Interpretacja ZUS Oddział w Lublinie z 1-3-2021 r. – WPI/200000/43/120/2021

Stała, ryczałtowa kwota ekwiwalentu za pranie a składki ZUS

UZASADNIENIE

Wnioskiem z 15 lutego 2021 r. … (zwana dalej: „Przedsiębiorcą”) wystąpiła do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (zwany dalej: „Zakładem”) o wydanie interpretacji indywidualnej w trybie art. 34 ustawy – Prawo przedsiębiorców.

Przedsiębiorca wskazał, że zgodnie z art. 237⁹ Kodeksu Pracy, Pracownikom przydzielane są nieodpłatnie odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy.

Ze względu na brak zapewnienia przez pracodawcę możliwości prania odzieży roboczej, czynności te wykonywane są przez samych pracowników. Z tego tytułu wypłacany jest pracownikom ekwiwalent pieniężny, który stanowi rekompensatę poniesionych kosztów. Wysokość ekwiwalentu jest stała i przypisana konkretnym stanowiskom dla pracowników zatrudnionych w magazynie. Zasady wypłacania ekwiwalentu ujęte są w regulaminie pracy. Za czynność prania i konserwowania odzieży przez pracownika wypłacany jest ekwiwalent w kwocie brutto za każdy miesiąc, w którym pracownik przepracował (pozostawał w stosunku pracy) chociaż jeden dzień, niezależnie od wymiaru i etatu zatrudnienia. Przedsiębiorca zwrócił się o wydanie pisemnej interpretacji w przedmiocie wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wartości ekwiwalentu pieniężnego stanowiącego rekompensatę po niesionych kosztów prania odzieży roboczej.

Przedsiębiorca jest zdania, że wypłacony ekwiwalent za pranie odzieży roboczej dla pracowników nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zgodnie bowiem z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, wyłączeniu z podstawy wymiaru składek podlega wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej; używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego. Zgodnie zaś § 1 ww. rozporządzenia podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z zastrzeżeniem art. 18 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Wypłacany pracownikom ekwiwalent za pranie odzieży roboczej stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 tej ustawy jest zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Z uwagi na powyższe, zdaniem Przedsiębiorcy ekwiwalent pieniężny wypłacany pracownikom, z tytułu rekompensaty poniesionych kosztów prania odzieży roboczej nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu a tym samym nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Mając na uwadze treść wniosku oraz obowiązujące przepisy, Zakład zważył, co następuje:

Zagadnienia dotyczące ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz opłacania składek na ubezpieczenia społeczne regulują przepisy ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz. U. z 2017 r. poz. 1949).

Zgodnie z treścią art. 18 ust. 1 i 2 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz § 1 ww. rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownika stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2020r. poz. 1426 z późn. zm.) z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem:

1. przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
2. wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Szczegółowe uregulowania dotyczące ustalania podstawy wymiaru składek zostały zawarte w treści rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Powyższe rozporządzenie w § 2 ust. 1 zawiera zamknięty katalog przychodów niestanowiących podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników.

Zaznaczyć należy, że wyłączenie z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe określonych kategorii przychodów enumeratywnie wymienionych w § 2 ust. 1 ww. rozporządzenia – stanowi wyjątek od ogólnej zasady wyrażonej, w przypadku Przedsiębiorcy – w art. 18 ust. 1,2 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych – iż podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód, dlatego przepisy te muszą być interpretowane ściśle, bez stosowania wykładni rozszerzającej

Zgodnie z treścią § 2 ust. 1 pkt 6 podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowią przychody będące wartością świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

Stosownie do art. 237⁹ § 1 i 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 z późn. zm.) pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Natomiast podstawę prawną wypłaty ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej stanowi § 3 ww. art. 237⁹ k.p., w myśl którego, jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Analiza przywołanych powyżej przepisów prowadzi do wniosku, że poniesiony przez pracodawcę koszt związany z przekazaniem pracownikom środków pieniężnych z przeznaczeniem na pranie odzieży roboczej musi spełniać wymogi ekwiwalentu pieniężnego, a więc odzwierciedlać wysokość rzeczywistych (faktycznych) kosztów poniesionych przez pracownika w związku z praniem tej odzieży. W rezultacie, w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie uwzględnia się ekwiwalentów pieniężnych za pranie odzieży roboczej przy założeniu, że są one wypłacane zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, tj. w wysokości odzwierciedlającej koszty poniesione przez pracownika. Zatem wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie spełniony, gdy pracodawca wypłaca każdemu z pracowników tę samą stałą wartość pieniężną, niezależną od faktycznie poniesionych kosztów prania tej odzieży.

Z opisu stanu faktycznego przedstawionego we wniosku wynika, że ze względu na brak zapewnienia przez Pracodawcę możliwości prania odzieży roboczej, przysługującej pracownikom zgodnie z art. 237⁹ Kodeksu Pracy, czynności te wykonywane są przez samych pracowników. Za prania i konserwowanie odzieży wypłacany jest ekwiwalent pieniężny, stanowiący rekompensatę poniesionych przez pracowników kosztów, w kwocie (…) brutto. Ekwiwalent przysługuje za każdy miesiąc, w którym pracownik przepracował (pozostawał w stosunku pracy) chociaż jeden dzień, niezależnie od wymiaru i etatu zatrudnienia. Wysokość ekwiwalentu jest stała, a zasady jego wypłaty wynikają z zapisów zawartych regulaminie pracy, a zasady jego wypłaty ujęte są w regulaminie pracy.

Z powyższego wynika, że Przedsiębiorca co miesiąc wypłaca pracownikom świadczenie pieniężne w stałej wartości pieniężnej (zryczałtowanej wysokości). Natomiast bezpośrednim skutkiem ustalenia stałej kwoty wskazanego świadczenia jest jego nieekwiwalentność w stosunku do faktycznych – rzeczywistych kosztów prania odzieży roboczej poniesionych przez różnych pracowników.

Mając na uwadze treść złożonego wniosku oraz obowiązujące przepisy prawne wskazany przez Przedsiębiorcę ekwiwalent za pranie odzieży, ze względu na zasady jego ustalania nie stanowi równowartości kosztów poniesionych przez pracownika lecz stałą wartość – ryczałt ustalony kwotowo w jednakowej kwocie dla wszystkich pracowników, w związku z czym nie podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zakład nie zgadza się z przedstawionym przez Przedsiębiorcę stanowiskiem również w zakresie przywołanej podstawy prawnej stanowiącej o możliwości wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownika ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej w sytuacji, gdy pracodawca nie może zapewnić prania tej odzieży w okolicznościach przedstawionych we wniosku. Bowiem, jak już wskazano na wstępie uzasadnienia przedmiotowej decyzji, zagadnienia dotyczące obowiązku opłacania i ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne regulowane są za pośrednictwem przepisów ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zatem, podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników ustalana jest na podstawie art. 18 ust. 1 i 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, natomiast pomniejszenie jej poprzez wyłączenie ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej przysługującego pracownikowi, gdy pracodawca nie może zapewnić prania tej odzieży może nastąpić wyłącznie na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 powołanego wyżej rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

W świetle powyższego, Zakład uznał za nieprawidłowe stanowisko Przedsiębiorcy (…) w sprawie nieuwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zryczałtowanej kwoty ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej.

źródło: https://bip.zus.pl

Wytłuszczenia dokonane przez redakcję