Interpretacja ZUS z 20-5-2021 r. – WPI/200000/43/283/2021

Składki ZUS a jednorazowe świadczenia rekompensujące pracownikom koszty związane z pracą zdalną

UZASADNIENIE

Dnia 24 marca 2021r. do Oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Gdańsku wpłynął wniosek złożony przez przedsiębiorcę (…) o wydanie interpretacji indywidualnej w trybie art. 34 ustaw Prawo przedsiębiorców. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 26 kwietnia 2021r. doręczonym dnia 30 kwietnia 2021 r.

Wnioskodawca w treści wniosku wskazał., że jest członkiem grupy kapitałowej specjalizującej się w dostarczaniu usług konsultingu i outsourcingu IT dla biznesu. Wnioskodawca zatrudnia pracowników, wykonujących pracę na terytorium Polski. Co do zasady, pracownicy wykonują swoje zadania stacjonarnie w miejscach wyznaczonych przez Wnioskodawcę, tj, w siedzibach i biurach klientów Wnioskodawcy lub w biurach Wnioskodawcy.

W marcu 2020 r., ze wzglądu na wprowadzenie w Polsce stanu zagrożenia epidemicznego, a następnie stanu epidemii wywołanego przez wirus SARS-CoV-2, Wnioskodawca na podstawie art. 3 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych („Ustawa o COVID”) polecił wszystkim swoim pracownikom wykonywanie pracy poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

Praca wykonywana jest przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (systemy informatyczne, e-mail, telefony służbowe, komunikator). Co do zasady, pracownicy wykonują pracą zdalną z miejsca zamieszkania. Do wykonywania pracy niezbędne jest posiadanie przez pracowników odpowiednich mebli biurowych zapewniających prawidłową ergonomię pracy. Na ten moment, z uwagi na panującą w Polsce sytuację epidemiczną, praca przez wszystkich pracowników wykonywana jest w 100% zdalnie. Wnioskodawca nie wyklucza, że biorąc pod uwagę rozwój epidemii w Polsce w przyszłości ta proporcja może ulec zmianie.

Biorąc powyższe pod uwagę, Wnioskodawca rozważa wypłatę wszystkim pracownikom pracującym zdalnie jednorazowego świadczenia, którego celem ma być zrekompensowanie pracownikom ponoszonych przez nich kosztów związanych z pracą zdalną. Przedmiotowe świadczenie wypłacone będzie jednorazowo, w formie zryczałtowanej, uśrednionej kwoty zł na dany rok kalendarzowy, w którym pracownik wykonuje pracę zdalną z miejsca zamieszkana z powodu epidemii CWID-19. Uśredniona kwota uwzględnia dodatkowe koszty pracownika poniesione przez niego celem zapewnienia odpowiedniej ergonomii pracy w miejscu zamieszkania (aranżacja miejsca do pracy, zakup mebli takich jak: biurka, krzesła czy sprzętu, dodatkowe monitory etc,). W sytuacji, gdy zlecenie pracownikom pracy zdalnej w związku z epidemią COVID-19 będzie również możliwe w kolejnym roku kalendarzowym, Wnioskodawca rozważy możliwość wypłaty takiego świadczenia również w kolejnym roku dla pracowników zatrudnionych w danym roku.

Pracownicy nie będą zobligowani do przedstawiania dowodów ponoszenia przez nich kosztów pracy zdalnej, w tym nie będą zobowiązani do przedstawienia faktur za zakup mebli biurowych od zewnętrznych dostawców Internetu czy mediów, w tym prądu i wody, a także kalkulacji faktycznego ich zużycia.

Organizacja pracy zdalnej w opisanym powyżej trybie będzie trwała maksymalnie do 3 miesięcy po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii w Polsce. Zdaniem Wnioskodawcy wypłata przez Wnioskodawcę jednorazowego zryczałtowanego świadczenia nie będzie stanowiła przychodu po stronie otrzymujących go pracowników. W konsekwencji, w myśl §1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ww. świadczenie nie będzie stanowiło podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 Ustawy o COViD, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania („praca zdalna”).

