Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14-03-2019 r. – 0114-KDIP3-3.4011.545.2018.2.JM

Zwolnienie z opodatkowania diety wypłacanej z tytułu podróży służbowych krajowych i zagranicznych

UZASADNIENIE

W dniu 23 listopada 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie zwolnienia z opodatkowania diety wypłacanej z tytułu podróży służbowych krajowych i zagranicznych.

Z uwagi na braki formalne, pismem z dnia 21 grudnia 2018 r. Nr 0114-KDIP3-3.4011. 545.2018.1.JM (data nadania 21 grudnia 2018 r., data doręczenia 4 stycznia 2019 r.) oraz pismem z dnia 15 lutego 2019 r. Nr 0114-KDIP3-3.4011.545.2018.2.JM (data nadania 15 lutego 2019 r., data doręczenia 1 marca 2019 r.) tut. Organ wezwał Wnioskodawcę do uzupełnienia braków wniosku.

Pismem z dnia 11 stycznia 2019 r. (data nadania 11 stycznia 2019 r., data wpływu 17 stycznia 2019 r.) oraz pismem z dnia 6 marca 2019 r. (data nadania 7 marca 2019 r., data wpływu 13 marca 2019 r.) Wnioskodawca uzupełnił powyższe w terminie.

We wniosku i uzupełnieniu przedstawiono następujące stany faktyczne.

Stan faktyczny Nr 1

Spółka realizuje usługi polegające m.in. na montażu i podłączaniu do instalacji tzw. rolotoków służących przemieszczaniu towarów m.in. w centrach logistycznych (dalej Usługi). W celu wykonania Usług Spółka zatrudnia pracowników. Miejscem pracy pracowników według umowy o pracę jest W.

W części przypadków Usługi są wykonywane przez pracowników Spółki poza siedzibą Spółki, w miejscach działalności klientów, na terenie Polski, krajów UE lub krajów spoza UE. Realizacja pojedynczej Usługi zajmuje od kilku dni do kilku tygodni. W związku z powyższym, pracownicy Spółki odbywają podróże służbowe na terenie Polski i za granicą. W przypadku części pracowników realizujących Usługi, suma dni podróży służbowych danego pracownika w pojedynczym roku kalendarzowym przekracza 90 dni, ale żadna pojedyncza podróż służbowa pracownika nie przekracza 90 dni.

Stan faktyczny Nr 2

Spółka realizuje usługi polegające m.in. na montażu i podłączaniu do instalacji tzw. rolotoków służących przemieszczaniu towarów m.in. w centrach logistycznych (dalej Usługi). W celu wykonania Usług Spółki zatrudnia pracowników. Miejscem pracy pracowników według umowy o pracę jest W.

W części przypadków Usługi są wykonywane przez pracowników Spółki poza siedzibą Spółki, w miejscach działalności klientów, na terenie Polski, krajów UE lub krajów spoza UE. Realizacja pojedynczej Usługi zajmuje od kilku dni do kilku tygodni. W związku z powyższym, pracownicy Spółki odbywają podróże służbowe na terenie Polski i za granicą. W przypadku części pracowników pojedyncze wyjazdy pracowników Spółki w celu realizacji Usług trwają powyżej 90 dni.

Pismem z dnia 21 grudnia 2018 r. Nr 0114-KDIP3-3.4011.545.2018.1.JM (data nadania 21 grudnia 2018 r., data doręczenia 4 stycznia 2019 r.), tut. Organ wezwał Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku poprzez m.in. doprecyzowania stanów faktycznych o następujące informacje:

• Czy w umowie o pracę jest wskazane, że praca częściowo będzie wykonywana przez pracowników poza siedzibą Wnioskodawcy, w miejscach działalności klientów?

• Czy wyjazdy pracowników są związane ze świadczeniem pracy poza stałym miejscem pracy?

• Czy w umowie o pracę jest wskazany charakter pracy pracownika jako pracownika mobilnego, czy też wyjazdy służbowe odbywają się na podstawie polecenia służbowego (delegację) pracodawcy?

• Czy pracownik odbywając wyjazdy zagraniczne i krajowe przebywa/będzie przebywał w podróży służbowej w rozumieniu art. 77⁵Kodeksu pracy?

• Czy pracownikom są/będą wypłacane diety na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej?

• Czy diety są/będą wypłacone do wysokości limitu określonego w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej?

