Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24-05-2019 r. – 0114-KDIP3-2.4011.202.2019.1.LZ

Czy pracownik może składać pracodawcy w formie elektronicznej oświadczenia podatkowe takie jak np. PIT-2 lub oświadczenie o tym, że za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem?

UZASADNIENIE

W dniu 25 marca 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest podmiotem zatrudniającym na podstawie umów o pracę znaczną liczbę pracowników, dalej zwanych „pracownikami”. Pracownicy wykonują swoje obowiązki służbowe na terenie całego kraju.
Zgodnie z funkcjonującą obecnie u Wnioskodawcy procedurą wewnętrzną, pracownicy, którzy chcą złożyć Pracodawcy jako płatnikowi oświadczenia lub wnioski z zakresu podatku dochodowego od osób fizycznych, określone w art. 32 ust. la, art. 32 ust. le, art. 32 ust. 3, art. 32 ust. 5, art. 32 ust. 6, art. 32 ust. 7 oraz art. 41a ustawy, zobowiązani są wypełnić odpowiedni wzór dokumentu zamieszczony w aplikacji udostępnionej przez Wnioskodawcę. Tak przygotowany dokument pracownik przesyła drogą elektroniczną do odpowiedniej komórki organizacyjnej Wnioskodawcy, która jest odpowiedzialna za rozliczanie podatku dochodowego od wynagrodzeń wypłacanych tym pracownikom. Dodatkowo, pracownik jest zobowiązany wydrukować z aplikacji przygotowane oświadczenie lub wniosek, własnoręcznie go podpisać, a oryginał wysłać pocztą na adres komórki organizacyjnej Wnioskodawcy, do której dokument został już przesłany droga elektroniczną. Za skutecznie złożony wniosek uważa się taki, który został doręczony Wnioskodawcy zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.

Opisane wyżej rozwiązanie jest dla Wnioskodawcy nieefektywne, powoduje bowiem powstawanie dodatkowych kosztów związanych z wydrukiem, wysyłką, a następnie archiwizacją przesłanych przez pracowników oświadczeń i wniosków. W związku z powyższym Pracodawca rozważa zmienić obowiązującą obecnie procedurę, pozwalając pracownikom składać oświadczenia i wnioski jedynie w wersji elektronicznej.

W przypadku wprowadzenia tego rozwiązania przedmiotowe dokumenty byłyby składane przez pracowników w aplikacji … Portal. W celu złożenia oświadczenia lub wniosku, pracownik byłby obowiązany: zalogować się na wykorzystywanej przez siebie w pracy stacji roboczej (komputer) do aplikacji podając login oraz indywidualny, znany tylko temu pracownikowi, numer PIN, wybrać odpowiedni wzór oświadczenia lub wniosku zamieszczonego w aplikacji, wypełnić oświadczenie lub wniosek wpisując właściwe dane i informacje, wysłać elektronicznie wypełniony wniosek do powiązanego z tą aplikacją systemu kadrowo – płacowego … HR.

W ten sposób wypełnione przez Pracownika i przesłane Wnioskodawcy oświadczenie lub wniosek nie będzie mogło już w żaden sposób być korygowane lub modyfikowane, oba systemy (zarówno … Portal, jak i … HR) zapewniają bowiem kompletność i integralność przesyłanych i przechowywanych w nich danych. W razie błędnego wypełnienia przez Pracownika oświadczenia lub wniosku, Pracownik będzie musiał złożyć je ponownie w sposób prawidłowy, a dokument zawierający błędy będzie z systemu usuwany.

Wszystkie dokumenty zapisane w systemie będą archiwizowane w wersji elektronicznej w formacie „pdf” przez okres wynikający z odrębnych przepisów, zapewniając jednocześnie pełen dostęp do informacji, kto i kiedy złożył dane oświadczenie lub wniosek. Na dokumencie elektronicznym nie będzie podpisu kwalifikowanego pracownika, który ten dokument złożył. Dokumenty będą mogły być natomiast przez Wnioskodawcę wydrukowane. Również poszczególni pracownicy, po zalogowaniu do systemu, będą mieć nieograniczony dostęp do złożonych przez siebie wcześniej oświadczeń lub wniosków.

