Kiedy dodatek za rozłąkę (wypłacany np. pracownikowi oddelegowanemu do pracy poza granicami Polski) wolny jest od składek ZUS?
INTERPRETACJA INDYWIDUALNA
(…) Zakład Ubezpieczeń Społecznych (dalej: Zakład) uznaje stanowisko Przedsiębiorcy: (…) (dalej: Przedsiębiorca) przedstawione we wniosku złożonym w dniu 3 stycznia 2024 r. za prawidłowe w przedmiocie wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wartości świadczenia w postaci dodatku za rozłąkę wypłacanego pracownikom świadczącym pracę w ramach oddelegowania poza granicami kraju
UZASADNIENIE
Wnioskiem złożonym w dniu 3 stycznia 2024 r., uzupełnionym w dniu 12 stycznia 2024 r. Przedsiębiorca wystąpił do Zakładu o wydanie interpretacji indywidualnej w trybie art. 34 ustawy Prawo przedsiębiorców.
Opis zdarzenia przyszłego Przedsiębiorcy:
Spółka prowadzi działalność w sektorze usług budowlanych, instalowania maszyn przemysłowych, sprzętu i wyposażenia, naprawy i konserwacji maszyn oraz produkcji aparatury rozdzielczej i sterowniczej energii elektrycznej. W oparciu o podpisane kontrakty, Przedsiębiorca świadczy usługi m.in. na terenie Niemiec z niemieckimi zleceniodawcami.
W celu realizacji tych umów firma wysyła swoich pracowników, którzy na podstawie art. 12 ust. 1 rozporządzenia WE 883/2004 (Dz. U. L 200 z 07.06.2004r., str. 1) w okresie zatrudnienia w Niemczech pozostają w polskim systemie ubezpieczeń społecznych. Dla pracowników tych ZUS poświadcza formularz Al, a składki na ubezpieczenia społeczne opłacane są w Polsce.
Przedsiębiorca zamierza wypłacać poszczególnym pracownikom dodatek za rozłąkę. Jest to rodzaj rekompensaty dla pracownika za zmniejszenie kontaktu z najbliższymi, które wynika z konieczności pracy w odległych miejscach. Spółka nie rozważa wypłaty dodatku za rozłąkę osobom zamieszkującym w strefie przygranicznej, którzy do pracy dojeżdżają codziennie z Polski i po jej zakończeniu wracają do domu. Świadczenia te mają być w zamiarze wypłacane wyłącznie tym pracownikom, których geograficzna odległość oraz logistyka nie pozawala na powrót do domu po zakończonej pracy.
Dodatek za rozłąkę wypłacany byłby pracownikom czasowo przeniesionym, do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
W zawartych z pracownikami umowach o pracę miejsce pracy zostało określone jako siedziba Spółki oraz budowy według wskazań pracodawcy. W momencie oddelegowania pracownika na konkretną budowę poza granice kraju, sporządzany jest aneks do umowy o pracę ze wskazaniem miejsca pracy na konkretny adres inwestycji.
Pismem z dnia 7 stycznia 2024 r. Zakład wezwał Przedsiębiorcę o wyjaśnienie, czy wartość świadczenia w postaci dodatku za rozłąkę, jaka będzie wypłacana wybranym pracownikom świadczącym pracę w ramach oddelegowania poza granicami kraju, będzie dla tych pracowników przychodem ze stosunku pracy, w myśl przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W odpowiedzi na powyższe wezwanie pismem z dnia 10 stycznia 2024 r. Przedsiębiorca wyjaśnił, iż wartość świadczenia w postaci dodatku za rozłąkę, jaka będzie wypłacana wybranym pracownikom świadczącym pracę w ramach oddelegowania poza granicami kraju, będzie dla tych pracowników przychodem ze stosunku pracy, w myśl przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Stanowisko Przedsiębiorcy:
Zdaniem Przedsiębiorcy, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wyłączona jest kwota dodatku za rozłąkę wypłacanego pracownikom czasowo przeniesionym oraz strawne – do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Tak stanowi § 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia składkowego.
Wobec powyższego na mocy powołanego na wstępie przepisu, zwolnieniem składkowym objęty jest dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym do pracy w innej miejscowości – do określonej wysokości. Zdanie Wnioskodawcy potwierdza również ZUS w interpretacji indywidualnej z dnia 14 października 2013 r., znak: DI/100000/451/1308/2013, w której wskazał:
„(…) w sytuacji gdy pracodawca wypłaca swoim pracownikom oddelegowanym do wykonywania pracy w innej miejscowości dodatek za rozłąkę mający na celu zrekompensowanie faktu czasowego przebywania pracownika poza miejscowością zamieszkania z powodu świadczenia przez niego pracy poza siedzibą pracodawcy i zakładu głównego, to wartość tego dodatku (w wysokości nieprzekraczającej diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju) nie będzie podlegać uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. (…) w sytuacji, gdy przedsiębiorca wypłaca dodatek za rozłąkę w stałej miesięcznej kwocie wyliczonej, jako iloczyn średniej ilości dni pobytu pracownika w miejscowości czasowego przeniesienia i dziennej diety należnej pracownikowi z tytułu podróży służbowej na terenie kraju, określonej w przepisach (…), to tak ustalony dodatek za rozłąkę nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ale (…) jedynie do kwoty nieprzekraczającej wysokości diety należnej w przypadku odbywania przez pracownika krajowej podróży służbowej (…). Nadwyżka poza określony limit stanowić będzie postawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. (…)”.