W uzupełnieniu z dnia 11 stycznia 2019 r. (data nadania 11 stycznia 2019 r., data wpływu 17 stycznia 2019 r.) Pełnomocnik Wnioskodawcy na wszystkie pytania odpowiedział „TAK”. Zatem, w umowie o pracę jest wskazane, że praca częściowo będzie wykonywana przez pracowników poza siedzibą Wnioskodawcy, w miejscach działalności klientów. Wyjazdy pracowników są związane ze świadczeniem pracy poza stałym miejscem pracy. W umowie o pracę jest wskazany charakter pracy pracownika jako pracownika mobilnego, czy też wyjazdy służbowe odbywają się na podstawie polecenia służbowego (delegację) pracodawcy. Pracownik odbywając wyjazdy zagraniczne i krajowe przebywa/będzie przebywał w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 Kodeksu pracy. Pracownikom są/będą wypłacane diety na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Diety są/będą wypłacone do wysokości limitu określonego w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

W związku z dalszymi wątpliwościami ponownie wezwano Wnioskodawcę pismem z dnia 15 lutego 2019 r. Nr 0114-KDIP3-3.4011.545.2018.2.JM (data nadania 15 lutego 2019 r., data doręczenia 1 marca 2019 r.) do uzupełnienia wniosku poprzez wskazanie:

• czy pracownik ma pracę o charakterze mobilnym, tj. czy jego praca polega na ciągłym przemieszczaniu się (np. tak jak kierowca, czy przedstawiciel handlowy)?

• Jeżeli odpowiedź na powyższe pytanie jest negatywna, to czy wyjazdy pracowników odbywają się w ramach podróży służbowej, zgodnie z art. 77⁵ Kodeksu pracy?

W uzupełnieniu z dnia 6 marca 2019 r. (data nadania 7 marca 2019 r., data wpływu 13 marca 2019 r.) Pełnomocnik Wnioskodawcy w odpowiedzi na pytanie pierwsze odpowiedział „NIE”, zaś na drugie pytanie odpowiedział „TAK”. Zatem, pracownik nie ma pracy o charakterze mobilnym. Wyjazdy pracowników odbywają się w ramach podróży służbowej, zgodnie z art. 77⁵ Kodeksu pracy.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

Pytanie 1 do stanu faktycznego Nr 1:

Czy zwolnienie z podatku dochodowego od osób fizycznych dotyczące diet wypłacanych pracownikom z tytułu podróży służbowych, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ppkt a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ma zastosowanie w przypadku, gdy każda pojedyncza podróż służbowa pracownika nie przekracza 90 dni, ale suma dni podróży służbowych danego pracownika w roku kalendarzowym przekracza 90 dni?

Pytanie 2 do stanu faktycznego Nr 2:

Czy zwolnienie z podatku dochodowego od osób fizycznych dotyczące diet wypłacanych pracownikom z tytułu podróży służbowych, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ppkt a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ma zastosowanie także w przypadku, gdy pojedyncza podróż służbowa pracownika przekracza 90 dni?

Zdaniem Wnioskodawcy,

Dotyczy pytania Nr 1

1. Kwestię zwolnienia diet z podatku dochodowego od osób fizycznych (dalej podatek) reguluje art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r., poz. 361, z późn. zm. – dalej UPDOF), który stanowi, że zwolnione z podatku są:
   „diety i inne należności za czas:
   1. podróży służbowej pracownika,
   2. podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.”
Art. 21 ust. 13 UPDOF, nie dotyczy diet za podróże służbowe pracowników i nie ma zastosowania w niniejszej sprawie.

2. Przepisy UPDOF nie określają maksymalnego limitu liczby dni podróży służbowych pracownika w danym roku, jako warunku zastosowania zwolnienia diet z podatku. Zwolnienie z podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ppkt a) UPDOF ma jednak zastosowanie tylko do takiego wyjazdu pracownika, który może być zakwalifikowany, jako „podróż służbowa”. UPDOF nie zawiera definicji pojęcia „podróż służbowa”. Znaczenie tego pojęcia określane jest w oparciu o regulacje prawa pracy. Pośrednia definicja pojęcia „podróży służbowej” zawarta jest w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94, z późn. zm. – dalej KP). Z art. 77⁵ (siedemdziesiąt siedem z indeksem pięć) § 1 KP wynika, że podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania służbowego. W przepisie tym (ani jakimkolwiek innym przepisie KP) również nie zawarto liczbowego limitu dni podróży służbowej.
3. Nie istnieją również przepisy, które warunkowałyby uznanie danego wyjazdu pracownika za „podróż służbową” od łącznej ilości dni podróży służbowych danego pracownika w całym roku kalendarzowym (lub finansowym/podatkowym) pracodawcy.
4. Jeżeli zatem uznamy, że każdy pojedynczy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy to „podróż służbowa” w rozumieniu przepisów KP, to należy uznać, że każdy taki wyjazd to również „podróż służbowa” w rozumieniu przepisów UPDOF, w tym art. 21 ust. 1 pkt 16 ppkt a) UPDOF.
5. Jak wskazano powyżej, UPDOF nie zawiera z kolei żadnego przepisu, który warunkowałby zastosowanie zwolnienia z podatku diet z tytułu podróży służbowej od łącznej ilości dni podróży służbowych danego pracownika w danym roku kalendarzowym. Powyższe oznacza, że zwolnienie z podatku diet wypłacanych pracownikom z tytułu podróży służbowych, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ppkt a) UPDOF, ma zastosowanie także wtedy, gdy łączna ilość dni podróży służbowych danego pracownika w roku kalendarzowym przekracza 90 dni. To oznacza, że w takich przypadkach, Spółka nie jest zobowiązana do potrącania zaliczek na podatek od diet wypłacanych pracownikom.

