Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20-12-2019 r. – 0112-KDWL.4011.1.2019.4.KP

Czy zwrot pracownikowi w podróży służbowej kosztów przejazdu taksówką z lotniska do domu stanowi dla niego przychód podlegający opodatkowaniu?

UZASADNIENIE

W dniu 4 listopada 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca (zwany dalej także Wnioskodawcą lub X) jest krajową jednostką, utworzoną na mocy ustawy (tekst jednolity). Zgodnie z art. (…) ww. ustawy X jest państwową jednostką organizacyjną oraz zgodnie z art. (…) państwową jednostką budżetową. Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem VAT.

Wnioskodawca wykonuje zadania określone w przepisach ustawy oraz przepisach aktów europejskich i międzynarodowych, nakładających określone obowiązki na X z tytułu członkostwa w organizacjach.

W związku z powyższym, pracownicy Wnioskodawcy często są delegowani w podróż służbową, których celem jest uczestniczenie w naradach tych organizacji.

Kwestie dotyczące polecenia, realizacji i rozliczenia zagranicznych podróży służbowych uregulowane są zarządzeniem nr 1 Prezesa X z dnia (…) 2019 roku w sprawie zasad postępowania przy realizacji wyjazdów zagranicznych pracowników X.

Na podstawie wniosku wyjazdowego pracownicy z W, wracający z delegacji zagranicznej późnym wieczorem lub w nocy na lotnisko, często korzystają z przejazdów taksówką. Mimo tego, że ich miejscem zamieszkania jest W, to trudno jest im jest w nocy dostać się na drugi koniec miasta. Alternatywą jest oczywiście powrót następnego dnia, lecz dla pracodawcy wiąże się to z poniesieniem dodatkowych kosztów w postaci noclegu i diet. Dlatego z ekonomicznego punktu widzenia dla X korzystniejszy jest, w uzasadnionych przypadkach, zwrot pracownikowi kosztów przejazdu taksówką. Ponadto należy zwrócić uwagę, że przejazd w godzinach nocnych komunikacją miejską jest utrudniony, jak również mniej bezpieczny.

(Zdarzenie przyszłe) – w związku z powyższym X planuje zwrot kosztów poniesionych na taksówkę delegowanemu w podróż służbową pracownikowi lub rozliczenia wydatków poniesionych przez pracownika na taksówkę w imieniu i na rzecz X (za jego zgodą i z jego umocowania). Pracownik dokonuje zapłaty za taksówkę z otrzymanej w tym celu zaliczki, bądź też z własnych środków, a następnie przedkłada rozliczenie z odbytej podróży, w tym rachunki za dojazdy taksówką. Koszty dojazdu do portu lotniczego z miejsca zamieszkania pracownika i koszty dojazdu z portu lotniczego do miejsca zamieszkania pracownika X będzie zwracać pracownikowi w całości lub rozliczać w ramach wypłaconej zaliczki.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy zwrot pracownikowi delegowanemu w podróż służbową zagraniczną kosztów przejazdu taksówką w porze nocnej z lotniska do domu lub wyrażenie zgody na wystawienie na rzecz X faktury za przejazd taksówką z lotniska spowoduje po stronie Wnioskodawcy powstanie obowiązku ustalenia przychodu podlegającego opodatkowaniu ze stosunku pracy oraz obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy?

Zdaniem Wnioskodawcy, zwrot pracownikowi delegowanemu w zagraniczną podróż służbową kosztów przejazdu taksówką w porze nocnej z lotniska do domu lub wyrażenie zgody na wystawienie na rzecz X faktury za przejazd taksówką z lotniska nie stanowi przychodu pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tym samym na Wnioskodawcy nie będą ciążyć w tym zakresie obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych.

W okolicznościach wskazanych w pytaniu, w zagraniczną podróż służbową zostają wysyłani pracownicy mieszkający i pracujący w tej samej miejscowości. w której znajduje się lotnisko. W takim przypadku ich przejazd na lotnisko i z lotniska nie można zakwalifikować jako krajowej podróży służbowej.

