Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3-9-2021 r. – 0113-KDIPT2-3.4011.547.2021.1.GG

Podatek a ekwiwalent wypłacony pracownikom w związku z pracą zdalną

UZASADNIENIE

W dniu 21 czerwca 2021 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych dotyczącej obowiązków płatnika w związku z wypłacaniem ekwiwalentu pieniężnego pracownikom wykonującym pracę zdalną.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny/zdarzenie przyszłe:

…. Sp. z o.o. z siedzibą w ..… (dalej „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest członkiem międzynarodowej grupy kapitałowej V… zajmującej się dystrybucją wyspecjalizowanych wyrobów medycznych stosowanych w leczeniu chorób nowotworowych. W związku z wprowadzeniem na terytorium Polski stanu zagrożenia epidemicznego, a następnie stanu epidemii wywołanego przez wirus SARS-CoV-2 Spółka w marcu 2020 r. zdecydowała o ograniczeniu dostępu do własnego biura w Warszawie, zalecając wszystkim pracownikom przejście na pracę zdalną, (tj. pracę wykonywaną poza stałym miejscem jej wykonywania jakim jest biuro Spółki).

Powyższe stanowiło konsekwencję rozwiązań globalnie zastosowanych w ramach grupy kapitałowej .… , natomiast podstawę prawną dla podjętych działań stanowił art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 374) – dalej „ustawa o COVID 19”.

Co do zasady praca zdalna wykonywana jest przez pracowników z ich miejsc zamieszkania, uprzednio wskazanych Wnioskodawcy. Wykonywanie tej pracy wymaga posługiwania się środkami porozumiewania się na odległość (e-mail, komunikatory, platformy spotkaniowe oraz telefony służbowe). W konsekwencji niezbędne jest w tym zakresie posiadanie przez pracowników szybkiego łącza internetowego, które z jednej strony umożliwia pracownikom komunikację pomiędzy sobą, ze Spółką oraz z klientami Spółki, ponadto umożliwia pracownikom dostęp do zasobów znajdujących się na serwerach Wnioskodawcy. W oczywisty sposób zmiana sposobu świadczenia pracy przez pracowników wymagała również dostosowania przez nich swoich miejsc zamieszkania do pracy zdalnej. Praca zdalna wiąże się również ze zwiększonym zużyciem mediów (w szczególności energii elektrycznej). Spółka zapewnia pracownikom komputery osobiste wraz z oprogramowaniem niezbędnym dla wykonywania pracy, jak również telefony służbowe. Pracownicy natomiast we własnym zakresie zapewniają sobie dostęp do Internetu, ponoszą zwiększone koszty mediów (energii elektrycznej, wody czy też ogrzewania).

Uwzględniając przedłużający się czas trwania stanu epidemii Spółka zakłada, że formuła pracy zdalnej ulegnie przedłużeniu, na cały czas jej trwania, aczkolwiek dopuszcza możliwość modyfikacji tej pracy w zakresie proporcji w jakiej pozostaje obecny czas pracy zdalnej do czasu pracy w biurze Spółki, co uzależnione jest jednak od stanu epidemii oraz uzasadnionych potrzeb Wnioskodawcy.

W związku z powyższym, Spółka w celu zrekompensowania kosztów pracy zdalnej ponoszonych przez pracowników, w szczególności związanych ze zwiększeniem zużycia mediów, zapewnieniem dostępu do wymaganej przez Wnioskodawcę jakości łącza internetowego, zapewnieniem stanowiska pracy odpowiadającego wymogom BHP, wprowadziła na rzecz pracowników wykonujących pracę zdalną wypłatę dodatkowego świadczenia pieniężnego w postaci zryczałtowanego ekwiwalentu. Wskazany ekwiwalent wypłacany jest i będzie w formie pieniężnej w kwocie .. zł (… złotych) miesięcznie. Ekwiwalent przysługuje wyłącznie pracownikom, którzy w danym miesiącu co najmniej 60% swojego wymiaru czasu pracy pracowali zdalnie. Spółka nie będzie wymagać od pracowników przedstawiania faktur od zewnętrznych dostawców Internetu, ani też kalkulacji zużycia mediów, czy też urządzeń wykorzystywanych dla potrzeb świadczenia pracy. Ekwiwalent przysługuje pracownikom przez czas oznaczony (w okresie kwiecień-wrzesień 2021 r.), przy czym okres ten może ulec przedłużeniu, Spółka zastrzega jednak, że organizacja pracy zdalnej w opisanej powyżej formule oraz wypłata ekwiwalentu będą trwały maksymalnie do trzech miesięcy po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii w Polsce.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w związku z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego na rzecz pracowników Wnioskodawca będzie zobowiązany do obliczenia, pobrania i odprowadzenia na rachunek właściwego urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłaconych ekwiwalentów?