Oświadczenia i wnioski przesłane do Wnioskodawcy w wersji elektronicznej nie będą przechowywane w wersji papierowej. Wnioskodawca oświadcza, że wszystkie oświadczenia i wnioski są zgodne z ustalonym wzorem (PIT-2) lub zawierają wszystkie elementy wskazane w ustawie, konieczne dla ich skutecznego złożenia.

Wnioskodawca oświadcza jednocześnie, że zarówno system … Portal, jak i system … HR, spełniają wymagania § 9 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U z 2018, poz. 2369) w zakresie szczególnych wymagań dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy Wnioskodawca przyjmując od pracowników oświadczenia i wnioski w formie elektronicznej na zasadach określonych w ramach nowej procedury opisanej powyżej będzie prawidłowo realizować obowiązek nałożony na niego jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych przez przepisy Ustawy?

Zdaniem Wnioskodawcy, przyjmując od pracowników oświadczenia i wnioski w formie elektronicznej na zasadach określonych powyżej będzie prawidłowo realizować obowiązek nałożony na niego jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych przez przepisy Ustawy.

Przepisy Ustawy.

Zgodnie z art. 31 Ustawy, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku pracy. Zaliczki te – zgodnie z art. 32 Ustawy – za miesiące od stycznia do grudnia, wynoszą:

• za miesiące od początku roku do miesiąca włącznie, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali -18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu;

• za miesiące następujące po miesiącu, w którym dochód uzyskany od początku roku przekroczył kwotę, o której mowa w pkt 1 – 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

Jednocześnie, zgodnie z art. 27 ust. 1b Ustawy, przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy:

• w przypadku podatników, których dochody nie przekroczą kwoty stanowiącej górnej granicy pierwszego przedziału skali określonej w art. 27 ust. 1 Ustawy – kwota zmniejszająca podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1 Ustawy, wynosi 556 zł 02 gr rocznie;

• w przypadku podatników, których dochody przekroczą kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali określonej w art. 27 ust. 1 Ustawy – zaliczki nie pomniejsza się o kwotę zmniejszającą podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1 Ustawy.

Powyższe zasady mogą zostać jednak zmodyfikowane, jeżeli płatnik otrzyma od pracownika jedno z określonych w przepisach oświadczeń lub wniosków. I tak, zgodnie z:

• art. 32 ust. la Ustawy, jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem bądź na zasadach określonych w art. 6 ust. 4 Ustawy, a za rok podatkowy przewidywane, określone w oświadczeniu:
  1. dochody podatnika nie przekroczą górnej granicy pierwszego przedziału skali, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej – zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1 Ustawy;
  2. dochody podatnika przekroczą górną granicę pierwszego przedziału skali, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej lub dochody małżonka mieszczą się w niższym przedziale skali, zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu,

• art. 32 ust. le Ustawy, jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok jego dochody przekroczą kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali, płatnik pobiera zaliczki począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostało złożone oświadczenie, bez pomniejszania o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1 Ustawy,

• art. 32 ust. 3 Ustawy, zaliczkę obliczoną w sposób określony w ust. 1 pkt 1, ust. la i 2 Ustawy pomniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1 Ustawy, jeżeli pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złoży zakładowi pracy oświadczenie według ustalonego wzoru (PIT-2),

• art. 32 ust. 6 Ustawy, na wniosek podatnika zakład pracy pobiera zaliczki na podatek dochodowy, stosownie do przepisów ust. 1-5 Ustawy, z uwzględnieniem art. 27 ust. 9 i 9a Ustawy,

• art. 41a Ustawy, płatnicy, o których mowa w art. 31 Ustawy, na wniosek podatnika obliczają i pobierają w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy, stosując zamiast najniższej stawki określonej w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1 Ustawy, wyższą stawkę podatkową określoną w tej skali.

