Wyrok Sądu Najwyższego z 10-10-2003 r. – I PK 295/02

Akta osobowe, gromadzenie dokumentacji zatrudnienia przez pracodawcę

UZASADNIENIE

W pozwie z 9 czerwca 1999 r. powód Jacek B. domagał się, aby sąd nakazał Rektorowi Politechniki W. usunięcie notatek służbowych, które przechowuje się w rejestrze oznaczonym J.B. „1997, 1998, 1999” i usunięcie informacji nieprawdziwych, niepełnych, zebranych w sposób sprzeczny z ustawą, a zawartych w tych dokumentach.

Sąd Okręgowy-Sąd Pracy i Ubezpieczeń Społecznych we Wrocławiu postanowieniem z 28 czerwca 1999 r. […] odrzucił pozew z powodu niedopuszczalności drogi sądowej. Na orzeczenie to powód wniósł zażalenie, które Sąd Apelacyjny-Sąd Pracy i Ubezpieczeń Społecznych we Wrocławiu oddalił postanowieniem z 23 sierpnia 1999 r. […] wskazując, że przy tak zredagowanym żądaniu zachodzi niedopuszczalność drogi sądowej. Od powyższego postanowienia powód wniósł kasację, w wyniku której Sąd Najwyższy postanowieniem z 16 marca 2000 r. […] uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie Sądu Okręgowego-Sądu Pracy i Ubezpieczeń Społecznych we Wrocławiu z 28 czerwca 1999 r. i sprawę przekazał temu Sądowi Okręgowemu do rozpoznania oraz do orzeczenia o kosztach postępowania kasacyjnego.

Po ostatecznym sprecyzowaniu żądania powód domagał się nakazania pozwanej zniszczenia bezprawnie prowadzonej przez dyrektora Instytutu Organizacji i Zarządzania Politechniki W. Janusza K. „dokumentacji zatrudnieniowej zgromadzonej w segregatorze o umownej nazwie J.B. 1997, 1998, 1999 r.”, który znajduje się w sekretariacie Instytutu, na którą składają się poufnie zgromadzone informacje na piśmie, w formie notatek służbowych, sporządzonych przez osoby służbowo uprawnione do sprawdzania obecności pracowników oraz inne dokumenty, a także nakazanie pozwanej zaniechania praktyki gromadzenia w sposób poufny tzw. notatek służbowych związanych z czasem pracy powoda. Strona pozwana wniosła, w odpowiedzi na pozew, o oddalenie powództwa w całości.

