Wypłata dla kierowcy międzynarodowego za dwa miesiące w jednym miesiącu a ZUS – interpretacja ZUS z 7-11-2025 r. – DI/200000/43/1113/2025

Wypłata wynagrodzenia w danym miesiącu za dwa miesiące a podstawa składek ZUS w przypadku kierowcy międzynarodowego pracownika lub zleceniobiorcy. Dwie wypłaty w jednym miesiącu dla kierowcy wykonującego przejazdy międzynarodowe a ustalanie podstawy wymiaru składek zusowskich

UZASADNIENIE

Wnioskiem złożonym w dniu 05 listopada 2025 r., Przedsiębiorca wystąpił do Zakładu o wydanie interpretacji indywidualnej w trybie art. 34 ustawy Prawo przedsiębiorców.

Opis stanu faktycznego:

Przedmiotem niniejszego wniosku jest kwestia ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe kierowców wykonujących zadania w zakresie przewozów międzynarodowych w sytuacji dokonania dwóch wypłat w danym miesiącu.

Przedsiębiorca świadczy usługi związane z transportem, spedycją i logistyką. Wynagrodzenia kierowców zatrudnionych u Przedsiębiorcy płacone są najpóźniej do 10 dnia kolejnego miesiąca. Pracownicy zwrócili się z prośbą o jak najszybsze wypłacanie wynagrodzeń.

W związku z tym mogą powstawać sytuacje, w których w danym miesiącu kierowca otrzyma dwie wypłaty np. za luty – w dniu 8 marca oraz za marzec w dniu 31 marca (ale zawsze nie później niż do 10 dnia kolejnego miesiąca).

Zdaniem Przedsiębiorcy, mając na uwadze dotychczas wydane przez ZUS opinie, przy ustalaniu przychodu płatnik bierze pod uwagę wszystkie wypłaty stanowiące podstawę wymiaru składek, dokonane lub postawione do dyspozycji od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca bez względu na okres za jaki przysługują.

W związku z tym, Przedsiębiorca stoi na stanowisku, że za każdym razem podstawą służącą obliczeniu składek ubezpieczeniowych pracowników będzie łączna suma wynagrodzeń wypłaconych w danym miesiącu kalendarzowym (należy zatem brać pod uwagę wszystkie wypłaty stanowiące podstawę wymiaru składek, dokonane lub pozostawione do dyspozycji ubezpieczonego od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca, bez względu na okres za jaki przysługują).

Stanowisko Przedsiębiorcy:

Zgodnie z art. 18 ust. 1 i ust. 2, art. 20 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Za przychody ze stosunku pracy uważa się: wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wpłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W podstawie wymiaru składek nie uwzględnia się: wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, wskutek choroby łub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych, jak również przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zgodnie z obowiązującym od 29 sierpnia 2023 r, art. 26f ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r, – Kodeks pracy. Stosownie do ust. 2 ww. przepisu do kierowcy, o którym mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio, w zakresie ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, przepisy wydane na podstawie art. 21 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych dotyczące pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców.

Zgodnie z treścią art. 22 ww. ustawy, przepisy art. 12 ust. 2 i 3, art. 13, art. 21, art. 24 ust. 1 pkt 2 oraz art. 26 f-26 i nie mają zastosowania do kierowców:

1) wykonujących przewozy drogowe: a) rzeczy, gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdów łącznie z przyczepą lub naczepą nie przekracza 3,5 tony, b) rzeczy w międzynarodowym transporcie drogowym lub kabotażowym, gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdów łącznie z przyczepą lub naczepą nie przekracza 2,5 tony, c) osób, pojazdami skonstruowanymi lub trwałe przystosowanymi i przeznaczonymi do przewozu nie więcej niż dziewięciu osób łącznie z kierowcą;

2) prowadzących pojazdy wymienione w art. 29 ustawy, w art. 3 rozporządzenia (WE) nr 561/2006 oraz w art. 2 ust. 2 Umowy AETR.

Kierowcy zatrudnieni przez Przedsiębiorcę nie należą do kategorii osób wymienionych w art. 22 ustawy o czasie pracy kierowców, co oznacza, że dla kierowców wykonujących międzynarodowe łub kabotażowe przewozy drogowe niewymienionych w art. 22 ustawy o czasie pracy kierowców podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne ustalana jest w oparciu o art. 26g tej ustawy.