Również w podobnym tonie wypowiedział się Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku w interpretacji z 23 sierpnia 2013 r. (znak: Dl 100000/451/972/2013/), gdzie stwierdził: „(… Z powyższego przepisu wynika, iż w sytuacji gdy pracodawca wypłaca swoim pracownikom oddelegowanym do wykonywania pracy poza granicami kraju dodatek za rozłąkę mający na celu zrekompensowanie faktu czasowego przebywania pracownika z dala od rodziny z powodu świadczenia przez niego pracy poza miejscowością siedziby pracodawcy i zakładu głównego, to wartość tego dodatku (w wysokości nie przekraczającej wysokości diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju) nie będzie podlegać uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Maksymalna wysokość dodatku za rozłąkę, korzystająca z wyłączenia przewidzianego tym przepisem limitowana jest wysokością diety należnej w przypadku odbywania przez pracownika krajowej podróży służbowej. Aktualnie, zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167) dieta w czasie podróży krajowej wynosi 30 zł za dobę podróży (…).
Reasumując, zdaniem Przedsiębiorcy, wypłacany dodatek za rozłąkę będzie wyłączony z podstawy naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
Analiza zdarzenia przyszłego w świetle stanu prawnego:
Zagadnienia dotyczące obowiązku opłacania i ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne regulowane są za pośrednictwem przepisów ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1230 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728 z późn. zm.).
Zgodne z art. 18 ust. 1 i ust. 2, art. 20 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ww. ustawy oraz § 1 wskazanego rozporządzenia, podstawę wymiaru składek na społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm.), z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.
W podstawie wymiaru składek nie uwzględnia się:
- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych, jak również
- przychodów wymienionych w § 2 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Za przychody ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych uznaje się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Zaznaczyć należy, że w myśl art. 83d ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, Zakład wydaje interpretacje indywidualne, wyłącznie w ściśle zakreślonym katalogu spraw. Kwestia kwalifikacji określonego świadczenia jako przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz wskazania źródła takiego przychodu, nie mieści się w powyższym zakresie. W konsekwencji, Zakład dokonał interpretacji przepisów dotyczących ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe opierając się na wskazaniu Przedsiębiorcy w powyższej kwestii.
Zamknięty i wyczerpujący katalog przychodów niestanowiących podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został zawarty ww. rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Oznacza to, że podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowią jedynie te przychody, które prawodawca enumeratywnie wymienił w § 2 ust. 1 pkt 1-30 tegoż rozporządzenia.
Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym oraz strawne – do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Z powyższego wynika, że aby skorzystać z wyłączenia przewidzianego wskazanym powyżej przepisem konieczne jest przeniesienie pracownika poza miejsce wykonywania przez niego pracy, które oznaczone jest w zawartej z nim umowie o pracę. Przeniesienie to, które zwyczajowo następuje w ramach porozumienia pracownika z pracodawcą, musi mieć charakter tymczasowy (czasowy). Zatem, płatnik nie odprowadza składek na ubezpieczenia społeczne pod warunkiem, że faktycznie nastąpiła rozłąka pracownika z rodziną z powodu pracy poza stałym miejscem pracy lub stałym miejscem zamieszkania. Nie dotyczy to przypadku, gdy płatnik przeniósł czasowo pracownika do pracy poza stałym miejscem pracy, ale w miejscu jego zamieszkania. Dodatkowo przepis wskazuje limit wyłączenia z podstawy wymiaru składek, tj. do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Ww. określone zostało w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190 z późn. zm.) w § 7 ust. 1, który brzmi: dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży.
Z opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego w złożonym wniosku wynika, że Spółka świadczy usługi m.in. na terenie Niemiec. Wysyła swoich pracowników, którzy w okresie zatrudnienia w Niemczech pozostają w polskim systemie ubezpieczeń społecznych, mają wydane formularze Al. Przedsiębiorca zamierza wypłacać poszczególnym pracownikom dodatek za rozłąkę. Jest to rodzaj rekompensaty dla pracownika za zmniejszenie kontaktu z najbliższymi, która wynika z konieczności pracy w odległych miejscach. Świadczenia te mają być wypłacane wyłącznie tym pracownikom, których geograficzna odległość oraz logistyka nie pozawala na powrót do domu po zakończonej pracy, do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. W zawartych z pracownikami umowach o pracę miejsce pracy zostało określone jako siedziba Spółki oraz budowy według wskazań pracodawcy. W momencie oddelegowania pracownika na konkretną budowę poza granice kraju, sporządzany jest aneks do umowy o pracę ze wskazaniem miejsca pracy na konkretny adres inwestycji. Przedsiębiorca wskazał, że wartość świadczenia w postaci dodatku za rozłąkę, jaka będzie wypłacana wybranym pracownikom świadczącym pracę w ramach oddelegowania poza granicami kraju, będzie dla tych pracowników przychodem ze stosunku pracy, w myśl przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zdaniem Przedsiębiorcy, wypłacany dodatek za rozłąkę będzie wyłączony z podstawy naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
Zakład potwierdza prawidłowość stanowiska Przedsiębiorcy. W ocenie Zakładu spełnione zostały przesłanki wynikające z § 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe do wyłączenia świadczenia w postaci dodatku za rozłąkę wypłacanego pracownikom świadczących czasowo pracę w ramach oddelegowania poza granicami kraju, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Powyższe świadczenie będzie również wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, bowiem zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2561 z późn. zm.) do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób.
Stanowisko Zakładu:
Mając powyższe na uwadze, przedstawiony we wniosku złożonym w dniu 3 stycznia 2024 r. przez Przedsiębiorcę opis zdarzenia przyszłego, oraz obowiązujące przepisy prawa uznaje stanowisko Przedsiębiorcy za prawidłowe w przedmiocie w przedmiocie wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wartości świadczenia w postaci dodatku za rozłąkę wypłacanego pracownikom świadczącym pracę w ramach oddelegowania poza granicami kraju.
źródło: https://bip.zus.pl
Wytłuszczenia dokonane przez redakcję