Sąd Okręgowy wyrokiem z 14 marca 2001 r. […] oddalił powództwo i zasądził od strony pozwanej na rzecz powoda kwotę 100 zł tytułem zwrotu kosztów zastępstwa procesowego związanego z wniesieniem kasacji. Sąd ten ustalił, że powód uzyskał 11 września 1995 r. status pracownika naukowo-dydaktycznego na stanowisku asystenta w Politechnice W. w Instytucie Organizacji i Zarządzania. Zgodnie z regulaminem pracy Politechniki W. wszyscy pracownicy, z wyjątkiem nauczycieli akademickich, winni potwierdzać swą obecność w pracy na liście obecności. Nieobjęcie nauczycieli akademickich tym obowiązkiem wynika ze specyfiki ich pracy oraz obowiązujących ich zasad etycznych. Jednakże Dyrektor Instytutu rejestrował godziny nieobecności powoda w tak zwanych „godzinach organizacyjnych” za pomocą notatek służbowych. Godziny organizacyjne, zwane też kontaktowymi, były ustalane w ramach poszczególnych instytutów przez ich dyrektorów i miały służyć kontaktom ze studentami oraz spotkaniom z kierownictwem. W ramach tych godzin pracownik miał być do dyspozycji pracodawcy. Wyznaczanie godzin organizacyjnych wynika ze zwyczaju przyjętego od 1969 r. i już wtedy ustalono, że były to środy i czwartki w godzinach od 13⁰⁰ do 15⁰⁰. W usprawiedliwionych przypadkach godziny te mogły być na wniosek nauczycieli zmieniane. Na poziomie zakładu godziny organizacyjne były wywieszane do publicznej wiadomości. Powód nie wnosił w okresie zatrudnienia o ich zmianę. Sporządzaniem notatek zajmowała się zastępca Dyrektora Instytutu Danuta R. Notatki dotyczyły jedynie stwierdzonych przez nią jednoznacznie nieobecności powoda w czasie godzin organizacyjnych w godzinach od 13⁰⁰ do 15⁰⁰ Powód wiedział o obowiązku obecności w trakcie godzin organizacyjnych, jednakże nie był obecny w czasie ich trwania w czwartki. Jako członek senatu uczestniczył raz w miesiącu w czwartek w jego posiedzeniach. Był także zatrudniony w innej szkole, w której pracował w czwartki. Sąd ustalił także, że dokumenty „generowane” – jak określił -w segregatorze, stanowią swoiste uzupełnienie danych zawartych w aktach osobowych i są gromadzone na bieżąco. Taki sposób zbierania dokumentacji jest stałą praktyką sekretariatu oraz dotyczy wszystkich pracowników i związanych z nimi spraw nieobjętych obowiązkiem gromadzenia w aktach osobowych. Jednakże jedynie wobec powoda gromadzono notatki służbowe dotyczące nieobecności w czasie godzin organizacyjnych, co wynikało z zaobserwowanej przez przełożonych absencji powoda w wymagane dni. W segregatorze gromadzono wszelkie notatki, pisma dotyczące powoda, jego korespondencję z dyrektorem. Powód narzucił formę załatwiania z nim wszelkiego typu spraw w drodze pisemnej. Segregator był przechowywany w sekretariacie dyrektora Instytutu. Dostęp do segregatora był ograniczony do dyrektora, jego zastępcy, sekretarki oraz zainteresowanego pracownika. O możliwości i sposobie zapoznania się z danymi z segregatora powód został poinformowany. Dokumenty gromadzone w segregatorach są po trzech latach niszczone albo oddawane do przechowania w archiwum.

W oparciu o te ustalenia Sąd Okręgowy uznał, że z uwagi na cel sporządzania notatek z kontroli czasu pracy powoda ich gromadzenie w osobnym segregatorze ma oparcie w § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U Nr 62, poz. 286). Obecność w godzinach organizacyjnych należała do obowiązków powoda jako pracownika i pracodawca mógł dokumentować niewywiązywanie się z tego obowiązku. Z tych względów brak było podstaw do uwzględnienia żądania pozwu.

Apelację od powyższego wyroku wniósł powód, który zarzucając naruszenie prawa materialnego i procesowego, domagał się jego zmiany i „prawnego wyegzekwowania na pracodawcy zachowań mających prawną doniosłość w świetle przepisów o zasadach prowadzenia dokumentacji zatrudnieniowej, a także przepisów normujących zasady usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania zwolnień od pracy”. Powód generalnie podkreślał, że obowiązujące przepisy w sposób całkowity regulują sprawy związane z kontrolą obecności pracownika, rozkładem czasu pracy, usprawiedliwianiem nieobecności, a zatem niedopuszczalna jest praktyka dokonywania kontroli w inny sposób i dokumentowanie tego w formie notatek służbowych. Takie działanie pracodawcy poniża godność człowieka i jest sprzeczne z obowiązkami wynikającymi z prawa pozytywnego, a związanymi z organizacją procesu pracy i pracą. Jednocześnie podniósł, że błędne jest ustalenie, iż o przyczynach nieobecności w czwartki nie informował przełożonego. W dzień ten miał zajęcia w innej szkole i to „obligowało pozwanego do udzielenia powodowi zwolnienia od pracy, której to ustawowej powinności pozwany nie respektował i traktował jako nieobecność”.