Zdaniem Wnioskodawcy, w związku z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego na rzecz pracowników nie powstaje po ich stronie przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1426, z późn. zm.) – dalej „ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych”. Co za tym idzie Spółka nie będzie zobowiązana do obliczenia, pobrania i odprowadzenia na rachunek właściwego urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wypłaconych ekwiwalentów.

Uzasadniając powyższe stanowisko Wnioskodawca wskazuje, iż stosownie do postanowień art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: „Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych”.

W kontekście cytowanego wyżej przepisu w doktrynie prawa podatkowego oraz orzecznictwie sądów administracyjnych jednolicie przyjmuje się, że przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych, są wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia (w tym również koszty poniesione za pracownika) poniesione lub świadczone w interesie pracownika, powodujące u niego przysporzenie majątkowe o trwałym charakterze, charakteryzujące się przyrostem jego aktywów albo zmniejszeniem pasywów, a mające swoje źródło w łączącym podatnika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

W ocenie Spółki, wypłata na rzecz pracowników ww. ekwiwalentu za korzystanie z prywatnych łączy internetowych dla celów służbowych, oraz zwiększonego w tym samym celu zużycia mediów (prąd, woda, ogrzewanie itp.), które to następują w związku z wykonywaniem przez nich pracy zdalnej nie stanowi przychodu w przedstawionym wyżej rozumieniu.

W istocie bowiem przedmiotowy ekwiwalent jest świadczeniem ponoszonym w interesie Spółki, jako pracodawcy i jego wypłata nie stanowi dla pracownika przysporzenia majątkowego.

Wnioskodawca wskazuje przy tym na regulację art. 3 ust. 4 ustawy o COVID 19, zgodnie z którym w przypadku polecenia pracownikowi pracy zdalnej narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania tej pracy oraz jej obsługę logistyczną zapewnia pracodawca. Oznacza to, że na pracodawcy ciąży obowiązek zorganizowania i co za tym idzie sfinansowania procesu pracy zdalnej wykonywanej przez pracownika, analogicznie jak ma to miejsce w przypadku standardowej pracy pracownika, wykonywanej w biurze pracodawcy. Podkreślenia wymaga, że wskazany przepis ustawy o COVID 19 pozostawia pracodawcy swobodę co do sposobu zapewnienia pracownikowi pracującemu zdalnie narzędzi, materiałów, czy też obsługi logistycznej. W konsekwencji zapewnienie to może być dokonane w formie rzeczowej poprzez fizyczne wyposażenie w narzędzia i materiały oraz bezpośrednie zapewnienie obsługi logistycznej, jak również w formie pieniężnej poprzez wypłatę ekwiwalentu na rzecz pracowników, za korzystanie z prywatnych łączy internetowych dla celów służbowych, oraz zwiększonego w tym samym celu zużycia mediów (prąd, woda, ogrzewanie itp.), które to następują w związku z wykonywaniem przez tych pracowników pracy zdalnej.

Uwzględniając zatem, że wypłata ekwiwalentu nie stanowi dla pracowników przychodu ze stosunku pracy, Wnioskodawca nie będzie zobowiązany do obliczenia, pobrania i odprowadzenia na rachunek właściwego urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od przedmiotowych świadczeń.

Zajmując powyższe stanowisko Spółka wskazuje dodatkowo, że analogiczny pogląd wyrażony został w interpretacjach indywidualnych wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 15 grudnia 2020 r., nr 0115-KDIT2.4011.739.2020.1.RS oraz w dniu 5 marca 2021 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.817.2020.AK.