W wyroku z dnia 12 marca 2009 r. (sygn. akt II PK 198/08, OSNP 2010/21-22/255) Sąd Najwyższy podkreślił, że wyznaczenie przez pracodawcę jako zadania roboczego wyjazdu niebędącego podróżą służbową, ale wymagającego dla jego wykonania poniesienia przez pracownika dodatkowych kosztów, uzasadnia roszczenie o ich zwrot. Podstawą takiego roszczenia jest art. 742 K.c. (dotyczący zwrotu wydatków poniesionych przez przyjmującego zlecenie) w związku z art. 300 K.p. Zasadą prawa pracy jest bowiem nieponoszenie przez pracowników kosztów działalności gospodarczej pracodawcy. Z tego względu, nawet w sytuacji, gdy danego przejazdu (np. na lotnisko) nie można zakwalifikować jako podróży służbowej, nie należy przerzucać na pracownika związanych z nim dodatkowych kosztów. Zwrot kosztów za taksówkę lub rozliczenia wydatków poniesionych przez pracownika na taksówkę w imieniu i na rzecz X nie stanowią przychodu, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ponieważ świadczenie to służyło pracodawcy a nie pracownikowi. Tym samym na Wnioskodawcy nie będą ciążyć obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych.

Pokrywanie przez X kosztów podróży służbowej pracownika (w szczególności opłat związanych ze skorzystaniem przez pracownika z taksówki w czasie podróży służbowej krajowej lub zagranicznej) nie prowadzi do powstania u pracowników przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zdaniem X nie dojdzie do powstania u pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu niezależnie od tego, czy pracownik udokumentuje fakt poniesienia wydatku (uiszczenia opłaty za taksówkę) rachunkiem, fakturą czy paragonem. X uważa, że nie dojdzie do powstania u pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu zarówno w sytuacji, w której pracownik otrzymuje przed wyjazdem zaliczkę na poczet kosztów podróży służbowych, jak i w wypadku gdy przed wyjazdem pracownik nie otrzymał zaliczki a koszty podróży, w tym opłaty za taksówki, zwracane są mu przez Wnioskodawcę dopiero po jej zakończeniu. W tym stanie rzeczy, na Wnioskodawcy nie będzie ciążył z tego tytułu obowiązek ustalenia przychodu podlegającego opodatkowaniu ze stosunku pracy oraz obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy.

Przepis art. 12 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki nagrody ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego czy ich wysokość została z góry ustalona a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Aby można było jednak mówić o przychodzie konieczne jest otrzymanie przez pracownika przysporzenia majątkowego. Takie przysporzenie majątkowe musi skutkować zwiększeniem majątku pracownika. Jeśli pracownik ponosi wydatek na zlecenie X, a następnie ten wydatek jest mu przez X zwracany trudno uznać, że doszło do powstania u pracownika jakiegokolwiek przysporzenia majątkowego. Co najwyżej można mówić o wyrównaniu uszczerbku majątkowego w sytuacji gdy pracownik z własnych środków sfinansował wydatek, który został mu następnie zwrócony przez X. Brak przysporzenia majątkowego po stronie pracownika to podstawowy argument przemawiający za tym, aby uznać, iż pokrywanie przez X kosztów poniesionych przez pracownika w czasie podróży służbowej nie doprowadzi do powstania obowiązku u Wnioskodawcy ustalenia przychodu podlegającego opodatkowaniu ze stosunku pracy oraz obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy.

Pracownicy nie uzyskują bowiem żadnej korzyści majątkowej z tego tylko tytułu że X zapewnia im możliwość prawidłowego wykonania powierzonego zadania (zwróci koszty związane z podróżą służbową poniesione w jej imieniu i na jej rzecz). Jeżeli X zleca pracownikowi wykonanie określonego zadania wymagającego podróży służbowej, zobowiązana jest do zapewnienia pracownikowi środków niezbędnych do wykonania tego zadania. Zwrot pracownikowi poniesionego w czasie podróży wydatku, uznanego przez X za uzasadniony do realizowanego zadania nie doprowadzi zatem do jakiegokolwiek przysporzenia majątkowego dla pracownika.

W przypadku jednak gdyby powstała wątpliwość po stronie Organu do przedstawionego powyżej stanowiska Wnioskodawcy, należy wskazać na zwolnienie od opodatkowania zawarte w art. 21 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Powyższe zwolnienie obejmuje zatem diety i inne świadczenia otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej do wysokości określonej w odrębnych przepisach tj. Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167).