Sąd Apelacyjny we Wrocławiu wyrokiem z 27 lutego 2002 r. […] oddalił apelację i zasądził od powoda na rzecz strony pozwanej kwotę 225 zł tytułem zwrotu kosztów postępowania apelacyjnego. Sąd ten w pełni podzielił ustalenia i dokonaną przez Sąd pierwszej instancji ocenę zebranego w sprawie materiału dowodowego. W szczególności Sąd Apelacyjny stwierdził, że strona pozwana prowadziła akta osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami i w żaden sposób ich nie naruszyła. Z zebranego w sprawie materiału dowodowego nie wynika, aby strona pozwana dopuściła się naruszenia przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Ponadto Sąd Apelacyjny uznał, że powód nie realizował podstawowego obowiązku pracowniczego wykonywania poleceń pracodawcy co do obowiązku obecności w miejscu pracy i aktualnie domaga się ochrony swojego nagannego działania, twierdząc, że pracodawca poniżał jego godność jako człowieka i pracownika. Ustawa o szkolnictwie wyższym, na którą powołuje się powód nie zwalnia pracownika od przestrzegania ogólnych przepisów prawa pracy (tu Sąd Apelacyjny powołał się na art. 2 i 98 k.p.). Brak jest również możliwości uznania, że działania strony pozwanej naruszały przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy, skoro powód generalnie negował obowiązek stawiania się w miejscu pracy. Brak zatem było podstaw do stosowania powyższych przepisów. Powstanie segregatora o umownej nazwie „J.B. 1997, 1998, 1999” dostępnego powodowi, a zatem niemająego poufnego charakteru lub założonego w sposób poufny, jest następstwem żądania powoda, aby kontakty między nim a przełożonym (pracodawcą) odbywały się w formie pisemnej. Stąd też wynikała taka obfitość pism. Sąd Apelacyjny podkreślił na koniec, że pracodawca nie może być pozbawiony możliwości kontroli realizowania przez pracownika jego obowiązków, w tym wykonywania poleceń przełożonych i brak jest przepisów zakazujących dokumentowania określonych zachowań w formie pisemnej.

Kasację od wyroku Sądu Apelacyjnego wniósł powód, zaskarżając ten wyrok w całości. Skarżący zarzucił nieważność postępowania, wynikającą stąd, że „skład sądu orzekającego był sprzeczny z przepisami prawa (art. 379 pkt 4 ab initio k.p.c. w zw. z art. 393¹³ § 2 k.p.c.)”. Ponadto jako podstawy kasacji powód wskazał naruszenie prawa materialnego: art. 101 ust. 1 i 5 ustawy o szkolnictwie wyższym oraz art. 94 pkt 9^a k.p. i § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Skarżący zarzucił także naruszenie przepisów postępowania, które mogło mieć istotny wpływ na wynik spraw, a mianowicie: art. 328 § 2, art. 382, art. 385 i art. 393¹⁷ k.p.c. Skarżący wniósł o uchylenie zaskarżonego wyroku i zniesienie postępowania, ewentualnie o jego uchylenie, a także uchylenie poprzedzającego orzeczenia Sądu Okręgowego i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania właściwemu sądowi oraz orzeczenie o kosztach postępowania kasacyjnego.

Sąd Najwyższy zważył co następuje:

W pierwszej kolejności rozważenia wymaga zarzut nieważności postępowania. Z uzasadnienia kasacji wynika, że odnosi się on do postępowania przed Sądem Apelacyjnym we Wrocławiu. Skarżący wskazuje, że sędzia Jacek W. uczestniczył jako sprawozdawca, w wydaniu kończącego sprawę postanowienia z 23 sierpnia 1999 r. […], w którym Sąd Apelacyjny oddalił zażalenie na postanowienie Sądu Okręgowego odrzucające pozew powoda ze względu na niedopuszczalność drogi sądowej. Postanowienie to zostało na skutek kasacji powoda uchylone przez Sąd Najwyższy postanowieniem z 16 marca 2000 r. […]. We wniosku z 22 stycznia 2002 r. powód wystąpił do Sądu Apelacyjnego o wyłączenie sędziego Jacka W. z rozpoznawania sprawy. Postanowieniem z 29 stycznia 2002 r. […] Sąd Apelacyjny oddalił ten wniosek. W składzie był sędzia Kazimierz J., który uczestniczył wcześniej w wydaniu wskazanego wyżej postanowienia z 23 sierpnia 1999 r. Z analogicznym wnioskiem, dotyczącym również innych sędziów, wystąpił także inny uczestnik postępowania NSZZ „Solidarność 80” Komisja Zakładowa przy Politechnice W. Sędzia Jacek W. oraz inni sędziowie złożyli oświadczenia, że „nie istnieją okoliczności wskazane w art. 49 k.p.c.”. Postanowieniem z 20 lutego 2002 r. […] Sąd Apelacyjny oddalił wniosek NSZZ „Solidarność 80”. W rezultacie, sędzia Jacek W. uczestniczył w drugiej instancji w wydaniu wyroku zaskarżonego niniejszą kasacją.

