Kiedy karty lunchowe / posiłki są wolne od składek ZUS – interpretacja ZUS z 25-6-2025 r. – DI/200000/43/597/2025

Kiedy karty lunchowe i posiłki finansowane przez pracodawcę korzystają z wyłączenia z ozusowania?

UZASADNIENIE

Wnioskiem złożonym 17 czerwca 2025 r. Przedsiębiorca, wystąpił do Zakładu o wydanie interpretacji indywidualnej w trybie art. 34 ustawy Prawo przedsiębiorców.

Opis zdarzenia przyszłego Przedsiębiorcy:

Przedsiębiorca zwraca się z prośbą o wydanie pisemnej interpretacji w sprawie nieuwzględniania w podstawie wymiaru i braku obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne z tytułu stosunku pracy od finansowanej przez pracodawcę tzw. karty lunchowej.

Przedsiębiorca planuje zaoferować pracownikom dodatkowe świadczenia (benefity pracownicze) polegające na finansowaniu posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia, poprzez to chciałby zadbać o ogólny dobrostan fizyczny i psychiczny, budowanie kultury regularnego spożywania posiłków, w tym podczas przerw w godzinach pracy. Zatrudnia ponad 850 pracowników na podstawie umów o pracę w pięciu oddziałach na terenie kraju. Środki na nabycie tych posiłków mają być przekazywane pracownikom z wykorzystaniem kart lunchowych.

Przedsiębiorca planuje zastosować szereg środków i rozwiązań praktycznych związanych z wydatkowaniem środków w ramach kart lunchowych dla pracowników, które to środki i rozwiązania mają na celu zapewnienie, że karty lunchowe będą wykorzystywane zgodnie z ich przeznaczeniem, czyli wyłącznie w celu nabycia posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia.

Takimi środkami i rozwiązaniami praktycznymi będą:

1. wprowadzenie i stosowanie przez Przedsiębiorcę Regulaminu pracodawcy dotyczącego korzystania przez pracowników z przedpłaconych kart lunchowych przeznaczonych do nabycia pracowniczych posiłków do spożycia przekazanych uprawnionemu pracownikowi (dalej: Regulamin pracodawcy) oraz regulaminu korzystania z kart lunchowych zapewnionego przez ich wydawcę, jego agenta lub autoryzowanego dystrybutora, dostarczanego pracownikowi przez pracodawcę (dalej: Regulamin karty lunchowej);
2. podpisanie przez pracownika oświadczenia o zapoznaniu się z Regulaminem pracodawcy i Regulaminem kary lunchowej, w którym zobowiązuje się do ich przestrzegania (dalej: oświadczenie);
3. w Regulaminie pracodawcy i Regulaminie karty lunchowej zawarte zostaną następujące postanowienia:

– karta lunchowa uprawnia jej użytkownika (pracownika) do nabywania wyłącznie posiłków do spożycia (dalej: posiłki) w placówkach gastronomicznych lub handlowych wskazanych jako akceptanci kart lunchowych;

– karta lunchowa nie uprawnia do nabywania produktów i usług innych niż posiłki, w szczególności nie uprawnia do nabywania artykułów chemicznych, artykułów odzieżowych, alkoholi, tytoniu, paliw i nieprzetworzonych produktów spożywczych nienadających się do bezpośredniego spożycia;

– karla lunchowa nie podlega wymianie na gotówkę — za jej pośrednictwem nie można dokonywać wypłat z bankomatów, banków ani jakichkolwiek innych punktów, w tym u samych akceptantów (w ramach usługi cashback);

– kartą lunchową można dokonywać płatności wyłącznie w wybranych, oznaczonych logo organizacji płatniczej, placówkach gastronomicznych lub handlowych, które należą do grona akceptantów kart lunchowych i świadczą usługi gastronomiczne lub w swojej ofercie dysponują Posiłkami;

– kartą lunchową można dokonywać płatności wyłącznie w placówkach gastronomicznych lub wybranych handlowych, które należą do grona akceptantów kart lunchowych i zawarły stosowne umowy z wydawcą /agentem/dystrybutorem, w oparciu o które będą przyjmować zapłatę kartą lunchową wyłącznie za posiłki;

– w sytuacji, gdy wartość posiłku jest wyższa niż aktualne saldo na karcie lunchowej, użytkownik karty lunchowej (pracownik) zobowiązany jest do dopłacenia różnicy gotówką lub inną kartą płatniczą (wedle swojego wyboru);

– punkt akceptujący kartę lunchową ma prawo jej nie przyjąć w sytuacji, gdy jest ona uszkodzona;