Z przepisów ww. Rozporządzenia wynika, że pracownikowi oddelegowanemu w podróż służbową przysługuje między innymi zwrot innych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb (§ 2 ust. 2 pkt d). Przepisy Rozporządzenia nie ograniczają wysokości wydatków, pozostawiając to całkowicie w gestii pracodawcy. Innymi słowy, to pracodawca powinien zadecydować, które wydatki poniesione przez pracownika podczas podróży służbowej były uzasadnione. X jako pracodawca uznaje opłaty za taksówki jako „inne wydatki” związane z podróżą służbową jeśli jest to uzasadnione i odpowiednie do zrealizowania przez pracownika wyznaczonego mu zadania. Należy zatem uznać. że wysokość tych wydatków nie jest limitowana przepisami prawa. To pracodawca decyduje, które wydatki i w jakiej wysokości są odpowiednie do uzasadnionych potrzeb. Ponieważ wydatki te nie są limitowane, dlatego też ich zwrot następuje w wysokości faktycznie poniesionej, pod warunkiem odpowiedniego udokumentowania i związku z odbytą podróżą.

Jednak gdyby Organ przyjął, że zwrot opłat za taksówki, z których pracownik korzysta w czasie podróży służbowych krajowych i zagranicznych, udokumentowanych fakturą, rachunkiem lub paragonem, skutkuje powstaniem u pracownika przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i powstaniem po stronie pracodawcy obowiązku rozpoznania podatku VAT z tytułu świadczeń nieodpłatnych, przychód ten będzie korzystał ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym Wnioskodawca nie będzie miał obowiązku ustalenia przychodu podlegającego opodatkowaniu ze stosunku pracy oraz obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy.

Warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Zgodnie z art. 775 § 1 ustawy – Kodeks pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Zatem podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza miejsce pracy w celu wykonania zadania służbowego.

Należy dodatkowo wskazać, że X we wniosku wyjazdowym wskazuje miejsce i czas powrotu z delegacji. To w interesie pracodawcy jest, aby pracownik wrócił w nocy, a nie następnego dnia, ponieważ wtedy pracodawca nie ponosi dodatkowych wydatków związanych z wypłatą diet i rozliczeniem noclegów delegowanego pracownika. Ponadto następnego dnia pracownik może świadczyć pracę, co wpływa na dodatkowe korzyści po stronie X.

Należy zauważyć, że przejazd taksówką w porach nocnych zapewnia pracownikowi bezpieczny dojazd do domu. Zgodnie z art. 94 K.p. obowiązkiem pracodawcy jest zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Podsumowując X uważa, że pokrywanie przez niego kosztów podróży pracownika (w tym opłat za taksówki) nie prowadzi do powstania u Wnioskodawcy obowiązku ustalenia przychodu podlegającego opodatkowaniu ze stosunku pracy oraz obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy. Nie powstaje po stronie pracodawcy obowiązek rozpoznania podatku VAT z tytułu świadczeń nieodpłatnych.

Wnioskodawca nie będzie miał obowiązku ustalenia przychodu podlegającego opodatkowaniu z tytułu stosunku pracy oraz obliczania i pobierania z tego tytułu od pracownika zaliczek na podatek dochodowy, zgodnie z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1387, z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zgodnie z treścią art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, źródłem przychodu jest stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ww. ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z art. 31 ww. ustawy, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Mając na uwadze wyżej przywołane uregulowania prawne należy zaznaczyć, że przepis art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wymienia jedynie przykładowo przychody ze stosunku pracy. Świadczy o tym użycie słowa „w szczególności” co oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Oznacza to, że przychodami ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Mając powyższe na uwadze świadczenie pieniężne otrzymywane od pracodawcy z tytułu przejazdu taksówkami stanowi po stronie pracownika przychód, o którym mowa w art. 11 ust. 1 w związku z art. 12 ust. 1 ustawy. Z tych względów zwracany przez pracodawcę pracownikowi koszt transportu taksówką, podlega opodatkowaniu na takich samych zasadach, jak wynagrodzenie za pracę.

Jednakże w myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy, diety i inne należności za czas:

1. podróży służbowej pracownika,
2. podróży osoby niebędącej pracownikiem

− do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Zatem, otrzymany przez pracowników zwrot wydatków z tytułu podróży służbowych może zostać objęty zwolnieniem od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o ile zostaną spełnione warunki związane z korzystaniem z tej preferencji. Kluczowym jest jednak użyty przez ustawodawcę zwrot „podróż służbowa” Przywołać w tym miejscu należy definicję podróży służbowej zawartą w przepisach Kodeksu pracy, którą posiłkowo stosuje się przy interpretacji art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy.