Powyższy zarzut jest bezpodstawny. Art. 379 pkt 4 in initio k.p.c. stanowi, że nieważność postępowania zachodzi, jeżeli skład sądu orzekającego był sprzeczny z przepisami prawa. Według zaś art. 393¹³ § 2 k.p.c. w razie przekazania sprawy do ponownego rozpoznania, sąd rozpoznaje ją w innym składzie. Sytuacja stanowiąca podstawę zarzutu skarżącego nie mieści się w hipotezie normy wynikającej z przedstawionych przepisów. Sąd Najwyższy, uchylając postanowienie Sądu Apelacyjnego z 23 sierpnia 1999 r. […] postanowieniem z 16 marca 2000 r. […] nie przekazał sprawy do ponownego rozpoznania, lecz przekazał ją sądowi okręgowemu do rozpoznania. Zarówno bowiem Sąd Okręgowy, który wydał postanowienie odrzucające pozew z uwagi na niedopuszczalność drogi sądowej, jak i Sąd Apelacyjny, który oddalił zażalenie na to postanowienie, nie rozpoznawały sprawy merytorycznie i nie wydały rozstrzygnięć co do istoty sprawy. Dlatego też postanowienie Sądu Najwyższego z 16 marca 2000 r. […], w przeciwieństwie do orzeczeń uchylających i przekazujących sprawę do ponownego rozpoznania, nie stanowiło rezultatu merytorycznej kontroli decyzji sądu niższego, dla którego właściwa jest forma wyroku (art. 316 § 1 k.p.c.), lecz było orzeczeniem dotyczącym biegu postępowania (por. art. 354 k.p.c. oraz postanowienie Sądu Najwyższego z 12 października 1999 r., III CKN 693/98, OSNC 2000 nr 4, poz. 73). Dlatego też sąd, któremu sprawa została przekazana w wyniku postanowienia Sądu Najwyższego uchylającego postanowienie oddalające zażalenie na postanowienie o odrzuceniu pozwu, nie rozpoznaje sprawy ponownie, lecz rozpoczyna dopiero merytoryczne rozpoznanie sprawy. Nie ma zatem podstawy do stosowania ograniczenia dotyczącego składu sądu, o którym mowa w art. 393¹³ § 2 k.p.c. Przepis ten stanowi, jak wyżej wskazano, że sąd rozpoznaje sprawę w innym składzie tylko w razie przekazania sprawy do ponownego rozpoznania. Skoro zaś, jak wynika z powyższych rozważań, ponowne rozpoznanie oznacza rozpoznanie po wcześniejszym merytorycznym rozpoznaniu sprawy, to należy przyjąć, że art. 393¹³ § 2 k.p.c. dotyczy wyłącznie przekazania sprawy w wyniku uchylenia orzeczenia rozstrzygającego sprawę merytorycznie.

W części kasacji uzasadniającej zarzut nieważności postępowania skarżący podniósł również, że postanowienia z 29 stycznia 2002 r. […] oraz z 20 lutego 2002 r. […], oddalające wnioski o wyłączenie sędziów nie zostały uzasadnione, co budzi wątpliwości natury konstytucyjnoprawnej. Gdyby przeszkodą normatywną dla Sądu Apelacyjnego w tym zakresie był art. 357 § 2 k.p.c., to rozważyć by należało jego niezgodność z art. 2 i 45 Konstytucji RP. Brak uzasadnienia wymienionych postanowień narusza ponadto art. 328 § 2 k.p.c., ponieważ uniemożliwia poznanie argumentów, którymi kierował się organ, nie tylko stronom procesu, lecz także Sądowi Najwyższemu. Należy stwierdzić, że Sąd Najwyższy nie może rozpoznać tych zarzutów, ponieważ nie dotyczą one zaskarżonego wyroku Sądu Apelacyjnego, lecz odnoszą się do innych prawomocnych już orzeczeń.

