Ryczałt / ekwiwalent za pranie a składki ZUS – interpretacja ZUS z 14-7-2022 r. – WPI/200000/43/698/2022

Ryczałt / ekwiwalent za pranie a składki ZUS. Kiedy świadczenie za pranie odzieży może korzystać ze zwolnienia z oskładkowania?

UZASADNIENIE

Wnioskiem złożonym 18 maja 2022 r., uzupełnionym w zakresie formalnym 17 czerwca 2022 r. (…) Sp. z o.o. z siedzibą w (…) (zwana dalej „Przedsiębiorcą”) reprezentowana przez radcę prawnego (…) z Kancelarii Radcy Prawnego, wystąpiła do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (zwanego dalej „Zakładem”) o wydanie interpretacji indywidualnej w trybie art. 34 ustawy Prawo przedsiębiorców.

Zdarzenie przyszłe Przedsiębiorcy:

(…) Sp. z o.o. (dalej też jako: Spółka, Wnioskodawca) prowadzi działalność gospodarczą w zakresie transportu towarów (w tym międzynarodowego}. Spółka zatrudnia kierowców, którzy wykonują zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych (w myśl ustawy o czasie pracy kierowców tj. z dnia 5 lipca 2019 r. (Dz. U. z 2019 r. poz. 1412) (dalej też jako: Ustawa o czasie pracy kierowców). Podczas wykonywania zadań służbowych w ramach międzynarodowych przewozów drogowych kierowcy muszą korzystać z zaplecza sanitarnego na parkingach (m.in. dlatego, że spędzają noclegi w kabinach pojazdów). Korzystanie z zaplecza sanitarnego zawsze wiąże się z koniecznością uiszczania opłat za toalety i prysznice. Dodatkowo kierowcy muszą korzystać z płatnych pralni i suszarni, aby wyprać odzież, w której pracują. Kierowcy muszą przynajmniej 4 razy dziennie skorzystać z toalety, 3 razy w ciągu 2 dni wziąć prysznic, raz na 2 dni wyprać i wysuszyć (brak możliwości wywieszenia prania) odzież, w której wykonują pracę (pracodawca w swoich umowach z kontrahentami zobowiązuje się, żeby kierowy wykonywali pracę w czystych i schludnych ubraniach).

W załączeniu Przedsiębiorca przedstawia tabelę z kosztami toalet, pryszniców, prania i suszenia odzieży wraz z danymi dotyczącymi oferenta oraz przesłane oferty. Miesięczny koszt toalet wynosi ok. (…) zł, pryszniców: (…) zł, prania (…) zł i suszenia (…) zł.

Łącznie (…).

Obecnie spółka nie może wypłacać kierowcom wykonującym zadania służbowe w międzynarodowym przewozach drogowych diet, które do tej pory pokrywały koszt toalet i pryszniców.

Spółka zamierza wypłacać ekwiwalent pieniężny w wysokości (…) zł na poczet kosztów korzystania z toalet i pryszniców przez kierowców wykonujących zadania służbowe w międzynarodowych przewozach drogowych. Oraz ekwiwalent w wysokości  (…) zł na poczet kosztów prania i suszenia odzieży, w której wykonywana jest praca. Ekwiwalenty ulegały proporcjonalnemu zmniejszeniu w zależności od tego przez jaką część miesiąca pracownik wykonywałby zadania służbowe w międzynarodowych przewozach drogowych.

Stanowisko Przedsiębiorcy:

Zgodnie z art. 2łb pkt 1 Ustawy o czasie pracy kierowców (tj. z dnia 5 lipca 2019 r. (Dz. U. z 2019 r. poz. 1412}) kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, a zatem kierowca nie może otrzymywać diet, które przed wprowadzeniem ww. przepisu zapewniały m.in. zwrot kosztów toalet i pryszniców w zagranicznej podróży służbowej.

Jednocześnie zgodnie z art. 233 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom odpowiednie urządzenia higieniczno-sanitarne oraz dostarczyć niezbędne środki higieny osobistej.

Zgodnie z § 111 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy z dnia 26 września 1997 r. (Dz, U. Nr 129, poz. 844) pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom pomieszczenia i urządzenia higienicznosanitarne, których rodzaj, ilość i wielkość powinny być dostosowane do liczby zatrudnionych pracowników, stosownych technologii i rodzajów pracy oraz warunków, w jakich ta praca jest wykonywana. Pomieszczenia higienicznosanitarne powinny znajdować się w budynku, w którym odbywa się praca, albo w budynku połączonym z nim obudowanym przejściem. Siłą rzeczy kierowcy wykonującemu zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych pracodawca nie może zapewnić ani toalety, ani natrysku spełniających wymagania przewidziane ww. przepisach. Pracodawca nie może również wypłacić diety na pokrycie kosztów korzystania z tych urządzeń. Jedynym rozwiązaniem pozostaje zatem wypłacenie ekwiwalentu na poczet kosztów korzystania z toalet i pryszniców przez kierowców wykonujących zadania służbowe w międzynarodowych przewozach drogowych, odpowiadającego rzeczywistym kosztom korzystania z toalet i pryszniców – w tym wypadku taki ekwiwalent wynosiłby zł miesięczni i byłby zmniejszany proporcjonalnie w zależności od długości wykonywania zadania służbowego poza granicami kraju.