Zgodnie z treścią art. 26g ww. ustawy w przypadku kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, w skład przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, o której mowa w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych nie wchodzą:

• kwota stanowiąca równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą, z zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia;
• należności stanowiące zwrot równowartości poniesionych przez kierowcę kosztów:

1. noclegu, o którym mowa w art. 8 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 561/2006,
2. podróży do miejsca rozpoczęcia międzynarodowego przewozu drogowego środkami transportu innymi niż pojazd będący w dyspozycji pracodawcy lub podmiotu, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy,
3. niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę lub podmiot, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb w wysokości nieprzekraczającej kwoty wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych przez kierowcę,
4. korzystania z urządzeń sanitarnych, określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe.

Mając na uwadze powyższy przepis, w przypadku kierowców wykonujących zdania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, podstawy wymiaru składek nie stanowi kwota będąca równowartością 60 euro za każdy dzień pobytu, z zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia.

Przez przychód kierowcy należy rozumieć przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Przychodu tego nie stanowią należności stanowiące zwrot równowartości poniesionych przez kierowcę kosztów, o których mowa w art. 26g pkt 2 lit. a-d ustawy o czasie pracy kierowców.

Przedsiębiorca stoi na stanowisku, że w przypadku, gdy w danym miesiącu kierowca może otrzymać dwie wypłaty wynagrodzenia np. za luty w dniu 8 marca i za marzec w dniu 31 marca, przychodem będzie łączna kwota wynagrodzenia za prace za dwa miesiące.

Od tak ustalonego przychodu należy odjąć przychód niestanowiący podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wynikający z art. 26g pkt 2 lit a-d ustawy o czasie pracy kierowców (w opisanym przypadku za przepracowany okres luty i marzec) i tak uzyskana kwotę należy porównać do prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.

Jeżeli uzyskana kwota będzie wyższa od prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, należy odjąć od niej kwotę stanowiąca równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu za granica (w opisanym przypadku za przepracowany okres luty i marzec). Następnie otrzymana kwotę należy porównać do kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, jeżeli będzie ona niższa to podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne kierowcy będzie stanowić kwota prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.

Obrazując powyższe rozważania, gdy pracodawca wypłaca pracownikom w jednym miesiącu kalendarzowym wynagrodzenia należne za dwa miesiące, to powinien je oskladkować w miesiącu, w którym faktycznie dokonał ich wypłaty. Dlatego też wynagrodzenie wyliczone w ww. sposób, wypłacone pracownikom np. w lutym 2025 r. za styczeń i luty 2025 r. pracodawca powinien zsumować, a następnie wykazać w jednym bloku imiennego raportu sporządzanego za luty 2025 r. Od łącznej kwoty tych wypłat powinien też naliczyć i opłacić składki ubezpieczeniowe.

Podsumowując powyższe. Przedsiębiorca wnosi o uznanie ww. stanowiska w przedmiocie ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, w sytuacji, gdy w danym miesiącu kalendarzowym otrzymują wynagrodzenie za okres dłuższy niż jeden miesiąc za prawidłowe.

Analiza stanu faktycznego w świetle stanu prawnego:

Zgodnie z art. 34 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców, przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu lub właściwej państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie wyjaśnienia, co do zakresu i sposobu stosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej oraz składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie (interpretacja indywidualna). W myśl ustępu 5 powołanego powyżej artykułu udzielenie interpretacji indywidualnej następuje w drodze decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Jednocześnie stosownie do art. 83d ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, Zakład wydaje interpretacje indywidualne, wyłącznie w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawy wymiaru tych składek.

Zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne regulują przepisy ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zgodnie z art. 18 ust. 1 i ust. 2, art. 20 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ww. ustawy oraz § 1 wskazanego rozporządzenia, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe) pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

W podstawie wymiaru składek nie uwzględnia się:

• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych,
• przychodów wymienionych w § 2 ww. rozporządzenia.