– w przypadku stwierdzenia niezastosowania się przez pracownika do Regulaminu pracodawcy lub Regulaminu kart lunchowych pracownik będzie objęty przez pracodawcę sankcjami w postaci zwrotów wszystkich zwolnionych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub innymi karami porządkowymi zgodnie z przepisami Kodeksu pracy i regulaminem pracy u pracodawcy;

4. wyłącznie po zaakceptowaniu przez pracownika Regulaminu pracodawcy i Regulaminu kart lunchowej oraz podpisaniu oświadczenia, zostanie mu udostępniona karta lunchowa, która będzie następnie co miesiąc doładowywana przez pracodawcę określoną przez pracodawcę kwotą, z przeznaczeniem tych środków na zakup przez pracownika posiłków; jeżeli kwota doładowania karty lunchowej przez pracodawcę przekroczy kwotę wyłączoną przepisami prawa spod podstawy wymiaru na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wówczas pracodawca naliczy, pobiera; i uiści odpowiednie składki do ZUS od kwoty ponad zwolniony limit;
5. sieć akceptacji kart lunchowych jest ograniczona wyłącznie do placówek gastronomicznych lub wybranych placówek handlowych, w których można nabyć posiłki do spożycia (sklepy i sieci spożywcze); ograniczenie to w przypadku:

– punktów gastronomicznych – będzie realizowane w oparciu o tzw. kody(ang. ), czyli kody służące do klasyfikacji branży, w której działa dany przedsiębiorca dysponujący danym terminalem płatniczym, według systemu               lub numery (ang. ), czyli unikalne identyfikatory sprzedawcy, nadawane każdemu akceptantowi kart przez operatorów systemów płatniczych po weryfikacji rodzaju prowadzonej działalności; w związku z zastosowaniem powyższego środka technicznego uniemożliwione zostanie wykorzystanie kart lunchowych u akceptantów należących do innych branż niż gastronomia (z przypisanym im innym niż gastronomia kodem lub numerem )

– punktów handlowych umożliwiających nabycie posiłków do spożycia (sklepy i sieci spożywcze) – będzie realizowane w oparciu o kody lub numery (zgodnie z powyższym opisem) przypisane do branży sklepów i sieci spożywczych, a dodatkowo również na podstawie umów zawieranych przez akceptantów kart z wydawcą/agentem/dystrybutorem, zgodne z którymi to umowami akceptanci kart dochowują należytej staranności do czuwania nad prawidłowością korzystania z kart lunchowych przez użytkownika (pracownika) i przyjmowania płatności nimi wyłącznie za posiłki, co spowoduje, iż użytkownik karty lunchowej (pracownik) nie będzie miał możliwości wykorzystania jej do nabycia innego towaru lub usługi niż posiłek; tym samym, z uwagi na powyższe ograniczenia techniczne (ograniczenie sieci akceptacji do branży sklepów i sieci spożywczych za pomocą kodów lub numerów), zobowiązania kontraktowe akceptantów kart lunchowych wobec wydawcy/agenta/dystrybutora, wraz z Regulaminem pracodawcy, Regulaminem karty lunchowej i oświadczeniem podpisanym przez pracownika będą uprawniały pracownika do nabycia wyłącznie Posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych; dodatkowo zaś:

1. wydawca/agent/dystrybutor będzie uprawniony na podstawie zawartej umowy do prowadzenia audytów (np. w postaci badania „mystery shopper”), weryfikujących przestrzeganie przez akceptantów kart lunchowych nadzoru nad prawidłowością korzystania z kart lunchowych przez użytkownika i przyjmowania płatności nimi wyłącznie za Posiłki;
2. za nieprzestrzeganie prawidłowości korzystania z kart lunchowych wydawca/ agent/dystrybutor będzie uprawniony na podstawie zawartej umowy do nałożenia na akceptanta kart lunchowych sankcji w postaci wyłączenia z sieci akceptantów kart lunchowych;
3. na karcie lunchowej będzie widniała informacja, że uprawnia ona do nabycia wyłącznie posiłków; dzięki temu w łatwy sposób umożliwia identyfikację jej przeznaczenia, przez co stanowi ona znak legitymacyjny przeznaczony do zakupu wyłącznie określonej kategorii produktów – karta lunchowa jako karta przedpłacona w sposób techniczny będzie ograniczona wyłącznie do obrotu bezgotówkowego – nie można wykorzystać jej do wypłaty gotówki z bankomatu, banku ani jakiegokolwiek innego punktu (w tym w ramach usługi cashback), w związku z czym pracownik, korzystając z karty lunchowej nie będzie miał możliwości otrzymania ekwiwalentu pieniężnego z tego tytułu, ani od samego pracodawcy, ani jakiegokolwiek podmiotu trzeciego, w tym wydawcy/agenta/dystrybutora;
4. wydawca/agent/dystrybutor kart lunchowych udostępni pracodawcy na jego wniosek zestawienie wydatków miesięcznych na kartach lunchowych w postaci uproszczonej historii transakcji per każda karta; zestawienie to będzie zawierało określenie akceptanta w schemacie płatniczym, kategorię akceptantów w bazie kodów(np. piekarnia, cukiernia, sklep spożywczy, restauracja i gastronomia), numer identyfikujący kartę oraz datę transakcji zakupu; dodatkowo Regulamin pracodawcy, do którego przestrzegania zobowiązany jest pracownik i który podpisuje oświadczenie o zapoznaniu się z nim, będzie zawierał zapis uprawniający pracodawcę do kontroli w postaci dostępu do zestawień miesięcznych.

