Zgodnie z art. 221 § 1 Kodeksu pracy – pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) imiona rodziców;
3) datę urodzenia;
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
5) wykształcenie;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Udostępnienie pracodawcy ww. danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma także prawo żądać udokumentowania tych danych (§ 3 cyt. artykułu). Jednocześnie stosownie do § 4 ww. artykułu – pracodawca może żądać podania innych danych osobowych tylko, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. W zakresie nieuregulowanym do danych osobowych pobieranych przez pracodawcę stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych (§ 5 cyt. artykułu).
Powołany przepis zawiera zatem katalog danych osobowych, jakich pracodawca może żądać kandydata na pracownika, a ten obowiązany jest je przedstawić i udokumentować. Celem tego przepisu było jednak nie tylko wskazanie podstawy żądania udostępnienia danych osobowych przez pracodawcę, ale także określenie granic przedmiotowych tego uprawnienia. Pracodawca nie może zatem żądać danych niewymienionych w art. 221 Kodeksu pracy lub w przepisach szczególnych.
Pomimo, iż przepis jest usytuowany w Kodeksie pracy, co ogranicza jego zakres zastosowania do relacji pomiędzy pracodawcą i pracownikiem oraz kandydatem do pracy, to ma on zastosowanie także do osoby prowadzącej rekrutację pracowników. Przeciwne rozumowanie pozbawiałoby takiego przepisu jego ratio legis, a mianowicie funkcji ochronnej danych osobowych kandydata do pracy. Warto podkreślić, iż przepis nie ma jednak zastosowania do innych niż stosunek pracy (i stosunki poprzedzające nawiązanie stosunku pracy) stosunków prawnych (np. cywilnoprawnych).
Mając na względzie powyższe, bez wątpienia zatem praktyka polegająca na tworzeniu tzw. „czarnych list pracowników” zawierających ich dane osobowe i wykorzystywanie ich do innych celów niż wyłącznie na potrzeby konkretnej rekrutacji, stanowi naruszenie zarówno przepisów prawa pracy jak również ustawy o ochronie danych osobowych.
W związku z powyższym resort pracy wystąpił do Głównego Inspektora Pracy oraz Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z prośbą o informację, czy podczas czynności kontrolnych prowadzonych przez te organy zetknięto się z takim zjawiskiem, a jeżeli tak, to jaka jest jego skala i jakie działania są podejmowane w celu jego eliminacji.
Z odpowiedzi przekazanej przez Państwową Inspekcję Pracy wynika, iż urząd ten w swojej praktyce nie odnotował wiele skarg dotyczących przedstawionego zjawiska. Dokonane ustalenia bowiem wskazały, że w okresie ostatnich 3 lat, do Państwowej Inspekcji Pracy zgłoszono tylko 1 przypadek potwierdzający funkcjonowanie „czarnych list” kandydatów do pracy.
W lutym 2017 r. do Okręgowo Inspektoratu Pracy w Rzeszowie wpłynęła anonimowa skarga, której treść świadczyła o posiadaniu takiej listy przez jedną z agencji zatrudnienia, prowadzącej usługi na terenie podległym inspektoratowi pracy. W związku z faktem, że korespondencja nie zawierała: imienia, nazwiska oraz adresu osoby wnoszącej skargę, a także adresu agencji zatrudnienia, do nadawcy korespondencji skierowano wniosek o uzupełnienie danych. W celu skutecznego zbadania zasadności zarzutu zwrócono się również z prośbą o ujawnienie w toku kontroli faktu, że kontrola prowadzona jest w następstwie złożonego wniosku/skargi (art. 44 pkt 3 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy). Jednakże nie otrzymano uzupełnienia niezbędnych danych. Mimo to skarga została skierowana do rozpatrzenia przez inspektora pracy.
Ponadto, w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Kielcach praktyka eliminowania niepożądanych kandydatów do pracy została poruszona w rozmowie telefonicznej, jednak zainteresowana osoba nie zdecydowała się na ujawnienie danych oraz określenie pracodawcy. Z ogólnych informacji wynikało, że sprawa dotyczyła agencji ochrony. Zgłaszający twierdził, że pracodawca na etapie rozwiązywania stosunku pracy „straszył go” wciągnięciem na „czarną listę”, uniemożliwiającą podjęcie zatrudnienia jako pracownik ochrony w innych podmiotach.
Poza przytoczonymi powyżej przykładami, kontrolujący inspektorzy pracy nie zetknęli się z tym zjawiskiem podczas wykonywanych czynności kontrolnych. Jednak po otrzymaniu pisma z resortu pracy, Główny Inspektorat Pracy wystąpił do wszystkich okręgowych inspektoratów pracy z poleceniem zwrócenia szczególnej uwagi na stosowanie niezgodnej z prawem praktyki, skutkującej z reguły odmową zatrudnienia. Kontrolującym zalecono także ukierunkowanie działań na naganną praktykę rekruterów oraz o każdym ujawnionym przypadku naruszenia prawa bieżące informowanie Głównego Inspektoratu Pracy, który będzie prowadził okresowe analizy tego zjawiska. Otrzymaliśmy także deklarację, iż będziemy informowani o ustaleniach działań inspektorów pracy podejmowanych w celu eliminacji tego zjawiska oraz o każdym ujawnionym fakcie wykorzystywania „czarnych list” w procesie rekrutacji.
Natomiast zgodnie z informacją przekazaną przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych w roku 2017, do Biura GIODO wpłynęły 2 zapytania dotyczące zagadnienia tworzenia przez firmy rekrutujące tzw. „czarnych list osób ubiegających się o zatrudnienie” oraz 1 skarga na zamieszczenie danych osobowych Skarżącej na takiej liście. Wobec nieuzupełnienia braków formalnych skargi została ona pozostawiona bez rozpoznania, zgodnie z art. 64 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego. Jak wyjaśnia Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, w jednej ze spraw prowadzone były czynności kontrolne w podmiocie zajmującym się pośredniczeniem przy zatrudnianiu pracowników do pracy poza granicami kraju (agencja pracy tymczasowej). Zakresem przedmiotowej kontroli objęto przetwarzanie przez agencję pracy tymczasowej danych osobowych pracowników wpisanych na tzw. „czarną listę niewygodnych pracowników”, tj. pracowników, których nie należy brać pod uwagę przy proponowaniu pracy za granicą. Ustalenia kontrolne wykazały jednak, że podmiot kontrolowany nie przetwarzał danych osobowych pracowników w formie tzw. „czarnej listy niewygodnych pracowników”.
Pomijając powyższe chciałbym także poinformować, iż w sprawie tworzenia przez firmy rekrutacyjne tzw. czarnych list, do Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zwrócił się także Prezes Polskiego Forum HR. W swoim wystąpieniu Pan Prezes podzielił negatywne stanowisko resortu pracy odnośnie tego zjawiska i jednocześnie zadeklarował gotowość i wolę współpracy w zakresie definiowania standardów na rynku agencji zatrudnienia w Polsce.
Mam nadzieję, że przedstawione powyżej informacje i wyjaśnienia uzna Pan za satysfakcjonujące i wyczerpujące.