Podobnie wypowiedziało się również Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie redakcji Dziennika Gazety Prawnej (por. portal internetowy Dziennika Gazeta Prawna z dnia 3 października 2020 r.).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Podstawową zasadą obowiązującą w przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1128, z późn. zm.), jest zasada powszechności opodatkowania.

W myśl tej zasady, wyrażonej w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Za przychód należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego – zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Pod pojęciem przychodu należy rozumieć każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Jak wynika z treści powołanego art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodem będzie każde przysporzenie majątkowe, mające konkretny wymiar finansowy, otrzymane jako świadczenie pieniężne, rzeczowe lub też jako świadczenie nieodpłatne lub częściowo odpłatne. Co do zasady, o zaliczeniu danego przysporzenia majątkowego do przychodów danego podatnika decyduje definitywny charakter tego przysporzenia w tym sensie, że w sposób ostateczny faktycznie powiększa on aktywa tej osoby. Konsekwencją przyjęcia tezy o charakterze przychodu, jako definitywnego przysporzenia w majątku podatnika jest uznanie, że za przychody podatkowe mogą być uznane tylko te przychody, które nie mają charakteru zwrotnego. W celu określenia, co stanowi przychód podatnika, należy zidentyfikować stosunek prawny leżący u podstaw danej czynności.

Przepis art. 12 ust. 1 ww. ustawy stanowi, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Z opisu wniosku wynika, że Wnioskodawca w celu zrekompensowania kosztów pracy zdalnej ponoszonych przez pracowników, w szczególności związanych ze zwiększeniem zużycia mediów, zapewnieniem dostępu do wymaganej przez Niego jakości łącza internetowego, zapewnieniem stanowiska pracy odpowiadającego wymogom BHP, wprowadziła na rzecz pracowników wykonujących pracę zdalną wypłatę dodatkowego świadczenia pieniężnego w postaci zryczałtowanego ekwiwalentu. Wskazany ekwiwalent wypłacany jest i będzie w formie pieniężnej w kwocie … zł (… złotych) miesięcznie. Ekwiwalent przysługuje wyłącznie pracownikom, którzy w danym miesiącu co najmniej 60% swojego wymiaru czasu pracy pracowali zdalnie.

Wnioskodawca powziął wątpliwości, czy wypłacony ryczałt stanowi przychód pracowników, a tym samym czy na Wnioskodawcy ciąży obowiązek obliczenia, poboru i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 374), w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).

W myśl art. 3 ust. 3 ww. ustawy, wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca (art. 3 ust. 4 ww. ustawy).

Stosownie do art. 3 ust. 5 powyższej ustawy, przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Z powyższych przepisów wynika m.in., że narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej ma zapewnić pracodawca. Przy czym przepis ten pozostawia pracodawcy swobodę co do sposobu zapewnienia pracownikowi pracującemu zdalnie narzędzi i materiałów potrzebnych mu do wykonywania tej pracy. Zapewnienie to może mieć zatem charakter rzeczowy, poprzez wyposażenie stanowiska pracy w narzędzia i materiały, jak i wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika.

Niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymane przez pracownika świadczenia, nie stanowią jego przychodu w rozumieniu tej ustawy. Analogicznie jak ekwiwalent wypłacany za zwiększone zużycie energii elektrycznej czy wody, co jest naturalną konsekwencją pracy w domu.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawiony stan faktyczny/zdarzenie przyszłe stwierdzić należy, że świadczenie pieniężne wypłacane pracownikom przez Wnioskodawcę w formie ryczałtu, za zwiększone koszty ponoszone na Internet oraz energię elektryczną i pozostałe media, podczas wykonywania przez nich obowiązków służbowych w czasie pracy zdalnej w czasie zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie do 3 miesięcy po ich odwołaniu, nie stanowi dla pracowników przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Tym samym na Wnioskodawcy jako płatniku nie ciąży obowiązek obliczania, pobierania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.

Stanowisko Wnioskodawcy jest zatem prawidłowe.

źródło: https://sip.mf.gov.pl/

Wytłuszczenia dokonane przez redakcję