Skarżący stwierdza w petitum kasacji, że naruszenie przez Sąd Apelacyjny art. 94 pkt 9^a k.p. oraz § 8 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika polegało na przyjęciu, że wobec nauczycieli akademickich wyłączony jest obowiązek zakładania i prowadzenia karty ewidencji czasu pracy. Wobec tego, dodaje powód w uzasadnieniu kasacji, pozwana nie realizowała obowiązku wynikającego z § 8 pkt 1 rozporządzenia z 28 maja 1996 r., który nie jest wyłączony wobec nauczycieli akademickich żadną normą prawną. Dlatego też przyjęcie przez Sąd drugiej instancji, że pozwana nie dopuściła się naruszenia przepisów tego rozporządzenia jest oczywiście błędne. Następnie powód stwierdza, że celem kasacji jest wyegzekwowanie na pracodawcy obowiązku prowadzenia kart ewidencji czasu pracy, czego pracodawca ten nie wykonuje nie tylko wobec powoda, lecz także wobec blisko 2000 nauczycieli akademickich. W uzasadnieniu kasacji powód formułuje ponadto, niewskazany w jej petitum, zarzut pominięcia przez sądy § 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pomimo że przepis ten miał istotne znaczenie dla oceny zachowania pracodawcy wobec powoda, któremu zgodnie z nim przysługiwało zwolnienie od pracy w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych w innej szkole. Postawiony w petitum kasacji materialnoprawny zarzut naruszenia art. 101 ust. 1 i ust. 5 ustawy o szkolnictwie wyższym powód uzasadnia w powiązaniu z zarzutami procesowymi, stwierdzając, że Sąd drugiej instancji nie odniósł się do zarzutu apelacji pominięcia przez Sąd pierwszej instancji wniosku dowodowego dotyczącego rozkładu zajęć, o którym mowa w art. 101 ust. 5, co miało podstawowe znaczenie dla rozważań nad czasem pracy powoda i zakresem jego rzeczywistych obowiązków pracowniczych określonych w art. 101 ust. 1 ustawy. Kategoryczne stwierdzenie Sądu drugiej instancji, iż powód nie realizował podstawowego obowiązku pracowniczego zostało zatem sformułowane bez zbadania, czy rozkłady zajęć w ogóle istnieją, a kontrola czasu pracy bez dysponowania konkretnym rozkładem zajęć nie jest możliwa. Takie postępowanie Sądu narusza art. 382 k.p.c., nakazującego orzekanie na podstawie całości zebranego materiału. Sąd drugiej instancji powinien także odnieść się merytorycznie do wyżej wskazanego zarzutu w uzasadnieniu zaskarżonego wyroku, czego brak narusza art. 328 § 2 k.p.c. Nierzetelne rozpoznanie apelacji doprowadziło ostatecznie do oddalenia uzasadnionej apelacji, co narusza art. 385 k.p.c. Zarzut naruszenia art. 393¹⁷ k.p.c. skarżący rozwinął stwierdzając, że pracodawca ma obowiązek bezwzględnie stosować przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy, a obowiązek taki wynikał z orzeczenia Sądu Najwyższego z 16 marca 2000 r., którego pogląd wiązał w tej sprawie sądy powszechne na mocy art. 393¹⁷ k.p.c. Konieczne jest więc, aby Sąd Najwyższy wyegzekwował na sądach powszechnych podporządkowanie się zasadniczym tezom zawartym w wymienionym orzeczeniu z 16 marca 2000 r. […].

Przedstawione wyżej zarzuty powoda nie mogą być uwzględnione. Wynika to przede wszystkim stąd, że nie wiążą się one z żądaniem pozwu, a uwzględnienie niektórych z nich wykracza poza kompetencje Sądu Najwyższego.