Za przychody ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych uznaje się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z obowiązującym od 19 sierpnia 2023 r. art. 26f ust. 1 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2024 r. poz. 220), kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art, 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. Stosownie do ust. 2 ww. przepisu do kierowcy, o którym mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio, w zakresie ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, przepisy wydane na podstawie art. 21 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych dotyczące pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców.

Jednakże, stosownie do art. 22 ww. ustawy, w brzmieniu obowiązującym od 19 sierpnia 2023 r., przepisy art. 12 ust. 2 i 3, art. 13, art. 21, art. 24 ust. 1 pkt 2 oraz art. 26f-26 i nie mają zastosowania do kierowców:

1) wykonujących przewozy drogowe:

1. rzeczy, gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdów łącznie z przyczepą lub naczepą nie przekracza 3,5 tony,
2. rzeczy w międzynarodowym transporcie drogowym lub kabotażowym, gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdów łącznie z przyczepą lub naczepą nie przekracza 2,5 tony,
3. osób, pojazdami skonstruowanymi lub trwale przystosowanymi i przeznaczonymi do przewozu nie więcej niż dziewięciu osób łącznie z kierowcą;

2) prowadzących pojazdy wymienione w art. 29 ustawy, w art. 3 rozporządzenia (WE) nr 561/2006 oraz w art. 2 ust. 2 Umowy AETR.

Zgodnie z art. 26g ustawy o czasie pracy kierowców w przypadku kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, w skład przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne, o której mowa w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych nie wchodzą:

• kwota stanowiąca równowartość 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą, z zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia;
• należności stanowiące zwrot równowartości poniesionych przez kierowcę kosztów:

1. noclegu, o którym mowa w art. 8 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 561/2006,
2. podróży do miejsca rozpoczęcia międzynarodowego przewozu drogowego środkami transportu innymi niż pojazd będący w dyspozycji pracodawcy lub podmiotu, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy,
3. niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę lub podmiot, na rzecz którego kierowca wykonuje międzynarodowy przewóz drogowy, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb w wysokości nieprzekraczającej kwoty wydatków faktycznie poniesionych i udokumentowanych przez kierowcę,
4. korzystania z urządzeń sanitarnych, określonych na podstawie średnich nieudokumentowanych kosztów takich usług oferowanych w ogólnodostępnych miejscach obsługi podróżnych w państwach, w których kierowca wykonuje zadania służbowe.

Przez przychód kierowcy należy rozumieć przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

W opisanym przez Przedsiębiorcę przypadku, przychodem w miesiącu lutym 2025 r. będzie łączna kwota wynagrodzenia za pracę za dwa miesiące tj.: wynagrodzenie za styczeń 2025 r. i luty 2025 r. postawione do dyspozycji ubezpieczonego od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca. Jeśli łączny przychód tak ustalony jest wyższy niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie podstawy wymiaru składek nie stanowi kwota będąca równowartością 60 euro za każdy dzień pobytu za granicą. Następnie otrzymaną kwotę należy porównać do kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, jeżeli będzie ona niższa, to podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne kierowcy będzie stanowić kwota prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.

Wskazać należy, że Przedsiębiorca ustala podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oddzielnie dla każdego miesiąca kalendarzowego. W podstawie tej uwzględnia wszystkie dokonane lub postawione do dyspozycji w danym miesiącu wypłat, stanowiące podstawę wymiaru składek zgodnie z § 2 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 września 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawie rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U z 2022 r. poz. 1771 z późn. zm.). Warunkiem uwzględnienia wynagrodzenia w podstawie wymiaru składek jest jego faktyczna wypłata, bądź postawienie do dyspozycji pracownika.

Powyższe zasady będą miały również zastosowanie do podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne, bowiem zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1461) do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób.

Stanowisko Zakładu:

Uwzględniając przedstawiony we wniosku złożonym dnia 05 listopada 2025 r., opis stanu faktycznego, własne stanowisko oraz obowiązujące przepisy prawa, Zakład uznał za prawidłowe stanowisko Przedsiębiorcy w sprawie ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników – kierowców w transporcie międzynarodowym w sytuacji dokonania dwóch wypłat wynagrodzenia w danym miesiącu.

źródło: https://bip.zus.pl

Wytłuszczenia dokonane przez redakcję