Dotyczy pytania Nr 2

1. Przepisy UPDOF nie określają maksymalnego limitu liczby dni pojedynczej podróży służbowej pracownika, jako warunku zastosowania zwolnienia diet z podatku. Zwolnienie to ma jednak zastosowanie do takiego wyjazdu pracownika, który może być zakwalifikowany, jako „podróż służbowa”. UPDOF nie zawiera definicji pojęcia „podróż służbowa”.
2. Szczegółowe regulacje dotyczące prawa do diety i limitów kwotowych świadczeń w trakcie podróży służbowych zawiera (obowiązujące od 1 marca 2013 r.) Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167 – dalej Rozporządzenie). Rozporządzenie również nie zawiera definicji pojęcia, ani limitu dni „podróży służbowej.” Rozporządzenie to reguluje kwestie świadczeń dla pracowników w czasie podróży służbowych trwających więcej niż 10 dni (vide § 10 Rozporządzenia), nie zawiera natomiast przepisu, który przewidywałby górny limit ilości dni podróży służbowej.
3. Jak wskazano powyżej, pośrednia definicja pojęcia „podróży służbowej” zawarta jest w KP. Z art. 77⁵ § 1 KP wynika, że podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania służbowego. Tutaj również nie zawarto liczbowego limitu dni podróży służbowej.
4. Powyższe oznacza, że brak jest jednoznacznej regulacji (w prawie pracy, czy w prawie podatkowym), która wyznaczałaby limit długości podróży służbowej. To z kolei oznacza, że to pracodawca – w ramach ewentualnych ograniczeń wynikających z samej umowy o pracę danego pracownika – powinien decydować, jak długa może być podróż służbowa pracownika. W takim razie, każdy wyjazd pracownika spełniający kryteria z art. 77⁵ § 1 KP (tzn. wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania służbowego), niezależnie od ilości dni takiego wyjazdu, powinien być traktowany, jako podróż służbowa w rozumieniu KP i w konsekwencji w rozumieniu UPDOF. To oznacza, że podróże służbowe pracowników Spółki trwające powyżej 90 dni również powinny być uznawane za podróże służbowe w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 16 ppkt a) UPDOF. Potwierdzenie takiego stanowiska zawarto w interpretacji indywidualnej wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w dniu 9 stycznia 2009 r. (Nr ITPB2/415-980/08/RS).
5. Nie istnieje inny przepis UPDOF, który uzależniałby zastosowanie zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16 ppkt a) UPDOF od liczby dni pojedynczej podróży służbowej. W takim przypadku, należy uznać, że diety wypłacane z tytułu takich podróży służbowych przez Spółkę są zwolnione z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ppkt a) UPDOF, a zatem Spółka nie jest zobowiązana do potrącania zaliczek na podatek od takich diet.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionych stanów faktycznych jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1509, z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W treści art. 10 ust. 1 omawianej ustawy, zostały określone źródła przychodów, gdzie w pkt 1 wymienia się: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, pracę nakładczą, emeryturę lub rentę.

Stosownie do art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Art. 12 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że wartość pieniężną świadczeń w naturze przysługujących pracownikom na podstawie odrębnych przepisów ustala się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców – jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy.

Mając na uwadze wyżej przywołane uregulowania prawne należy zaznaczyć, że przepis art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wymienia jedynie przykładowo przychody ze stosunku pracy. Świadczy o tym użycie słowa „w szczególności” co oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Oznacza to, że przychodami ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Stosownie do art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Przedmiotowe zwolnienie od podatku obejmuje diety i inne należności otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Odrębnym przepisem, o którym mowa powyżej jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).