Należy przypomnieć, że powód, po ostatecznym sprecyzowaniu żądań, domagał się nakazania pozwanej zniszczenia bezprawnie prowadzonej przez Janusza K. dyrektora Instytutu Organizacji i Zarządzania Politechniki W. „dokumentacji zatrudnieniowej zgromadzonej w segregatorze o umownej nazwie J.B. 1997, 1998, 1999 r.”, znajdującym się w sekretariacie Instytutu, na którą składają się poufnie zgromadzone informacje na piśmie, w formie notatek służbowych, sporządzonych przez osoby służbowo uprawnione do sprawdzania obecności pracowników oraz inne dokumenty, a także nakazanie pozwanej zaniechania praktyki gromadzenia w sposób poufny tzw. notatek służbowych związanych z czasem pracy powoda. Powód w postępowaniu przed Sądem pierwszej instancji nie rozszerzył tych żądań. Żądania wyegzekwowania na pracodawcy obowiązku prowadzenia kart ewidencji czasu pracy (z którym wiązał się zarzut naruszenia art. 94 pkt 9^a k.p. oraz § 8 ust. 1 rozporządzenia z 28 maja 1996 r.) oraz wyegzekwowania przez Sąd Najwyższy na sądach powszechnych podporządkowania się zasadniczym tezom zawartym w wymienionym orzeczeniu tego Sądu z 16 marca 2000 r. (wiążące się z zarzutem naruszenia art. 393¹⁷ k.p.c.) pojawiły się dopiero w kasacji. Zważywszy na treść art. 383 k.p.c., zgodnie z którym w postępowaniu apelacyjnym nie można rozszerzyć żądania ani występować z nowymi roszczeniami, oraz art. 393¹⁹ k.p.c., nakazującego stosować odpowiednio przepisy o apelacji do postępowania przed Sądem Najwyższym, wystąpienie z tymi żądaniami nie było dopuszczalne. Poza tym pierwsze żądanie ma charakter kolektywny i nie może być przedmiotem postępowania przed sądem pracy (art. 262 k.p. oraz art. 459 w związku z art. 476 § 1 k.p.c.), zaś uwzględnienie drugiego z tych żądań naruszałoby określony w art. 386 § 6 w związku z art. 393¹⁹ k.p.c. zakres związania sądów niższej instancji ocenami prawnymi i wskazaniami Sądu Najwyższego.

Z uwagi na nieprecyzyjność określeń użytych przez skarżącego wskazane wyżej żądania dotyczące kart ewidencji czasu pracy oraz wpływania przez Sąd Najwyższy na sądy powszechne można też potraktować jako ogólne, „społeczne” postulaty. W takim przypadku, tym bardziej nie mieściłyby się one w granicach zaskarżenia kasacją (art. 393¹¹ § 1 k.p.c.).

Biorąc pod uwagę przypomniane wyżej żądania, pozwu nie mogą być także uwzględnione zarzuty kasacji związane ze sposobem oceny przez Sąd Apelacyjny i Sąd Okręgowy wywiązywania się przez powoda z obowiązków pracowniczych, z czym wiąże się zarzut naruszenia art. 101 ust. 1 i 5 ustawy o szkolnictwie wyższym oraz § 13 ust. 1 rozporządzenia z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Kwestia ta nie ma żadnego znaczenia w niniejszej sprawie, która dotyczy realizacji obowiązków pracodawcy. W związku z tym należy też stwierdzić, że Sądy rozpoznające niniejszą sprawę niepotrzebnie wdały się w obszerne rozważania tej kwestii. Ponadto zarzut naruszenia § 13 ust. 1 rozporządzenia z 15 maja 1996 r. został sformułowany dopiero w uzasadnieniu kasacji i nie zostały z nim powiązane żadne wnioski kasacyjne, co samo w sobie przesądza o niemożliwości jego uwzględnienia.

Istotą sprawy jest znalezienie odpowiedzi na pytanie, czy przyjęty przez pozwaną Politechnikę sposób gromadzenia notatek dotyczących powoda był zgodny z prawem i czy w związku z tym jego żądania sformułowane w pozwie są uzasadnione.