W myśl art. 3 ust. 3 Ustawy o COVID, wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Art. 3 ust 4 Ustawy o COVID stanowi, że narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca. Stosownie do art. 3 ust. 5 Ustawy o COVID, przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Z powyższych przepisów wynika przede wszystkim, że narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej ma zapewnić pracodawca. Przy czym przepis ten pozostawia pracodawcy swobodę co do sposobu zapewnienia pracownikowi pracującemu zdalnie narzędzi i materiałów potrzebnych mu do wykonywania tej pracy. Zapewnienie to może mieć zatem charakter rzeczowy, poprzez wyposażenie stanowiska pracy w narzędzia i materiały, jak i wypłatę świadczenia 2a używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika,

Niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, w ocenie Wnioskodawcy na gruncie przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r, o podatku dochodowym od osób fizycznych („Ustawa o RIT ) w związku z Ustawą o COVID, otrzymane przez pracownika świadczenia związane z pracą zdalną nie będą stanowiły przychodu w rozumieniu Ustawy o PIT. Analogicznie jest w przypadku ekwiwalentów wypłacanych pracownikom za zwiększone zużycie energii elektrycznej czy wody, które jest naturalną konsekwencją pracy zdalnej. Powyższe, w ocenie Wnioskodawcy, wynika bezpośrednio z treści przywołanych przepisów Ustawy o CCWID, które na pracodawcę nakładają prawny obowiązek zapewnienia pracownikom na własny koszt narzędzi oraz materiałów potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej, jak również jej obsługę logistyczną. Bez względu natomiast na wybraną formę spełnienia ww. obowiązku, tj. rzeczową lub pieniężną, wszelkie świadczenia / ekwiwalenty otrzymywane przez pracowników z tytułu pracy zdalnej, będące spełnieniem prawnego obowiązku pracodawcy, nie mogą stanowić przychodu po stronie jego pracowników. Wnioskodawca podkreśla, że podobne stanowisko zaprezentowane zostało w:

1. interpretacji indywidualnej dyrektora KI5 z dnia 3 grudnia 2020r., sygn 0113-KDIPT2-3.4011.725.2020.2.KS,

2. interpretacji indywidualnej dyrektora KIS z dnia 15 grudnia 2020r., sygn. 0115-KDIT2.4011.739.2020.1 .RS,                                                                                  „

3. interpretacji indywidualnej dyrektora KIS z dnia 5 stycznia 2019r sygn DPR 13/8221/38/3017/GTM.

W ocenie Wnioskodawcy jego stanowisko znajduje oparcie również w wyroku TK i dnia 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13), zgodnie z którym jednym z wymogów zaliczenia otrzymanych przez pracowników świadczeń do ich przychodu jest spełnienie przez pracodawcę świadczenia wyłącznie w interesie otrzymującego go pracownika. W analizowanym przypadku natomiast zapewnienie ciągłości pracy w czasie trwania epidemii leży w interesie pracodawcy, a nie pracownika.

W piśmie z dnia 26 kwietnia 2021r. stanowiącym odpowiedź na wezwanie Zakładu do uzupełnienia wniosku przedsiębiorca wskazał, że jednorazowe zryczałtowane świadczenie, które Wnioskodawca zamierza wypłacić pracownikom świadczącym pracę zdalną nie będzie stanowić przychodu w rozumieniu ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jednocześnie przedsiębiorca wskazał, że w celu potwierdzenia powyższe] kwestii, wraz ze złożeniem Wniosku, złożył wniosek o wydanie interpretacji indywidulanej do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, który na chwilę obecną nie został jeszcze rozpoznany. Niemniej jednak w analogicznych sprawach, które Wnioskodawca wskazał we Wniosku, DKiS uznał, iż na gruncie przepisów Ustawy o Pif w związku z art. 3 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem C0VID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, otrzymane przez pracowników świadczenia związane z pracą zdalną nie będą stanowiły przychodu w rozumieniu Ustawy o PIT.

Mając na uwadze treść wniosku oraz obowiązujące przepisy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku, zważył co następuje:

Zgodnie z art. 34 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców, przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu lub właściwej państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie wyjaśnienia, co do zakresu i sposobu stosowania przepisów, z których wynika, obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie (interpretacja indywidualna).

Jednocześnie stosownie do art. 83d ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych, Zakład wydaje interpretacje indywidualne, o których mowa w art. 34 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawy wymiaru tych składek.