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r., poz. 1040, z późn. zm.), pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Podróżą służbową jest więc taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Przedmiotowe zwolnienie od podatku obejmuje zatem diety i inne należności otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej zawiera rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (Dz. U. z 2013 r., poz. 167), obowiązujące od dnia 1 marca 2013 r.

Zgodnie z § 2 cyt. rozporządzenia z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety;
2. zwrot kosztów:
   1. przejazdów,
   2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
   3. noclegów,
   4. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Przepis ten określa obowiązek pracodawcy do zwrócenia pracownikowi wydatków poniesionych przez niego w czasie podróży służbowej, których zasadność poniesienia pracodawca zaakceptował.

Wskazać należy, że regulacje § 2 pkt 2 lit. d) ww. rozporządzenia odnoszą się do należności pieniężnych innych niż diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów oraz noclegów, tj. np. do zwrotu kosztów przejazdu taksówką.

W myśl § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia, środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje (§ 3 ust. 2 ww. rozporządzenia).

Jak stanowi § 4 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

Na podstawie § 4 ust. 2 rozporządzenia, wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Stosownie do § 6 ww. rozporządzenia, Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.

Zgodnie natomiast z § 12 ww. rozporządzenia, czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

1. lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
2. lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
3. morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Zgodnie z § 17 ust. 1 cytowanego rozporządzenia, pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.

W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1, wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety (§ 17 ust. 2).

Stosownie do § 17 ust. 3 rozporządzenia, na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Natomiast § 17 ust. 4 tego rozporządzenia stanowi, że ryczałty, o których mowa w ust. 1-3, nie przysługują, jeżeli pracownik:

1. odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
2. ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
3. nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

W myśl § 21 cytowanego rozporządzenia, w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, przepisy rozdziału 2 stosuje się odpowiednio.

Zatem z zastrzeżeniem wynikającym z § 17 ust. 4 ww. rozporządzenia pracownikowi w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt w wysokości ustalonej na podstawie § 17 ust. 1, 2 i ust. 3 rozporządzenia, czyli na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1, wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety. Ponadto pracownikowi w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży w wysokości 10% diety za dobę obowiązującej w danym państwie, zgodnie z załącznikiem do przedmiotowego rozporządzenia (§ 17 ust. 3 rozporządzenia).

Zatem w tych sytuacjach ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych korzysta jedynie kwota ryczałtu wynikającego z ww. rozporządzenia.

Jak wynika z § 6 rozporządzenia, miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca i pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. Pomimo tego, że w § 12 rozporządzenia ustawodawca sprecyzował, w którym momencie rozpoczyna się podróż zagraniczna, to jednak na mocy § 21 tego rozporządzenia, uznać należy, że zasada wynikającą z § 6 rozporządzenia ma również zastosowanie w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju. Z faktu, że pracodawca może wyznaczyć miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej nie można jednak wywodzić, że pracodawca może również określić konkretne miejsce w tej miejscowości, od której rozpoczyna się podróż krajowa i zagraniczna. Skoro zatem podróż rozpoczyna się od miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, stałe miejsce pracy pracownika lub/i miejsce stałego lub czasowego pobytu pracownika, to wydatki ponoszone w związku z przejazdami na terenie tej miejscowości nie mieszczą się w zakresie wydatków wymienionych w rozporządzeniu, a tym samym opłacenie tych wydatków przez pracodawcę lub ich zwrot pracownikowi stanowi przychód podlegający opodatkowaniu, do którego nie ma zastosowania zwolnienie wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W konsekwencji na Wnioskodawcy jako płatniku będzie spoczywał obowiązek pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu zwrotu wydatków związanych z transportem taksówką, np. na lotnisko lub na dworzec w celu odbycia podróży służbowej.

Przychód ten mógłby natomiast korzystać ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy wyłącznie w sytuacji zwrotu udokumentowanych kosztów przejazdu taksówkami pracownikom w podróży służbowej korzystającym z takiego przejazdu w miejscowości docelowej (innej niż miejscowość rozpoczęcia podróży).

Stanowisko Wnioskodawcy jest zatem nieprawidłowe.

źródło: https://sip.mf.gov.pl/

Wytłuszczenia dokonane przez redakcję