Zgodnie z art. 22 ust. 2 Ustawy, koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy:

1. wynoszą 111 zł 25 gr miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
2. nie mogą przekroczyć łącznie 2002 zł 05 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
3. wynoszą 139 zł 06 gr miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1668 zł 72 gr, w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
4. nie mogą przekroczyć łącznie 2502 zł 56 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Zakład pracy – zgodnie z art. 32 ust. 5 Ustawy – przy obliczaniu zaliczki stosuje koszty uzyskania przychodów określone w art. 22 ust. 2 pkt 3 Ustawy, jeżeli pracownik złoży oświadczenie o spełnieniu warunku określonego w tym przepisie.

Zgodnie z art. 22 ust. 9 Ustawy, koszty uzyskania niektórych przychodów określa się:

1. z tytułu zapłaty twórcy za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego – w wysokości 50% uzyskanego przychodu, z zastrzeżeniem ust. 9a Ustawy;
2. z tytułu opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego, otrzymanej w pierwszym roku trwania licencji od pierwszej jednostki, z którą zawarto umowę licencyjną – w wysokości 50% uzyskanego przychodu, z zastrzeżeniem ust. 9a Ustawy;
3. z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami – w wysokości 50% uzyskanego przychodu, z zastrzeżeniem ust. 9a i 9b Ustawy, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b Ustawy, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.

Jednakże, zgodnie z art. 32 ust. 7 Ustawy, zakład pracy przy obliczaniu zaliczki nie stosuje kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 9 pkt 1-3 Ustawy, od miesiąca, w którym otrzymał pisemne oświadczenie pracownika o rezygnacji z ich stosowania, albo od następnego miesiąca, jeżeli w miesiącu, w którym otrzymał oświadczenie, nie miał możliwości pobrania zaliczki bez zastosowania tych kosztów.

Jak wynika z powołanych powyżej przepisów Ustawy, dla uzyskania określonych skutków podatkowych pracownik jest obowiązany złożyć pracodawcy odpowiednie oświadczenie woli. Co istotne, w większości wypadków ustawodawca nie przewidział obowiązku dochowania formy szczególnej (pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej) przy składaniu oświadczeń lub wniosków przez pracownika – jedynie w jednym przypadku, zgodnie z przepisami Ustawy, oświadczenie powinno być złożone w formie pisemnej. W innym wypadku ustawodawca przewidział natomiast, że pracownik powinien złożyć oświadczenie „zgodnie z ustalonym wzorem”.

Brak konieczności dochowania formy szczególnej oświadczenia woli.

W przypadku oświadczeń określonych w art. 32 ust. la, art. 32 ust. le, art. 32 ust. 3, art. 32 ust. 5 oraz art. 32 ust. 6 Ustawy, ustawodawca nie zastrzegł jakiejkolwiek szczególnej formy złożenia przez pracownika oświadczenia woli pracodawcy. Oznacza to, iż dla ważności samej czynności prawnej nie ma znaczenia forma, w jakiej oświadczenie woli zostanie przez pracownika dokonane.

Oznacza to, że zdaniem Pracodawcy, złożenie przez Pracowników oświadczeń woli w formie elektronicznej w sposób opisany w stanie faktycznym, w pełni spełnia wymogi przewidziane przez przepisy Ustawy. W związku z otrzymaniem tą drogą oświadczeń lub wniosków Pracodawca będzie zatem obowiązany jako płatnik dokonać czynności wynikających z przepisów Ustawy, w szczególności zmienić sposób pobierania zaliczek na podatek dochodowy, uwzględnić odpowiednio kwotę zmniejszającą podatek lub uwzględnić wyższe lub niższe koszty uzyskania przychodów.

Jak wynika z treści art. 32 ust. 3 Ustawy, oświadczenie złożone zakładowi pracy przez pracownika na podstawie powyższego przepisu musi być zgodne z ustalonym wzorem (PIT-2). Przepis ten nie zastrzega natomiast, że oświadczenie pracownika powinno być złożone w formie szczególnej, np. pisemnej. W konsekwencji zatem, zdaniem Pracodawcy, wysłanie przez Pracownika oświadczenia PIT-2 drogą elektroniczną w sposób opisany w stanie faktycznym w pełni spełnia wymogi przewidziane przez przepisy Ustawy. W związku z otrzymaniem tą drogą oświadczenia Pracodawca będzie zatem obowiązany jako płatnik dokonać czynności wynikających z przepisów Ustawy, to znaczy uwzględnić odpowiednio kwotę zmniejszającą podatek.

Konieczność dochowania formy pisemnej oświadczenia woli.

W przypadku oświadczenia określonego w art. 32 ust. 7 Ustawy, ustawodawca zastrzegł konieczność dochowania formy pisemnej. Jak bowiem wyraźnie wynika z powołanych wyżej przepisów, podatnik (pracownik) jest obowiązany złożyć płatnikowi oświadczenie w formie pisemnej.

Należy jednak zauważyć, że niedochowanie powyższej formy nie powoduje w żaden sposób, że czynność dokonana przez podatnika bez jej zachowania jest nieważna. Zgodnie bowiem z art. 73 § 1 Kodeksu cywilnego, jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności. Zgodnie natomiast z art. 74 § 1 Kodeksu cywilnego, zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności.

Skoro zatem Ustawa zastrzega dokonanie czynności w formie pisemnej, nie określając skutków jej niezachowania, to należy uznać, że forma pisemna została zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych. Oznacza to, że oświadczenia złożone przez Pracownika w formie innej, niż pisemna, jest ważne, a zatem – zdaniem Wnioskodawcy – nie ma przeszkód, aby pracownik swoje oświadczenie złożył w formie elektronicznej na zasadach opisanych w stanie faktycznym.

Złożenie przez pracownika w takiej formie oświadczenia nie powinno także powodować jakichkolwiek problemów w przypadku ewentualnego powstania sporu w związku ze złożeniem tego oświadczenia. Skoro bowiem:

• system … Portal i … HR zapewniają kompletność oraz integralność przesyłanych i przechowywanych w nich danych, wypełnione w … Portal oświadczenie nie będzie mogło już w żaden sposób być korygowane lub modyfikowane,

• wszystkie dokumenty zapisane w systemie będą zapewniać pełen dostęp do informacji, kto i kiedy złożył oświadczenie, nie będzie konieczności powoływania świadków lub przesłuchiwania stron w celu ustalenia stanu faktycznego.

Reasumując zatem powyższe rozważania, Wnioskodawca przyjmując od pracowników oświadczenia i wnioski w formie elektronicznej na zasadach określonych powyżej będzie prawidłowo realizować obowiązek nałożony na niego jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych przez przepisy ustawy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego – jest prawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 900) płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

W myśl art. 31 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1509, z późn. zm.) osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Jak stanowi art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zaliczki, o których mowa w art. 31, za miesiące od stycznia do grudnia, z zastrzeżeniem ust. 1a, wynoszą:

1. za miesiące od początku roku do miesiąca włącznie, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali – 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu;
2. za miesiące następujące po miesiącu, w którym dochód uzyskany od początku roku przekroczył kwotę, o której mowa w pkt 1 – 32% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

Zgodnie z art. 32 ust. 1a wyżej wymienionej ustawy – jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem bądź na zasadach określonych w art. 6 ust. 4, a za rok podatkowy przewidywane, określone w oświadczeniu:

1. dochody podatnika nie przekroczą górnej granicy pierwszego przedziału skali, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej – zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu i są dodatkowo pomniejszane za każdy miesiąc o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1;
2. dochody podatnika przekroczą górną granicę pierwszego przedziału skali, a odpowiednio małżonek lub dziecko nie uzyskują żadnych dochodów z wyjątkiem renty rodzinnej lub dochody małżonka mieszczą się w niższym przedziale skali, zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu.

W myśl art. 32 ust. 1c ww. ustawy, w razie faktycznej zmiany stanu upoważniającego do obniżki zaliczek lub utraty możliwości do opodatkowania dochodów zgodnie z art. 6, podatnik jest zobowiązany poinformować o tym płatnika; w tym przypadku od miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik przestał spełniać warunki do obniżki zaliczek, zaliczki są pobierane według zasad określonych w ust. 1.

Natomiast art. 32 ust. 1e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że za dany rok jego dochody przekroczą kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali, płatnik pobiera zaliczki począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostało złożone oświadczenie, bez pomniejszania o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1.

Zgodnie z art. 32 ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zaliczkę obliczoną w sposób określony w ust. 1 pkt 1, ust. 1a i 2 pomniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, o której mowa w art. 27 ust. 1b pkt 1, jeżeli pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złoży zakładowi pracy oświadczenie według ustalonego wzoru, w którym stwierdzi, że:

1. nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika;
2. nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną;
3. nie osiąga dochodów, od których jest obowiązany opłacać zaliczki na podstawie art. 44 ust. 3;
4. nie otrzymuje świadczeń pieniężnych wypłacanych z Funduszu Pracy lub z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych;
5. ten zakład pracy jest właściwy do stosowania tego zmniejszenia.

Oświadczenie, o którym mowa w art. 32 ust. 3 ww. ustawy składa się na formularzu urzędowym PIT-2. Treść art. 45b pkt 5 powołanej ustawy stanowi, że minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, wzory oświadczeń, o których mowa w art. 32 ust. 3, art. 34 ust. 4 i art. 35 ust. 4 wraz z objaśnieniami co do sposobu ich wypełniania, terminu i miejsca składania; rozporządzenie ma na celu umożliwienie identyfikacji podatnika, płatnika i urzędu skarbowego, do którego kierowany jest formularz, oraz poprawnego obliczenia przez płatnika lub podatnika podatku oraz zaliczek na podatek.

Treść § 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 7 grudnia 2017 r. w sprawie określenia niektórych wzorów oświadczeń, deklaracji i informacji podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2352) określa wzór oświadczenia pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT-2), stanowiący załącznik nr 1 do rozporządzenia.

Stosownie do art. 32 ust. 5 ww. ustawy zakład pracy przy obliczaniu zaliczki stosuje koszty uzyskania przychodów określone w art. 22 ust. 2 pkt 3, jeżeli pracownik złoży oświadczenie o spełnieniu warunku określonego w tym przepisie; przepisy ust. 3a i 4 stosuje się odpowiednio.

Natomiast, w myśl art. 32 ust. 6 tej ustawy zakład pracy nie pobiera zaliczek na podatek dochodowy od dochodów uzyskanych przez pracownika z pracy wykonywanej poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pod warunkiem że dochody te podlegają lub będą podlegać opodatkowaniu poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Na wniosek podatnika zakład pracy pobiera zaliczki na podatek dochodowy, stosownie do przepisów ust. 1-5, z uwzględnieniem art. 27 ust. 9 i 9a.

Zgodnie z art. 32 ust. 7 ustawy, zakład pracy przy obliczaniu zaliczki nie stosuje kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 9 pkt 1-3 od miesiąca, w którym otrzymał pisemne oświadczenie pracownika o rezygnacji z ich stosowania, albo od następnego miesiąca, jeżeli w miesiącu, w którym otrzymał oświadczenie, nie miał możliwości pobrania zaliczki bez zastosowania tych kosztów. Oświadczenie to składa się odrębnie dla każdego roku podatkowego.

Zgodnie z art. 41a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33-35 i art. 41 ust. 1, na wniosek podatnika obliczają i pobierają w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy, stosując zamiast najniższej stawki określonej w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1, wyższą stawkę podatkową określoną w tej skali.