W celu rozważenia pierwszej z tych kwestii należy najpierw wyjaśnić, jaki był cel gromadzenia notatek w segregatorze o umownej nazwie „J.B. 1997, 1998, 1999 r.”. Jak wynika z niekwestionowanych w tym zakresie ustaleń przyjętych w sprawie, celem tym było dokumentowanie nieobecności powoda w pracy, a więc niewywiązywania się przez niego z obowiązków pracowniczych oraz gromadzenie wszelkich notatek i pism dotyczących powoda oraz jego korespondencji z dyrektorem Instytutu. Wbrew zatem twierdzeniu, do którego powód przywiązywał w kasacji największą wagę, gromadzone dane nie miały charakteru ewidencji czasu pracy, lecz służyły dokumentowaniu niewywiązywania się powoda z obowiązków pracowniczych i dokumentowaniu innych spraw związanych z przebiegiem jego zatrudnienia. Ustalenie to pozwala sprecyzować rozważane zagadnienie w ten sposób, że w niniejszej sprawie zasadnicze znaczenie ma odpowiedź na pytanie, czy pracodawca może w opisany sposób gromadzić notatki dokumentujące niewywiązywanie się pracownika z obowiązków i inne sprawy związane z przebiegiem jego zatrudnienia. Należy stwierdzić, że przechowywanie tych notatek w sekretariacie Dyrektora Instytutu narusza przepisy rozporządzenia z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z § 6 ust. 2 tego aktu, dokumenty inne, niż wymienione w nim wyraźnie, dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika, powinny być przechowywane w części B akt osobowych. Także Sąd Najwyższy w wyroku z 4 czerwca 2002 r., I PKN 249/01 (OSNP 2003 nr 6, poz. 83) wyjaśnił, że notatki dotyczące zachowania pracownika powinny być przechowywane we wskazanej wyżej części akt osobowych. Wątpliwości budzi także zgodność wybranego sposobu przetwarzania danych osobowych z przepisami ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. Nr 133, poz. 883 ze zm.). Oceny w tym zakresie nie są jednak możliwe wobec niedokonania przez Sądy rozpoznające sprawę odpowiednich ustaleń.

Stwierdzenie niezgodności opisanego wyżej postępowania pozwanej z rozporządzeniem z 28 maja 1996 r. nie daje jednak podstaw do podważenia prawidłowości zaskarżonego wyroku Sądu Apelacyjnego. Po pierwsze powód żądał zniszczenia jedynie dokumentacji, na którą składają się „poufnie zgromadzone informacje na piśmie”, a także nakazanie pozwanej zaniechania praktyki gromadzenia w sposób poufny tzw. notatek służbowych związanych z czasem pracy powoda. Jak wynika z niezakwestionowanych przez skarżącego ustaleń dokonanych przez Sądy notatki te nie były gromadzone w sposób poufny, a wprost przeciwnie, o możliwości i sposobie zapoznania się z danymi z segregatora został on poinformowany. Po drugie żądania powoda idą za daleko. Pracodawca ma prawo dokumentowania niewywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków (abstrahując od tego, czy powód istotnie je naruszył). Prawo takie nie stoi w sprzeczności z ustawą o ochronie danych osobowych (art. 23 ust. 1 pkt 5 w związku z art. 3 ust. 2), w której świetle za usprawiedliwione należy uznać przetwarzanie wszelkich informacji niezbędnych do wykonywania zadań pracodawcy, pod warunkiem, że nie narusza to praw i wolności pracownika oraz nie dotyczy danych wrażliwych, bez spełnienia warunków przetwarzania takich danych określonych w art. 27 ust. 2 tej ustawy. Ponadto wskazane prawo znajduje także oparcie w powołanym wyżej § 6 ust. 2 rozporządzenia z 28 maja 1996 r. Powód nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia dokumentacji dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia. Mógłby on natomiast żądać włączenia notatek zebranych w „w rejestrze oznaczonym J.B. 1997, 1998, 1999” do akt osobowych i nakazania pracodawcy dalszego gromadzenia ich w ramach akt osobowych, a więc w sposób odpowiadający wymaganiom prawnym.

Z powyższych względów, na podstawie art. 393¹² k.p.c. Sąd Najwyższy orzekł jak w sentencji.

źródło: http://www.sn.pl/orzecznictwo/