Zgodnie z art. 237 (9) § 3 Kodeksu pracy, jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. W przypadku kierowców wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych przez wiele dni poza siedzibą pracodawcy (zwykle 21 dni) samo pranie odzieży roboczej nie jest wystarczające, albowiem pracownicy ci nie mają pomieszczeń do suszenia tej odzieży. W tym wypadku w pojęciu prania odzieży roboczej musi mieścić się również koszt jej wysuszenia.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tj. z dnia 28 września 2017 r. (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949)) podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego ma nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych. Nie budzi wątpliwości, że ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, czy też używanie odzieży własnej zamiast roboczej nie stanowi podstawy wymiaru składek. W przypadku kierowców pojęcie prania nie może ograniczać się tylko do wykonania samego prania, ponieważ kierowca nie ma możliwości takiego prania wysuszyć.

A zatem, w tym przypadku pojęcie prania odzieży powinno obejmować kompleksową usługę prania i suszenia, tak aby odzież robocza mogła być wykorzystana (nie była mokra) -w innym wypadku samo pranie nie ma większego sensu.

Czy w tym stanie faktycznym i prawnym ekwiwalent obejmujący suszenie odzieży roboczej obok ekwiwalentu za pranie również nie będzie stanowił podstawy wymiaru składek. W ocenie Wnioskodawcy czynność prania i suszenia są w tym wypadku nieodłączne, aby spełnić warunki Bhp, a zatem ekwiwalent za suszenie odzieży roboczej nie powinien stanowić podstawy wymiaru składek.

Podobnie w ocenie Wnioskodawcy podstawy wymiaru składek nie powinien stanowić ekwiwalent na poczet kosztów korzystania z toalet i pryszniców przez kierowców wykonujących zadania służbowe w międzynarodowych przewozach drogowych – jako ekwiwalent za świadczenie rzeczowe wynikające z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. W tym wypadku świadczeniem rzeczowym (a bardziej obowiązkiem pracodawcy) jest zapewnienie pracownikowi na terenie zakładu pracy toalety i natrysku. Przepisy nie przewidują ekwiwalentów za takie świadczenia pracodawcy, niemniej logiczną konsekwencją braku możliwości zapewnienia toalety i natrysku pracownikowi (z uwagi na jego przebywanie poza siedzibą pracodawcy poza granicą kraju) jest wypłacenie mu ekwiwalentu na poczet kosztów korzystania z toalet i pryszniców. Takie ekwiwalenty również nie powinny stanowić podstawy wymiaru składek.

Czy w tym stanie faktycznym i prawnym stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe?

Pismem z dnia 02 czerwca 2022 r. Zakład wezwał Przedsiębiorcę o uzupełnienie złożonego wniosku w zakresie formalnym. W odpowiedzi na powyższe wezwanie, 14 czerwca 2022 r. została wniesiona opłata w kwocie 40,00 zł za drugi wyodrębniony stan faktyczny. Natomiast pismem z 13 czerwca 2022 r. (wpływ do Oddziału 17 czerwca 2022 r.) Przedsiębiorca wskazał, że:

1. wartość wypłaconego kierowcom wykonującym zadania służbowe w międzynarodowych przewozach drogowych ekwiwalentu pieniężnego na poczet kosztów związanych z korzystaniem z toalet, pryszniców, praniem i suszeniem odzieży, w której wykonywana jest praca będzie przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (vide: art. 12 ust. 1 tej ustawy), wolnym jednak od podatku dochodowego;
2. Pracodawca dostarcza nieodpłatnie odzież roboczą (podlegającą praniu i suszeniu) spełniającą wymagania określone w Polskich Normach (art. 237⁷ § 1 K.p.);
3. Pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej, który jest ustalony w regulaminie.

Analiza zdarzenia przyszłego w świetle stanu prawnego:

Zagadnienia dotyczące ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne regulowane są za pośrednictwem przepisów ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1949 ze zm ). Stosownie do treści art. 18 ust. 1 i ust. 2 w związku z art. 4 pkt 9 ww. ustawy oraz § 1 wskazanego rozporządzenia, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.) z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Od 2 lutego 2022 r. weszły w życie przepisy ustawy z dnia 26 stycznia 2022 r. o zmianie ustawy o transporcie drogowym, ustawy o czasie pracy kierowców oraz niektórych innych ustaw (Dz, U. z 2022 r. poz. 209) zmieniające m in. zakres dotyczący zasad ustalania podstawy wymiaru składek dla kierowców wykonujących zadania służbowe w zakresie przewozów międzynarodowych w związku z wdrożeniem dyrektyw w przepisach unijnych -Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1057 z dnia 15 lipca 2020 r, ustanawiającej przepisy szczególne w odniesieniu do dyrektywy 96/71WE i dyrektywy 2014/67UE dotyczące delegowania kierowców w sektorze transportu drogowego oraz zmieniającą dyrektywę 2006/22WE w odniesieniu do wymogów w zakresie egzekwowania przepisów oraz rozporządzenie (UE) nr 1024/2021 (Dz. Urz. UE L 249 z 31.07.2020, srt.49).

