Odpowiadając na interpelację Pana Posła Krzysztofa Sitarskiego w sprawie przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacji po likwidacji bądź zakończeniu działalności przedsiębiorstwa, przesłane przy piśmie z dnia 5 października 2018 r., znak: K8INT26734, przekazuje następujące informacje.
W obecnym stanie prawnym nie istnieją przepisy, w oparciu o które można prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej. Pracodawcy, którzy obok obowiązku gromadzenia akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej, tworzyli jednocześnie jej wersję w postaci elektronicznej, mogli ją traktować tylko jako wersję pomocniczą. Powyższe potwierdza stanowisko Głównego Inspektora Pracy z dnia 9 kwietnia 2010 r. (GPP-87-4560-29/10PE/RP), w którym organ ten stwierdził, że w obecnym stanie prawnym brakuje podstaw do stosowania przez pracodawców nośników elektronicznych jako wyłącznej formy prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracownika.
Ten stan rzeczy ulegnie zmianie na podstawie ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357), która między innymi pozwala pracodawcom przechowywać dokumentację w postaci elektronicznej.
Stosowne zmiany w tym zakresie wprowadzone w Kodeksie pracy powołaną wyżej ustawą, będą obowiązywać od 1 stycznia 2019 r. Pracodawca w związku z nową regulacją będzie miał wybór, czy prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą, tj. dokumentację w sprawach związanych z stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, w postaci papierowej czy elektronicznej. Powyższą zasadę wprowadza przepis art. 94 pkt 9a, natomiast z kolejnego przepisu, art. 94 pkt 9b k.p. wynika obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Odnosząc się do kwestii przechowywania i zabezpieczenia dokumentów pracowniczych w związku z zakończeniem działalności przez pracodawcę, pragnę wskazać, że zagadnienie to stanowi przedmiot regulacji ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217). Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej w sytuacji postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości określa przepis art. 51u ust. 1 w brzmieniu nadanym powołaną wyżej ustawą zmieniającą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Zgodnie z brzmieniem art. 51u ust. 1, „w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości odpowiednio likwidator lub syndyk wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca okresu przechowywania dokumentacji ustalonego na podstawie odrębnych przepisów”. W razie dalszych wątpliwości dotyczących tych regulacji właściwym do udzielenia odpowiedzi na nie jest Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego, do którego właściwości należy ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Ponadto pragnę wskazać, że na podstawie art. 2981 K.p., aktualnie trwają pracę nad rozporządzeniem, które m.in. określi wymagania dotyczące dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi.
Mam nadzieję, że przedstawione powyżej informacje i wyjaśnienia uzna Pan Marszałek za satysfakcjonujące i wyczerpujące.
źródło: http://www.sejm.gov.pl/