Należy również zauważyć, że zgodnie z art. 34 ust. 3 ustawy Prawo przedsiębiorców, przedsiębiorca we wniosku o wydanie interpretacji przedstawia zaistniały stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe oraz własne stanowisko w sprawie. Z przepisu tego wynika wymóg kompleksowości opisu stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego dokonanego przez Wnioskodawcę – Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie może bowiem w trybie wydawania interpretacji indywidualnej prowadzić postępowania wyjaśniającego, w szczególności nie przeprowadza postępowania dowodowego. Granice sprawy wszczętej wniesieniem wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej zakreślają jedynie ramy zaprezentowanego opisu stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego.

Jednoznaczny sposób ujęcia w art. 83d ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych przez ustawodawcę zakresu przedmiotowego wniosków o wydanie interpretacji indywidualnej, uniemożliwia Zakładowi wydanie interpretacji w sprawach dotyczących m. in. rozstrzygnięcia czy dany składnik wynagrodzenia stanowi przychód ze stosunku pracy. Jak stanowi art. 34 ust. 17 ustawy Prawo przedsiębiorców, zasady i tryb udzielania interpretacji przepisów prawa podatkowego reguluje ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U, z 2019 r., poz. 1325 ze zm.). Dlatego też, Zakład wydając interpretację w danej sprawie poprzestaje na wskazanym przez Wnioskodawcę oświadczeniu, iż jednorazowe świadczenie, którego celem ma być zrekompensowanie pracownikom ponoszonych przez nich kosztów związanych z pracą zdalną, nie stanowi przychodu ze stosunku pracy.

Podkreślenia wymaga, że każdy przepis ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w którym pojawia się pojęcie przychodu, musi być odczytywany łącznie z art.4 pkt 9 ustawy, który stanowi, iż użyte w ustawie określenie przychód oznacza przychody w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie kształtuje samodzielnie pojęcia przychodu, lecz każdorazowo odsyła do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nigdy bowiem organ rentowy nie może władczo zadecydować, co może stanowić przychód, a co nie będzie go stanowiło. Każdorazowo, jeśli dane świadczenie jest przychodem z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, zgodnie z przepisami prawa podatkowego czy ustaleniami poczynionymi na ich podstawie przez organy podatkowe, jest nim również dla organu rentowego.

Nadmienić w tym miejscu należy także, iż w drodze niniejszej decyzji Zakład dokonuje jedynie oceny stanowiska przedsiębiorcy w zakresie przedstawionej przez niego interpretacji przepisów, z których wynika obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Mocą niniejszej decyzji Zakład nie przyznaje natomiast jakiegokolwiek prawa ani nie stwierdza jakiegokolwiek obowiązku ubezpieczeniowego.

Stanowisko wyrażone przez wnioskodawcę we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej w trybie art. 34 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców uznać należy za prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 18 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 13 października 199Sr. o systemie ubezpieczeń społecznych, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób będących m.in. pracownikami (art. 6 ust. 1 wskazanej ustawy) stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U, z 2020r„ poz. 1426 ze zm.) z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem z wyłączeniem przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r., poz. 1949), jak również wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Za przychody ze stosunku pracy uważa się: wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń tub świadczeń częściowo odpłatnych.

Dla rozstrzygnięcia, czy dany przychód stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a w konsekwencji czy powstaje obowiązek opłacania składek m.in. na te ubezpieczenia, decydujące znaczenie ma, czy dla celów podatkowych zostanie on zakwalifikowany jako przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Rzeczony przychód w sytuacji opisanej we wniosku nie został zakwalifikowany przez Wnioskodawcę jako przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, w związku z czym stanowisko Wnioskodawcy wskazujące, że świadczenia o których mowa we wniosku nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników uznać należy za prawidłowe.

Pamiętać należy, co wyżej zostało wskazane, iż zgodnie z treścią art. 18 ust. 1 i.2 ustawy z dnia 13 października 1998 r, o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Jednocześnie Zakład podkreśla, że jeżeli organ podatkowy dokona kwalifikacji podatkowej rzeczonego przychodu tj, jednorazowego świadczenia, którego celem ma być zrekompensowanie pracownikom ponoszonych przez nich kosztów związanych z pracą zdalną w sposób odmienny niż Wnioskodawca, niniejsza interpretacja nie wywołuje skutków prawnych.

Mając na uwadze powyższe orzeczono jak w sentencji.

źródło: https://bip.zus.pl

Wytłuszczenia dokonane przez redakcję