Zgodnie z art. 21b ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2019 r., poz 1412 ze zm.) obowiązującym od 2 lutego 2022 r., kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie będzie w podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.). Stosownie do art. 21b ust, 2 cytowanej ustawy w zakresie ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 21 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych dotyczące pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców.

Zatem, od tej daty do kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie będzie miał zastosowania § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Od 2 lutego 2022 r. wobec kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, należy zastosować § 2 ust. 1 pkt 16 ww. rozporządzenia. Przepis ten ma zastosowanie wyłącznie jeśli przychód pracownika za dany miesiąc jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie.

Z opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku wynika, Spółka zamierza wypłacać ekwiwalent pieniężny w wysokości zł na poczet kosztów korzystania z toalet i pryszniców przez kierowców wykonujących zadania służbowe w międzynarodowych przewozach drogowych. Oraz ekwiwalent w wysokości zł na poczet kosztów prania i suszenia odzieży, w której wykonywana jest praca.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowi wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

Zgodnie z art. 237⁷ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz, 1320 ze zm.) pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach; jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu; ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy (nie dotyczy stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi).

Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z art, 237⁷ § 2 Kodeksu pracy, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.

Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (art. 237⁹ § 3 Kodeksu pracy).

Stosownie do § 2 ust. 1 pkt 6 ww. rozporządzenia, podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowi ekwiwalent pieniężny, jeśli pracodawca ustalił go w kwocie, która odpowiada:

• rzeczywistym kosztom prania odzieży na podstawie cen obowiązujących w okolicznych pralniach – w przypadku, gdy pracownik korzysta z pralni i składa pracodawcy oświadczenia o wysokości poniesionych kosztów;
• kwocie wskazanej na rachunku z pralni przedkładanego pracodawcy;
• skalkulowanym wydatkom za zużytą energię elektryczną, proszek do prania i wodę, które powinny uwzględniać również zmiany cen oraz zużyte sprzętu – w przypadku, gdy pracownik pierze odzież roboczą we własnym zakresie.

Z powyższego wynika, że Pracodawca nie opłaca składek od ekwiwalentu pieniężnego, czyli od równowartości faktycznych kosztów, które zostały poniesione w związku z praniem odzieży. W sytuacji, gdy pracodawca co miesiąc wypłaca pracownikowi za pranie odzieży roboczej stałą kwotę, świadczenie takie nie kwalifikuje się pod pojęcie ekwiwalentu, a jako ryczałt. Pod pojęciem „ekwiwalent” należy rozumieć „równowartość, rzecz zawierającą w sobie wartość innej rzeczy”, „rzecz równą innej wartością”. Natomiast „ryczałt” jest to „kwota o ustalonej z góry wysokości przeznaczona na jakieś wydatki, wyliczona bez podziału na poszczególne pozycje”. W sytuacji, gdy pracodawca co miesiąc wypłaca pracownikowi za pranie odzieży roboczej stałą kwotę, świadczenie takie nie kwalifikuje się pod pojęcie ekwiwalentu, a jako ryczałt. Zatem jeśli Pracodawca wypłaca ryczałt w stałej miesięcznej wysokości, bez względu na wysokość faktycznych kosztów, to taka wyłata stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, nawet jeśli została nazwana ekwiwalentem.

W konsekwencji, uwzględniając przedstawiony opis zdarzenia przyszłego, własne stanowisko oraz obowiązujące przepisy prawa uznać należy stanowisko Przedsiębiorcy w przedmiocie wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne kierowców transportu międzynarodowego wypłacanego „ekwiwalentu pieniężnego” na poczet poniesionych kosztów prania i suszenia odzieży, w której wykonywana jest praca za nieprawidłowe.

Wydając niniejszą decyzję nr 698/2022 Zakład rozpatrzył jedno z dwóch zagadnień przedstawionych we wniosku, dotyczące wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne kierowców transportu międzynarodowego wypłacanego „ekwiwalentu pieniężnego” na poczet poniesionych kosztów prania i suszenia odzieży, natomiast interpretacja w zakresie wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne kierowców transportu międzynarodowego wypłacanego ekwiwalentu pieniężnego na poczet poniesionych kosztów korzystania z toalet i pryszniców zostanie wydana niezwłocznie po uzupełnieniu przedstawionego przez Przedsiębiorcę zdarzenia przyszłego.

źródło: https://bip.zus.pl

Wytłuszczenia dokonane przez redakcję