W myśl § 2 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety;
2. zwrot kosztów:
   1. przejazdów,
   2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
   3. noclegów,
   4. innych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Należy zauważyć, że w przypadku krajowych podróży służbowych dieta wynosi 30 zł za dobę podróży i jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży (§ 7 ust. 1 ww. rozporządzenia). Pracownik nie otrzymuje diety, jeżeli zapewniono mu bezpłatne całodzienne wyżywienie (§ 7 ust. 3 pkt 2 ww. rozporządzenia).

Z kolei jak stanowi § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia, należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1. jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
   1. mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,
   2. od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
   3. ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;
   4. jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2. za niepełną ale rozpoczętą dobę:
   1. do 8 godzin – przysługuje 50% diety,
   2. ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Zgodnie z § 7 ust. 4 ww. rozporządzenia, kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1. śniadanie – 25% diety;
2. obiad – 50% diety;
3. kolacja – 25% diety.

Natomiast § 7 ust. 5 wskazuje, że w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 4 stosuje się odpowiednio.

Analogicznie dla podróży zagranicznych, stosownie do § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia, dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Zgodnie z ust. 2 § 13 ww. rozporządzenia dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Ustęp 3 § 13 wskazuje, że należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1. za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2. za niepełną dobę podróży zagranicznej:
   1. do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
   2. ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
   3. ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona
Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3 (§ 14 ust. 1 ww. rozporządzenia).

Jak wynika z § 14 ust. 2 rozporządzenia, kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1. śniadanie – 15% diety;
2. obiad – 30% diety;
3. kolacja – 30% diety.

Stosownie do § 14 ust. 3 tego rozporządzenia, w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio. Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety (§ 14 ust. 4 ww. rozporządzenia).

Zatem na podstawie powołanego przepisu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przysługujące pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej, w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę diety podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych, do wysokości określonej w ww. rozporządzeniu.

Jednakże warunkiem niezbędnym do skorzystania ze zwolnienia z opodatkowania ww. świadczeń, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest niewątpliwie odbycie przez pracownika podróży służbowej. Z uwagi na brak definicji podróży służbowej na gruncie prawa podatkowego, do wyjaśnienia tej kwestii należy odwołać się do przepisów prawa pracy.

Definicja podróży służbowej została zawarta w art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r., poz. 917, z późn. zm.), który stanowi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Mając na uwadze powyższe, stwierdzić należy, że podróżą służbową jest taki wyjazd bez względu na czas jego trwania, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Zacytowana definicja ma charakter ogólny, co oznacza, że swoim zakresem obejmuje wszystkich pracowników, bez względu na podstawę nawiązania stosunku pracy.

Natomiast w myśl art. 77⁵ § 3-5 ww. ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy spoza sfery budżetowej (państwowej, samorządowej) określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie określa warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów zawartych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Obowiązujące u danego pracodawcy spoza sfery budżetowej regulacje dotyczące wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom odbywającym podróż służbową mogą przewidywać bardziej korzystne warunki przyznawania świadczeń z tego tytułu, niż wynikające z przepisów Ministra Pracy i Polityki Społecznej wydanych na podstawie art. 775 § 2 ustawy Kodeks pracy. W takiej sytuacji pracownik jest uprawniony do otrzymania zwrotu poniesionych przez siebie wydatków na warunkach określonych w regulacjach zakładowych, bądź określonych w umowie o pracę, jednakże ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych korzysta wyłącznie wartość tej części otrzymanych przez pracownika świadczeń na pokrycie kosztów wyżywienia w podróży (bez względu na formę tego świadczenia), która nie przekracza wysokości diety z tytułu podróży służbowej.

Zatem, przyjmując za Wnioskodawcą, że pracownicy nie mają pracy o charakterze mobilnym polegającej na ciągłym przemieszczaniu się oraz przebywają w podróży służbowej, zgodnie z art. 77⁵ Kodeksu pracy w celu wykonywania swojej pracy, należy stwierdzić, że wypłacane diety do wysokości limitu określonego w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, bez względu na czas trwania delegacji służbowej, będą korzystać ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Od tej kwoty Wnioskodawca nie będzie miał obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy. Nadwyżka ponad limit określony w ww. rozporządzeniu stanowi przychód pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, od którego Wnioskodawca jako płatnik będzie obowiązany obliczyć, pobrać i odprowadzić do właściwego urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy na zasadach wynikających z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Biorąc pod uwagę powyższe, stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

źródło: https://sip.mf.gov.pl/