Przedsiębiorca planuje dokonywać odliczenia od podstawy wymiaru składek na ubezpieczania emerytalne i rentowe wartości dobrowolnie finansowanych posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia za pomocą kart przedpłaconych na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11rozporządzenia.

Świadczenie w postaci nabytego za pomocą karty lunchowej posiłku, udostępnionego przez pracodawcę pracownikowi, stanowić będzie dla pracownika przychód ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2025r., poz.163 z późniejszymi zmianami).

Stanowisko Przedsiębiorcy

W ocenie Przedsiębiorcy zastosowanie łącznie wszystkich środków i rozwiązań praktycznych Przedsiębiorcy w odniesieniu do wprowadzenia kart lunchowych na posiłki, takich jak wskazane powyżej w pkt. 1) – 8) w niniejszym wniosku, zapewnia prawidłowe wykorzystanie przedpłaconych kart lunchowych w celu nabycia wyłącznie posiłków pracowniczych. Zdaniem Przedsiębiorcy po stronie pracownika powstaje przychód ze stosunku pracy. Nie stanowi on jednak podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

Omawiane powyżej świadczenie powinno zostać zwolnione ze składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 11  rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tj. Dz. U z 2023r. poz.728 późn. zm.). Niniejsze zwolnienie dotyczy bowiem kart przedpłaconych uprawniających do nabycia posiłków do wysokości nieprzekraczającej kwoty 450 zł miesięcznie.

Rozporządzenie § 2 ust. 1 pkt 11  wskazuje, że podstawy wymiaru składek nie stanowią przychody wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450zł.

Przedsiębiorca uważa, że spełnia przesłanki wskazane § 2 ust. 1 pkt 11  rozporządzenia, gdyż wartość dofinansowania karty przedpłaconej na jednego pracownika nie przekroczy 450 zł miesięcznie. Użycie wskazanej karty będzie możliwe tylko w celu zakupu posiłków i przetworzonych produktów gotowych do spożycia.

Nie będzie występował również ekwiwalent pieniężny. Każdy użytkownik karty przedpłaconej będzie poinformowany, że płatności mogą być dokonywane jedynie za posiłki i przetworzone produkty gotowe do spożycia. Ponadto za pomocą karl przedpłaconych nie będzie można dokonywać przelewów ani wypłat z bankomatów, a zasady dotyczące korzystania z kart przedpłaconych zostaną określone w wewnętrznych przepisach Przedsiębiorcy.

Mając na uwadze powyższe, Przedsiębiorca stoi na stanowisku, że wartość posiłków i przetworzonych produktów gotowych do spożycia dla pracowników finansowanych przez pracodawcę w formie karty przedpłaconej do wysokości do 450 zł miesięcznie, będzie wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe w konsekwencji czego będzie podlegała wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe, wskazana kwota będzie podlegała również wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Analiza zdarzenia przyszłego w świetle stanu prawnego:

Zagadnienia dotyczące obowiązku opłacania i ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne regulowane są za pośrednictwem przepisów ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 316).

Stosownie do treści art. 18 ust. 1 i 2, art. 20 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz § 1 ww. rozporządzenia podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe, chorobowe) stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 z późn. zm.) z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem:

1) przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,

2) wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Jednocześnie z art. 81 ust. 1ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 146 z późn. zm.) wynika, że do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób. Tym samym powyższe będzie miało zastosowanie również do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Na podstawie art. 259 ust. 1 pkt la i 1c ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. z 2025 r. poz. 620) obowiązkowe składki na Fundusz Pracy, ustalone od kwot stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe bez stosowania ograniczenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, wynoszących w przeliczeniu na okres miesiąca, co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę opłacają pracodawcy.

