Home / Interpretacje / Odpowiedź MRPiPS z 21-05-2019 r. na interpelację w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej

Odpowiedź MRPiPS z 21-05-2019 r. na interpelację w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej

W odpowiedzi na interpelację nr 31216 Pani Poseł Anny Elżbiety Sobeckiej w sprawie cyfryzacji przedsiębiorstw, uprzejmie informuję, co następuje.

Zgodnie z regulacją art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2019 r., pracodawca jest obowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej).

Konkretyzacja powyższych obowiązków pracodawcy, związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, nastąpiła w przepisach rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Mając powyższe na względzie pragnę wyjaśnić, iż wprowadzenie w ww. rozporządzeniu szczegółowych wymagań dotyczących systemu teleinformatycznego, w którym prowadzona jest dokumentacja pracownicza, było podyktowane przede wszystkim koniecznością realizacji ustawowych zasad jej prowadzenia (tj. poufności, integralności, kompletności oraz dostępności). Przechowywanie dokumentacji w takim systemie wymaga bowiem zapewnienia odpowiednich warunków organizacyjnych mających na celu zabezpieczenie dokumentacji przed jej utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych, zapewnienie integralności przechowywanych dokumentów elektronicznych i metadanych odnoszących się do tych dokumentów, rozpoznawanie użytkowników tego systemu oraz rejestrację dokonywanych przez nich zmian.

Ponadto warto dodać, iż obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia oraz przez okres 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (bądź 50 lat w przypadkach określonych w ustawie z dnia 10 stycznia 2018 r o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Zatem przez cały ten okres pracodawca jest zobligowany do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa oraz używalność takiej dokumentacji, polegającą na zapewnieniu możliwości wyszukiwania dokumentów, ich przeglądania, jak również ich eksport i wydruk (np. w przypadku zwrócenia się byłego pracownika z wnioskiem o wydanie kopii jego dokumentacji).

Podobnie, określone ww. rozporządzeniem warunki przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi, mają na celu przeprowadzenie sprawnego i bezpiecznego przeniesienia całości lub części dokumentacji do takiego systemu w przypadku, gdy zaistnieje taka potrzeba (np. w sytuacji następstwa prawnego lub konieczności wydania byłemu pracownikowi dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, w związku z upływem okresu jej przechowywania).

Chciałbym także nadmienić, iż autorem powyższych regulacji rozporządzenia był właściwy w przedmiotowej kwestii Minister Cyfryzacji.

W konkluzji powyższego przyznaję, iż prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej może dla niektórych pracodawców (w zależności od ich kondycji finansowej) okazać się kosztowne. Jednak nadrzędnym celem ww. regulacji musi być zapewnienie niezbędnego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych pracowników, zgodnego z wymogami Kodeksu pracy (oraz obowiązującego od dnia 25 maja 2018 r. RODO), jak również zapewnienie pracownikom lub innym uprawnionym osobom właściwej realizacji ich praw wynikających z Kodeksu pracy (np. prawa do odbioru dokumentacji pracowniczej lub otrzymania z niej kopii). Należy także dodać, że od swobodnej decyzji pracodawcy zależy wybór postaci w jakiej będzie prowadził dokumentacje pracowniczą (elektroniczna czy papierowa).

Mam nadzieję, że przedstawione powyżej informacje i wyjaśnienia uzna Pan za satysfakcjonujące i wyczerpujące.

źródło: http://www.sejm.gov.pl/

Wytłuszczenia dokonane przez redakcję

Komentarz do “Odpowiedź MRPiPS z 21-05-2019 r. na interpelację w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *