Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 21-08-2019 r. – 0113-KDIPT2-3.4011.351.2019.2.SJ

Czy stanowi przychód dla pracownika zwrot kosztów za zakup biletu okresowego lub otrzymanie biletu okresowego lub jednorazowego? Czy naliczać podatek od ryczałtu za używanie samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy w celu załatwiania spraw służbowych?

UZASADNIENIE

W dniu 10 czerwca 2019 r. do tutejszego Organu wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika

Wniosek nie spełniał wymogów określonych w art. 14b § 4 i art. 14f § 1 i § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.), w związku z powyższym pismem z dnia 8 sierpnia 2019 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.351.2019.1.SJ, Organ podatkowy na podstawie art. 13 § 2a, art. 169 § 1 i § 2 w zw. z art. 14h ustawy Ordynacja podatkowa, wezwał Wnioskodawcę do usunięcia braków wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia. W odpowiedzi na ww. wezwanie w dniu 19 sierpnia 2019 r. wpłynęło uzupełnienie wniosku (nadane w dniu 16 sierpnia 2019 r.).

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca jest samodzielną jednostką organizacyjną miasta X, działającą w formie jednostki budżetowej. Zgodnie ze statutem nadanym uchwałą Rady Miejskiej w … jest jednostką utworzoną w celu prowadzenia działań wspierających osoby i rodziny w wysiłkach ukierunkowanych na przezwyciężenie trudnych sytuacji życiowych oraz zmierzających do zaspokojenia niezbędnych potrzeb życiowych. Celem Wnioskodawcy jest również inicjowanie i podejmowanie działań zapobiegających powstawaniu trudności życiowych rodzących zapotrzebowanie na pomoc społeczną. Podstawowym przedmiotem działalności są zadania wynikające z ustawy o pomocy społecznej oraz zadania wynikające z szeregu innych ustaw.

Art. 121 ust. 3c ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. 2004 r. Nr 64, poz. 593 z późn. zm.), pracownikowi socjalnemu, do którego obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej w środowisku lub przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych poza siedzibą jednostki, przysługuje zwrot kosztów przejazdów z miejsca pracy do miejsc wykonywania przez niego czynności zawodowych, w przypadku braku możliwości zapewnienia dojazdu środkami pozostającymi w dyspozycji zatrudniającego go pracodawcy.

Na podstawie regulaminu organizacyjnego oraz § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U z 2002 r. Nr 27, poz. 271, z późn. zm.) Dyrektor Wnioskodawcy wydał zarządzenie w sprawie dojazdów do miejsc wykonywania czynności służbowych na terenie miasta X. Zarządzenie określa, że pracownicy wykonujący czynności służbowe na terenie miasta X:

1. otrzymują zwrot kosztów za zakup biletu okresowego lub
2. otrzymują bilet okresowy lub
3. otrzymują bilety jednorazowe lub
4. otrzymują ryczałt za używanie samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy w celu załatwiania spraw służbowych.

Ad. 1

Zwrotu kosztu zakupu biletu okresowego dokonuje się w wysokości nieprzekraczającej wysokości kosztu biletu 30-dniowego obowiązującego na terenie gminy X, tj. w wysokości nieprzekraczającej 93 zł na podstawie listy, którą przygotowują bezpośredni przełożeni pracowników korzystających z biletów okresowych. Zwrotu kosztu zakupu biletu okresowego dokonuje się w okresach miesięcznych, w taki sposób, że zwrot kosztu za zakup biletu okresowego na dany okres przygotowują bezpośredni przełożeni pracowników korzystających z biletów okresowych. Zwrotu kosztu zakupu biletu okresowego dokonuje się w okresach miesięcznych, w taki sposób, że zwrot kosztu za zakup biletu okresowego na dany miesiąc następuje w następnym miesiącu. Zwrotu kosztu zakupu biletu okresowego dokonuje się w terminach wypłaty wynagrodzenia.

Ad. 2

W przypadku potrzeby wyposażenia pracownika w bilet okresowy, potrzebę taką zgłaszają bezpośredni przełożeni. Dokonuje się zakupu biletu okresowego z środków finansowych Ośrodka. Pracownik wyposażony w bilet okresowy zobowiązany jest pozostawiać bilet okresowy w zakładzie pracy każdego dnia po zakończeniu wykonywania pracy w terenie.

Ad. 3

Z biletów jednorazowych korzysta się w przypadku, gdy nie jest ekonomicznie uzasadnione korzystanie z biletu okresowego.

Ad. 4

Na podstawie umów cywilnoprawnych pracownicy mogą używać do jazd lokalnych, odbywanych w celu załatwiania spraw służbowych, samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy (prywatnych). Koszty używania samochodów prywatnych do jazd lokalnych pokrywane są według stawki za 1 kilometr przebiegu, uzależnionej od pojemności skokowej silnika prywatnego samochodu, w ramach przyznanego pracownikowi miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne. Zwrot kosztów używania prywatnych samochodów następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr i miesięcznego limitu kilometrów, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego samochodu prywatnego do celów służbowych w danym miesiącu. Wypłata ryczałtu następuje po miesiącu, za który ryczałt przysługuje w terminie wypłaty wynagrodzenia. Przez jazdy lokalne rozumie się tu jazdy w granicach administracyjnych miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, tj. w granicach miasta X odbywane w celu załatwienia spraw służbowych.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, że pracownicy socjalni oraz pracownicy niebędący pracownikami socjalnymi w celu wykonywania swoich obowiązków służbowych korzystają w jazdach lokalnych z prywatnych samochodów osobowych będących ich własnością. Przyczyną takiego stanu rzeczy jest brak możliwości zapewnienia dojazdu środkami pozostającymi w dyspozycji pracodawcy, z uwagi na zatrudnianie bardzo dużej ilości osób.

Pracownicy socjalni, o których mowa we wniosku, są pracownikami socjalnymi w rozumieniu ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2018 r., poz. 1508, z późn.zm.).

Zwrot pracownikom socjalnym kosztów przejazdu w celu wykonywania czynności zawodowych dotyczy jazd lokalnych w obrębie miejscowości, w której znajduje się siedziba Wnioskodawcy. Zgodnie z zarządzeniem dyrektora Wnioskodawcy, na podstawie zawieranych umów cywilnoprawnych pracownicy mogą używać do jazd lokalnych, odbywanych w celu załatwiania spraw służbowych, samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy. Przez jazdy lokalne, o których mowa w zarządzeniu rozumie się jazdy w granicach administracyjnych miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, tj. w granicach miasta Sosnowca, odbywane w celu załatwienia spraw służbowych.

Koszty używania samochodów prywatnych do jazd lokalnych pokrywane są według stawki za 1 kilometr przebiegu, uzależnionej od pojemności skokowej silnika prywatnego samochodu, w ramach przyznanego pracownikowi miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne. Zwrot kosztów używania prywatnych samochodów następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr i miesięcznego limitu kilometrów, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia (wzór w załączeniu) o używaniu przez niego samochodu prywatnego do celów służbowych w danym miesiącu. Kwotę miesięcznego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności w pracy oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował samochodem prywatnym do celów służbowych. Wypłata ryczałtu następuje po miesiącu za który ryczałt przysługuje w terminie wypłaty wynagrodzenia na podstawie listy płac.

Wnioskodawca zawiera z pracownikami socjalnymi oraz z osobami niebędącymi pracownikami socjalnymi umowę na używanie prywatnego samochodu do celów służbowych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli, motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271, z późn.zm.).

W przypadku potrzeby wyposażenia pracownika w bilet okresowy, potrzebę taką zgłaszają bezpośredni przełożeni. Dokonuje się zakupu biletu okresowego z środków finansowych Wnioskodawcy. Pracownik wyposażony w bilet okresowy zobowiązany jest pozostawiać bilet okresowy w zakładzie pracy każdego dnia po zakończeniu wykonywania pracy w terenie. Zatem Wnioskodawca nie dokonuje zakupu biletów okresowych dla pracowników socjalnych i pracowników niebędących pracownikami socjalnymi jeżeli skorzystali oni z innej formy zwrotu kosztów dojazdu do miejsc wykonywania czynności służbowych.

Jedną z form zwrotu kosztów dojazdu do miejsc wykonywania czynności służbowych jest zwrot kosztów za zakup biletu okresowego. Wnioskodawca zwraca pracownikom wydatki z tego tytułu. Zwrotu kosztu zakupu biletu okresowego dokonuje się w wysokości nieprzekraczającej wysokości kosztu biletu 30-dniowego obowiązującego na terenie gminy X, tj. w wysokości nie przekraczającej 93 zł na podstawie listy, którą przygotowują bezpośredni przełożeni pracowników korzystających z biletów okresowych (wzór w załączeniu). Zwrotu kosztu zakupu biletu okresowego dokonuje się w okresach miesięcznych, w taki sposób, że zwrot kosztu za zakup biletu okresowego na dany miesiąc następuje w następnym miesiącu. Zwrotu kosztu zakupu biletu okresowego dokonuje się w terminach wypłaty wynagrodzenia.

Jednocześnie Wnioskodawca zaznacza, że wszystkie kwestie zawarte w pytaniach przyporządkowanych do stanu faktycznego zostały przedstawione w opisie stanu faktycznego w poz. 74 będącym w szczególności skróconym opisem powoływanych już wyżej regulacji wewnętrznych Wnioskodawcy.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy Wnioskodawca postępuje prawidłowo:

1. pobierając podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu zwrotu kosztów za zakup biletu okresowego,
2. nie pobierając podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu wyposażenia pracownika w bilet okresowy,
3. nie pobierając podatku dochodowego od osób fizycznych będących pracownikami socjalnymi z tytułu otrzymywania ryczałtu za używanie samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy w celu załatwiania spraw służbowych,
4. pobierając podatek dochodowy od osób fizycznych niebędących pracownikami socjalnymi z tytułu otrzymywania ryczałtu za używanie samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy w celu załatwiania spraw służbowych?

Zdaniem Wnioskodawcy (po uzupełnieniu),

Ad.1

Wnioskodawca pobiera podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu zwrotu kosztów za zakup biletu okresowego, niezależnie od tego czy pracownik, którego ryczałt dotyczy jest pracownikiem socjalnym czy zajmuje inne stanowisko w zakładzie pracy.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm.) jest zasada powszechności opodatkowania.

W myśl tej zasady, wyrażonej w treści art. 9 ust. 1 ww. ustawy, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Wyrazem jej praktycznej realizacji jest art. 11 ust. 1 ww. ustawy, z którego treści wynika, że przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19. art. 20 ust. 3 i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ww. ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Zatem do przychodów ze stosunku pracy zalicza się wszystkie otrzymywane przez pracownika świadczenia, wynikające z zawartej umowy, bądź mające związek z wykonywaniem przez niego pracy.

Wnioskodawca odnosi się tu jednocześnie do cytowanego wyżej art. 121 ust. 3c ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. 2004 r. Nr 64, poz. 593, z późn. zm.). Wnioskodawca dokonuje zwrotu kosztów przejazdów pracownikom socjalnym, jak i pracownikom zajmującym inne stanowiska pracy. Jednakże każdy pracownik dokonuje zakupu biletu indywidualnie we własnym zakresie i nie jest zobowiązany pozostawiać biletu w zakładzie pracy każdego dnia po zakończeniu wykonywania pracy, zatem może korzystać z niego również w czasie niewykonywania obowiązków służbowych.

Biorąc pod uwagę powyższe, Wnioskodawca uznał, że zwrot kosztów za zakup biletu okresowego stanowi jego przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych osiągany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, niezależnie od tego czy jest lub nie jest pracownikiem socjalnym, zatem właściwe jest pobranie zaliczki na podatek dochodowy od kwoty zwrotu kosztów za zakup biletu okresowego.

Ad. 2

Wnioskodawca nie pobiera podatku dochodowego od osób fizycznych od kosztów wyposażenia pracownika w bilet okresowy.

Bilet jest finansowany z środków Ośrodka, w związku z czym na podstawie zarządzenia dyrektora pracownik jest zobowiązany pozostawiać bilet w zakładzie pracy każdego dnia po zakończeniu wykonywania pracy w terenie, zatem nie może korzystać z niego w czasie niewykonywania obowiązków służbowych.

Biorąc pod uwagę powyższe, Wnioskodawca uznał że wyposażenie pracownika w bilet okresowy nie stanowi jego przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych osiągany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, zatem koszt zakupu biletu dla pracownika nie stanowi podstawy do pobrania zaliczki na podatek dochodowy.

Ad.3

Na podstawie zapisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do przychodów ze stosunku pracy zalicza się wszystkie otrzymywane przez pracownika świadczenia, wynikające z zawartej umowy, bądź mające związek z wykonywaniem przez niego pracy.

Jednocześnie Wnioskodawca odnosi się tu do przepisu szczególnego, mianowicie art. 121 ust. 3c ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. 2004 r. Nr 64, poz. 593, z późn. zm.). Art. 121 ust. 3c ww. ustawy stanowi, że pracownikowi socjalnemu, do którego obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej w środowisku lub przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych poza siedzibą jednostki, przysługuje zwrot kosztów przejazdów z miejsca pracy do miejsc wykonywania przez niego czynności zawodowych, w przypadku braku możliwości zapewnienia dojazdu środkami pozostającymi w dyspozycji zatrudniającego go pracodawcy.

Zasady ustalania ryczałtów określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U z 2002 r. Nr 27, poz. 271, z późn. zm.). Rozporządzenie to stanowi podstawę prawną zarządzenia dyrektora ustalającego zasady wypłacania ryczałtu za używanie samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy w celu załatwiania spraw służbowych. Zgodnie z zarządzeniem dyrektora, wypłata ryczałtu obejmuje jazdy lokalne, czyli jazdy w granicach administracyjnych miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy odbywane w celu załatwienia spraw służbowych.

Jednocześnie należy tu zaznaczyć, że Wnioskodawca działając na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106, z późn. zm.) od ryczałtu za używanie samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy w celu załatwiania spraw służbowych nie zalicza do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 13 tego rozporządzenia, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wyłączony jest zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu – określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe regulacje, Wnioskodawca według własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej zaistniałego stanu faktycznego uznaje za właściwe niepobieranie od ryczałtu za używanie samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy w celu załatwiania spraw służbowych podatku dochodowego w przypadku osób będących pracownikami socjalnymi.

Ad. 4

Wnioskodawca nie pobiera podatku dochodowego od osób fizycznych będącymi pracownikami socjalnymi od ryczałtu za używanie samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy w celu załatwiania spraw służbowych, jednocześnie Wnioskodawca pobiera podatek dochodowy od osób fizycznych niebędącymi pracownikami socjalnymi od tegoż ryczałtu.

Zasady ustalania ryczałtów określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271, z późn. zm.). Rozporządzenie to stanowi podstawę prawną zarządzenia dyrektora ustalającego zasady wypłacania ryczałtu za używanie samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy w celu załatwiania spraw służbowych. Zgodnie z zarządzeniem dyrektora, wypłata ryczałtu obejmuje jazdy lokalne, czyli jazdy w granicach administracyjnych miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy odbywane w celu załatwienia spraw służbowych.

Jak już wyżej wskazano, na podstawie zapisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do przychodów ze stosunku pracy zalicza się wszystkie otrzymywane przez pracownika świadczenia, wynikające z zawartej umowy, bądź mające związek z wykonywaniem przez niego pracy.

Jednocześnie Wnioskodawca, jak również wskazano wyżej, odnosi się tu do art. 121 ust. 3c ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. 2004 r. Nr 64, poz. 593, z późn. zm.). Art. 121 ust. 3c ww. ustawy stanowi, że pracownikowi socjalnemu, do którego obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej w środowisku lub przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych poza siedzibą jednostki, przysługuje zwrot kosztów przejazdów z miejsca pracy do miejsc wykonywania przez niego czynności zawodowych, w przypadku braku możliwości zapewnienia dojazdu środkami pozostającymi w dyspozycji zatrudniającego go pracodawcy.

Wnioskodawca działając na podstawie rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106, z późn. zm.) od ryczałtu za używanie samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy w celu załatwiania spraw służbowych nie zalicza do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 13 tego rozporządzenia, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wyłączony jest zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wnioskodawca dokonuje zwrotu kosztów przejazdów pracownikom socjalnym, jak i pracownikom zajmującym inne stanowiska pracy.

Biorąc pod uwagę powyższe, Wnioskodawca uznał za właściwe nie pobieranie od ryczałtu za używanie samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy w celu załatwiania spraw służbowych podatku dochodowego w przypadku osób będących pracownikami socjalnymi oraz pobieranie od ryczałtu za używanie samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy w celu załatwiania spraw służbowych podatku dochodowego w przypadku osób niebędących pracownikami socjalnymi.

W związku z powyższym Wnioskodawca zwraca się z prośbą o wydanie interpretacji co do prawidłowości zastosowania wskazanych przepisów i rozwiązań w przedstawionym stanie faktycznym.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1387, z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Z treści art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że źródłami przychodów są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Natomiast art. 12 ust. 1 ustawy wskazuje, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Zgodnie z art. 31 ww. ustawy, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy-wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że zwrotu kosztu zakupu biletu okresowego dokonuje się w wysokości nieprzekraczającej wysokości kosztu biletu 30-dniowego obowiązującego na terenie gminy X, tj. w wysokości nieprzekraczającej 93 zł na podstawie listy, którą przygotowują bezpośredni przełożeni pracowników korzystających z biletów okresowych. Zwrotu kosztu zakupu biletu okresowego dokonuje się w okresach miesięcznych, w taki sposób, że zwrot kosztu za zakup biletu okresowego na dany okres przygotowują bezpośredni przełożeni pracowników korzystających z biletów okresowych. Zwrotu kosztu zakupu biletu okresowego dokonuje się w okresach miesięcznych, w taki sposób, że zwrot kosztu za zakup biletu okresowego na dany miesiąc następuje w następnym miesiącu. Zwrotu kosztu zakupu biletu okresowego dokonuje się w terminach wypłaty wynagrodzenia.

Mając na uwadze powyższy opis stanu faktycznego i przedstawione przepisy prawa stwierdzić należy, że pracownicy otrzymają świadczenie od swojego pracodawcy, które nie zostało objęte jakimkolwiek ze zwolnień przedmiotowych ujętych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji zwrot kosztów za zakup biletu okresowego wypłacany przez Wnioskodawcę pracownikom socjalnym oraz osobom niebędącymi pracownikami socjalnymi będzie stanowił dla tych pracowników przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Należy bowiem przyjąć, że gdyby racjonalny ustawodawca chciał wyłączyć tego rodzaju świadczenia z opodatkowania, ująłby odpowiedni zapis w ustawie analogicznie do zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 23b, art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a czy art. 21 ust. 1 pkt 112 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Powyższe oznacza, że Wnioskodawca jako płatnik będzie obowiązany do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy z ww. tytułu.

Odnosząc się do kwestii wyposażenia pracownika w bilet okresowy, stwierdzić należy, że dla prawidłowego określenia skutków podatkowych rozważenia wymaga czy mamy do czynienia ze świadczeniem pieniężnym czy innym nieodpłatnym świadczeniem.

W opisie stanu faktycznego Wnioskodawca wskazał, że w przypadku potrzeby wyposażenia pracownika w bilet okresowy, potrzebę taką zgłaszają bezpośredni przełożeni. Dokonuje się zakupu biletu okresowego ze środków finansowych Wnioskodawcy. Pracownik wyposażony w bilet okresowy zobowiązany jest pozostawiać bilet okresowy w zakładzie pracy każdego dnia po zakończeniu wykonywania pracy w terenie. Zatem Wnioskodawca nie dokonuje zakupu biletów okresowych dla pracowników socjalnych i pracowników niebędących pracownikami socjalnymi jeżeli skorzystali oni z innej formy zwrotu kosztów dojazdu do miejsc wykonywania czynności służbowych.

Należy zatem uznać, że w przedstawionym stanie faktycznym przedmiotem świadczenia ze strony pracodawcy nie była wypłata środków pieniężnych. Pracownicy otrzymują dla celów służbowych bilet okresowy, a więc inne nieodpłatne świadczenie. Pracownik nie kupuje każdorazowo biletu korzystając z biletu okresowego udostępnionego przez pracodawcę.

Z kolei podstawowym kryterium, które powinno być stosowane przy ustalaniu czy dane świadczenie nieodpłatne stanowi przychód ze stosunku pracy, jest wystąpienie po stronie pracownika przysporzenia czy to w postaci nabycia wymiernej korzyści majątkowej, czy to w postaci również wymiernego zaoszczędzenia wydatku.

W zakresie omawianego zagadnienia znaczenie ma treść wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie K 7/13 definiującego pojęcie przychodu z tzw. nieodpłatnych świadczeń. Zdaniem Trybunału „Świadczenia w naturze i inne nieodpłatne świadczenia

• w przeciwieństwie do pieniędzy i wartości pieniężnych – są traktowane jako przychód wyłącznie pod warunkiem, że są „otrzymane”, co ma wskazywać na bezwzględnie

• w odniesieniu do tego przychodu – wymagany realny charakter świadczenia. Zakresy znaczeniowe pojęć „postawione do dyspozycji” i „otrzymane”, którymi operuje ustawodawca definiując przychód w art. 11 ust. 1 u.p.d.o.f., nie pokrywają się. Przychód stanowią otrzymane lub postawione do dyspozycji pieniądze i wartości pieniężne. Wartości świadczeń w naturze są przychodem tylko wtedy, gdy są „otrzymane”, a nie – jak ma to miejsce w odniesieniu do pieniędzy i wartości pieniężnych – również postawione do dyspozycji podatnika. Ustawa nie zna bowiem takiego pojęcia jak postawienie świadczeń w naturze do dyspozycji podatnika (zob. Podatek dochodowy od osób fizycznych. Komentarz, J. Marciniuk (red.), Warszawa 2012, s. 122).”

W ww. orzeczeniu TK uznał, że aby mówić o nieodpłatnym świadczeniu, muszą zostać spełnione łącznie trzy przesłanki:

• świadczenie zostało spełnione za zgodą pracownika (pracownik skorzystał z niego w pełni dobrowolnie),

• świadczenie leży w interesie pracownika i przyniosło mu korzyść w postaci zwiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku,

• uzyskana korzyść jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Odnosząc powyższe do sytuacji, w której Wnioskodawca zakupił bilet okresowy komunikacji miejskiej, należy stwierdzić, że w przypadku niespełnienia którejkolwiek z wyżej wymienionych przesłanek – np. świadczenie jest spełnione bez zgody pracownika lub jest spełnione w interesie pracodawcy, nie powstaje u pracownika przychód ze stosunku pracy.

W przedmiotowym przypadku żadna z przesłanek nie została spełniona.

Tym samym należy stwierdzić, że koszt nabycia usługi biletu okresowego komunikacji miejskiej jest wydatkiem pracodawcy i to ponoszonym w jego interesie wynikającym z prowadzonej przez niego działalności. Świadczenie tego rodzaju nie stanowi przychodu określanego jako wartość innych nieodpłatnych świadczeń w rozumieniu art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 tej ustawy. 

W związku z powyższym Wnioskodawca postępuje prawidłowo nie pobierając podatku dochodowego od osób fizycznych z tytułu wyposażenia pracownika w bilet okresowy.

Odnosząc się do kwestii używania przez pracowników Wnioskodawcy samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy w celu załatwiania spraw służbowych, stwierdzić należy, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Z powyższego wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiącego jego własność dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy, albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw.

Odrębnymi ustawami, do których odsyła art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy są:

• ustawa z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” (Dz. U. z 2017 r. poz. 2164),

• ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz. U. z 2017 r., poz. 788 z późn. zm.),

• ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2017 r., poz. 1769 z późn. zm.).

Powyższe zwolnienie obejmuje zatem zwrot kosztów (wypłacenie ryczałtu) tylko niektórym pracownikom, dla których ww. ustawy przewidują możliwość przyznania prawa do zwrotu kosztów poniesionych z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika lub nakładają na pracodawcę obowiązek ich zwrotu. W pozostałych przypadkach ryczałt samochodowy (zwrot kosztów) za tzw. jazdy lokalne jest opodatkowany.

Ponadto zaznaczyć należy, że zwolnienie, o którym mowa powyżej, jest limitowane. Przysługuje bowiem tylko do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach. Zarówno ryczałty, jak i stawki za 1 km zostały określone w przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r., Nr 27, poz. 271, z późn. zm., dalej: rozporządzenie).

W świetle § 1 ust. 1 rozporządzenia, zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej „pojazdami do celów służbowych”, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Z § 2 pkt 1 lit. a i b ww. rozporządzenia wynika, że koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – nie mogą być wyższe niż 0,5214 zł, zaś dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – nie mogą być wyższe niż 0,8358 zł.

W myśl § 3 ust. 1 rozporządzenia, miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, z uwzględnieniem ust. 2-4, ustala pracodawca. Stosownie do § 3 ust. 2 rozporządzenia limit, o którym mowa w ust. 1, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:

1. 300 km – do 100 000 mieszkańców;
2. 500 km – ponad 100 000 do 500 000 mieszkańców;
3. 700 km – ponad 500 000 mieszkańców.

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa w § 2, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w § 3, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (§ 4 ust. 1 rozporządzenia).

Zgodnie zaś z § 4 ust. 2 rozporządzenia, kwotę ustalonego ryczałtu, o którym mowa w ust. 1, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Natomiast w przypadku, gdy w jazdach lokalnych rozliczenie zwrotu kosztów opiera się na faktycznym przebiegu pojazdu, pracownik obowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że na podstawie umów cywilnoprawnych pracownicy mogą używać do jazd lokalnych, odbywanych w celu załatwiania spraw służbowych, samochodów osobowych niebędących własnością pracodawcy (prywatnych). Koszty używania samochodów prywatnych do jazd lokalnych pokrywane są według stawki za 1 km przebiegu, uzależnionej od pojemności skokowej silnika prywatnego samochodu, w ramach przyznanego pracownikowi miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne. Zwrot kosztów używania prywatnych samochodów następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km i miesięcznego limitu kilometrów, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego samochodu prywatnego do celów służbowych w danym miesiącu. Wypłata ryczałtu następuje po miesiącu za który ryczałt przysługuje w terminie wypłaty wynagrodzenia. Przez jazdy lokalne rozumie się tu jazdy w granicach administracyjnych miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, tj. w granicach miasta X odbywane w celu załatwienia spraw służbowych. Pracownicy socjalni oraz pracownicy niebędący pracownikami socjalnymi w celu wykonywania swoich obowiązków służbowych korzystają w jazdach lokalnych z prywatnych samochodów osobowych będących ich własnością. Przyczyną takiego stanu rzeczy jest brak możliwości zapewnienia dojazdu środkami pozostającymi w dyspozycji pracodawcy, z uwagi na zatrudnianie bardzo dużej ilości osób. Pracownicy socjalni, o których mowa we wniosku, są pracownikami socjalnymi w rozumieniu ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2018 r., poz. 1508, z późn.zm.). Wnioskodawca zawiera z pracownikami socjalnymi oraz z osobami niebędącymi pracownikami socjalnymi umowę na używanie prywatnego samochodu do celów służbowych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli, motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 z późn.zm.).

W myśl art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej, pracownikowi socjalnemu, do którego obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej w środowisku lub przeprowadzanie rodzinnych wywiadów środowiskowych poza siedzibą jednostki, przysługuje zwrot kosztów przejazdów z miejsca pracy do miejsc wykonywania przez niego czynności zawodowych, w przypadku braku możliwości zapewnienia dojazdu środkami pozostającymi w dyspozycji zatrudniającego go pracodawcy.

Zacytowany powyżej przepis ustawy o pomocy społecznej odnosi się do zwrotu kosztów przejazdów związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Przewiduje on możliwość przyznania takiego zwrotu, w sytuacji, gdy pracodawca nie ma możliwości zapewnienia dojazdu środkami transportu będącymi w jego dyspozycji. Należy zatem stwierdzić, że jest to przepis ustawowy, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należy również zauważyć, że powyższy przepis obejmuje swoją dyspozycją wyłącznie pracowników socjalnych, o których mowa w ustawie o pomocy społecznej. Wskazani we wniosku pracownicy niebędący pracownikami socjalnymi nie spełniają ww. dyspozycji, a tym samym zacytowany art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej nie znajduje do nich zastosowania.

Mając zatem na uwadze przedstawiony we wniosku stan faktyczny oraz powyższe przepisy prawa stwierdzić należy, że zwrot w formie ryczałtu kosztów używania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych przez pracowników socjalnych korzysta ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego określonego zgodnie z powołanym wyżej rozporządzeniem Ministra Infrastruktury, z uwagi na fakt, że zwrot kosztów używania samochodu prywatnego dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych pracowników socjalnych przysługuje na podstawie przepisów odrębnej ustawy, tj. art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej. W konsekwencji Wnioskodawca wypłacając miesięczny ryczałt pracownikom socjalnym nie jest obowiązany do poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Natomiast, zwrot w formie ryczałtu kosztów używania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych przez pracowników niebędących pracownikami socjalnymi nie korzysta ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Świadczenie to stanowi przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ww. ustawy. W związku z tym, Wnioskodawca zobowiązany jest do pobrania zaliczki na podatek dochodowy od wypłaconego tym osobom ryczałtu za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych oraz wykazania tego przychodu w informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy.

W związku z powyższym stanowisko Wnioskodawcy uznaje się za prawidłowe.

źródło: https://sip.mf.gov.pl/

Wytłuszczenia dokonane przez redakcję