Zarówno przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i ww. rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów nie regulują kwestii dotyczących formy dostarczenia pracodawcy oświadczeń.

Niewątpliwie warunkiem koniecznym do uznania oświadczenia za wywołujące skutek prawny jest to, aby zawierało ono wszystkie niezbędne elementy, zarówno merytoryczne jak i formalne, w tym podpis pracownika.

Zgodnie z art. 73. § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 2018 r., poz. 1025 z późn. zm.), jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności, a stosownie do § 2 jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Nie dotyczy to jednak wypadków, gdy zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.

Zgodnie natomiast z art. 74. § 1 Kodeksu Cywilnego, zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.

W myśl art. 78. § 1 Kodeksu Cywilnego, do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Stosownie do art. 781. § 1 Kodeksu Cywilnego, do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, natomiast zgodnie z § 2 oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Biorąc pod uwagę powyższe do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Jednak także oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, przy czym do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Treść § 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 19 września 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz. U. z 2017 r., poz. 1802) wyróżnia 5 rodzajów podpisów elektronicznych.

Zgodnie z tym przepisem deklaracje i podania mogą być opatrywane:

1. kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
2. podpisem elektronicznym użytkownika na portalu podatkowym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań, jeżeli są przesyłane przez ten portal podatkowy, albo
3. podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy certyfikatu celnego, albo
4. podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, jeżeli są przesyłane przez portal podatkowy, albo
5. innym podpisem elektronicznym zapewniającym autentyczność deklaracji i podań.

Z kolei w art. 3 pkt 1-2 obowiązującej do dnia 7 października 2016 r. ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r., Nr 130 poz. 1450, z późn. zm.) zdefiniowano:

1. podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny,
2. bezpieczny podpis elektroniczny jako podpis elektroniczny, który:
   1. jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej ten podpis,
   2. jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
   3. jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Również w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z 28 sierpnia 2014 r.), na podstawie którego wydano obowiązującą od 7 października 2016 r. ustawę z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. 2016 r., poz. 1579), wskazano na różne rodzaje podpisów elektronicznych. W art. 3 pkt 10-12 zdefiniowano:

1. podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis,
2. zaawansowany podpis elektroniczny jako podpis elektroniczny, który spełnia wymogi określone w art. 26,
3. kwalifikowany podpis elektroniczny jako zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Z powyższych uregulowań wynika, że pojęcie „podpisu elektronicznego” może oznaczać różne rodzaje podpisów. W związku z tym, w większości przypadków posłużenie się przez prawodawcę w akcie prawnym słowem „podpis elektroniczny”, zawiera jednocześnie doprecyzowanie, o jaki rodzaj podpisu elektronicznego chodzi, np. w postaci odesłania do definicji legalnej z innego aktu prawnego. 

Definicja podpisu elektronicznego pozwala na stwierdzenie, że podpisem elektronicznym jest również powszechnie znana kombinacja login + hasło. Podpis elektroniczny składany w takiej formie zawiera dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby go składającej. 

W takiej sytuacji nie ma konieczności składania tradycyjnego odręcznego podpisu lub posługiwania się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Zatem, jeżeli jak wskazał Wnioskodawca złożone oświadczenia są zgodne z ustalonym wzorem (PIT-2) lub zawierają wszystkie elementy wskazane w ustawie, konieczne dla ich skutecznego złożenia oraz oświadczenia w formie wskazanej przez Wnioskodawcę będą zawierać dane elektroniczne, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, pozwolą na jednoznaczną identyfikację osoby składającej – będzie to dopuszczalna forma złożenia oświadczeń.

W konsekwencji, opisany przez Wnioskodawcę elektroniczny sposób składania oświadczeń pracowników dla celów obliczenia miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych – jest prawidłowy.

źródło: https://sip.mf.gov.pl/

Wytłuszczenia dokonane przez redakcję