Ponadto, w myśl art. 29 ust. 1ustawy z dnia 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy (Dz. U. z 2025 r. poz. 433) składkę na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych ustala się od wypłat stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe bez stosowania ograniczenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Za przychody ze stosunku pracy uważa się: wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zamknięty i wyczerpujący katalog przychodów niestanowiących podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został zawarty ww. rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Oznacza to, że podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowią jedynie te przychody, które prawodawca enumeratywnie wymienił w § 2 ust. 1 pkt 1-30 tegoż rozporządzenia.

Z dniem 1 września 2023 r. uległ zmianie § 2 ust. 1 pkt 11  rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Z nowego brzmienia przepisu wynika, że z podstawy wymiaru składek na ww. ubezpieczenia wyłączona jest wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.

Treść przepisu § 2 ust. 1 pkt 11  ww. rozporządzenia obejmuje m. in. swym zakresem wartość przekazanych pracownikom kart przedpłaconych. Wartość kart przedpłaconych może korzystać z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jedynie wtedy, gdy są one realizowane w placówkach gastronomicznych (restauracjach, barach, punktach gastronomicznych, stołówkach) lub handlowych.

Nie podlegają natomiast wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe bony, talony, kupony czy karty przedpłacone uprawniające do zakupu produktów spożywczych w ogólności, z uwagi na fakt, iż zgodnie z ww. rozporządzeniem posiłki mają być gotowe do spożycia (gotowe posiłki i przetworzone produkty żywnościowe nadające się do spożycia).

Pojęcie placówki handlowej należy stosować zgodnie z jej literalnym brzmieniem, tj. jako obiekt, w którym jest prowadzony handel oraz są wykonywane czynności związane z handlem. Najistotniejsze jest to (bez względu na formę organizacyjną danej placówki, sklepu czy punktu), aby była to placówka honorująca bony, talony, kupony i karty przedpłacone jako środek płatniczy i oferujące za nie klientom posiłki.

Tym samym, skorzystać z wyłączenia, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 11  rozporządzenia, nie mogą bony, kupony, talony czy karty przedpłacone, które są przeznaczane nie tylko na zakup goławych posiłków w przeznaczonych do tego punktach gastronomicznych lub handlowych, ale również na produkty spożywcze do samodzielnego przygotowania, artykuły chemiczne, odzież, alkohol czy tytoń.

Pozostałe przesłanki to brak ekwiwalentności świadczeń – brak możliwości wymiany na gotówkę (z wykorzystaniem karty nie można dokonywać wypłat z bankomatów, banków itp.) oraz zachowanie limitu 450 zł miesięcznie.

Podstawy wymiaru nie stanowi wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych, które (technicznie) umożliwiają zakup nie tylko gotowych posiłków czy przetworzonych produktów żywnościowych, pod warunkiem jednak, że opłata wydatkowana z nich zostanie przeznaczona tylko i wyłącznie na zakup posiłków czy też przetworzonych produktów żywnościowych. W celu zastosowania zwolnienia z § 2 ust. 1 pkt 11  rozporządzenia, przedsiębiorca winien zastosować rozwiązania mające na celu zminimalizowanie ryzyka nadużyć oraz zapewnienie prawidłowości wydatkowania środków na posiłki zgodnie z przepisami prawa.

Aby dany przychód uzyskany przez pracownika mógł być zwolniony z podstawy wymiaru składek to na zainteresowanym spoczywa ciężar udowodnienia istnienia przestanek do zastosowania § 2 ust. 1 pkt 11  rozporządzenia. Ma to szczególne znaczenie, biorąc pod uwagę, że rozporządzenie przewiduje wyjątki od generalnej zasady uwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe każdego przychodu pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, w mysi art. 18 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Z treści wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji wynika, że Przedsiębiorca zamierza wprowadzić szereg środków i rozwiązań praktycznych związanych z wydatkowaniem środków w ramach kart lunchowych, w celu prawidłowego ich wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem, wyłącznie na nabycie posiłków gotowych do spożycia.

Przedsiębiorca w przedmiotowej sprawie opisał szereg narzędzi, które mają zabezpieczyć prawidłowe (zgodne z prawem) wydatkowanie środków na posiłki, a tym samym zrealizowanie normy przepisu § 2 ust. 1 pkt 11  rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Stanowisko Zakładu:

Mając na uwadze przedstawiony we wniosku złożonym 17 czerwca 2025 r. przez Przedsiębiorcę opis zdarzenia przyszłego oraz obowiązujące przepisy Zakład uznał stanowisko za prawidłowe w przedmiocie nieuwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, wartości karty lunchowej finansowanej przez pracodawcę na zakup przez pracownika posiłku do kwoty nieprzekraczającej 450 zł miesięcznie.

źródło: https://bip.zus.pl

Wytłuszczenia dokonane przez redakcję