodowo o niższym wskaźniku aktywności zawodowej.
(…) na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, w zakładce „Podstawowe informacje z zakresu prawa pracy” zostały opublikowane informacje dotyczące pracy zdalnej, mające na celu praktyczne wyjaśnienie wprowadzanych zmian. Informacje te zawierają zarówno ogólne wyjaśnienia w tym zakresie, jak i odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania. (…)
źródło: http://www.sejm.gov.pl/
Wytłuszczenia dokonane przez redakcję