Interpretacja ZUS Oddział w Lublinie z 11-04-2013 r. – WPI/200000/451/381/2013

Podstawy wymiaru składek – ryczałt za pranie odzieży roboczej

UZASADNIENIE

W dniu 19.03.2013r. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie wpłynął wniosek przedsiębiorcy (…) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością o wydanie pisemnej interpretacji w trybie art. 10 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej co do zakresu stosowania przepisu § 2 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r . w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 1998 r . Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Wnioskodawca poinformował, iż jest przedsiębiorstwem produkcyjnym. Na wielu stanowiskach pracy istnieje obowiązek używania ubrań roboczych, dostarczanych przez pracodawcę na mocy przepisu art. 237⁷ § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z przepisem art. 237⁸ Kodeksu pracy w spółce ustalone są stanowiska pracy, dla których przyporządkowane są określone rodzaje odzieży roboczej. Obecnie w spółce funkcjonuje nieefektywny system prania odzieży roboczej w pomieszczeniach spółki. Jednakże postępujące zużycie pralki oraz uciążliwości związane z tą formą realizacji obowiązków pracodawcy powodują konieczność zmiany systemu prania odzieży roboczej. Wnioskodawca zebrał oferty pralni znajdujących się najbliżej siedziby spółki na pranie odzieży roboczej. Zważywszy jednak na okoliczność, że zbieranie odzieży roboczej od wszystkich pracowników, jej transport do pralni i z powrotem a następnie wydawanie upranej odzieży roboczej, a także indywidualne znakowanie tej odzieży wiązałoby się z dodatkowymi kosztami, przedsiębiorca planuje wypłacać zryczałtowany ekwiwalent za pranie odzieży pracownikom.

W zamiarze spółki ekwiwalent byłby równy dla wszystkich pracowników otrzymujących odzież roboczą i byłby niższy o 5% od najniższej oferty za pranie odzieży roboczej, otrzymanej przez spółkę od lokalnych pralni. Ekwiwalent byłby wypłacany raz w miesiącu po potwierdzeniu przez przełożonego pracownika, że odzież robocza została w danym miesiącu faktycznie wyprana, Jeżeli odzież nie zostałaby w ciągu miesiąca wyprana pracownik nie otrzymywałby ekwiwalentu.

W odniesieniu do przedstawionego zdarzenia przyszłego przedsiębiorca powziął wątpliwość w kwestii czy ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, wypłacany pracownikom w wypadku faktycznego uprania odzieży roboczej w równej wysokości, odpowiadającej 95% kwoty najniższej oferty za pranie odzieży roboczej (uzyskanej od lokalnych pralni) nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zgodnie z przepisem § 2 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r . w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że skoro wyspecjalizowany przedsiębiorca zajmujący się usługami pralniczymi (tj. zakupujący hurtowe ilości środków pralniczych, co przekłada się na ich niższą niż przeciętną cenę) oferuje pewną cenę za upranie zestawu odzieży roboczej, to pracownik nie ma możliwości uprania tej odzieży taniej. Musi bowiem również użyć środków chemicznych do prania, zużyć energię elektryczną. Przedsiębiorcy zajmujący się usługami pralniczymi z założenia winni wypracować zysk, dlatego spółka zdecydowała się na zastosowanie 5% współczynnika korygującego.

Przedsiębiorca wskazał, ze zgodnie z definicją słownikową ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj. B., Warszawa 2007). Zatem wypłacenie pracownikowi w razie uprania przez niego odzieży roboczej 95% kwoty za pranie żądanej przez najtańszą lokalną pralnię stanowi odpowiednik rzeczywistych kosztów, który należy ponieść za pranie.

Jednocześnie spółka zaznacza, że system ekwiwalentu za pranie wypłacanego pracownikom w równej, ryczałtowej wysokości powszechnie funkcjonuje w Polsce. Wnioskodawca przykładowo wskazuje Zarządzenie Prezesa KRUS z dnia 31 grudnia 2004r. W sprawie zasad przydzielania pracownikom KRUS środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego oraz środków higieny osobistej (Dz.Urz. PKRUS z 10.05.2005r.). Zgodnie z treścią § 3 ust. 1 tego zarządzenia za pranie odzieży roboczej otrzymanej od pracodawcy przysługuje ekwiwalent w zryczałtowanej wysokości 1,2% minimalnego wynagrodzenia (czyli niemal dwukrotnie więcej niż planuje wypłacać spółka). Podobnie Decyzja Komendanta Głównego Policji z 30 listopada 2011r. w sprawie wysokości stawek ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej przydzielonej pracownikom komórek organizacyjnych Komendy Głównej Policji (Dz.Urz. KGP z 15.12.2011r.) podaje, że za pranie odzieży roboczej (w zależności od zestawu) przysługuje zryczałtowana stawka od 5,50 zł do 45 zł. Skoro więc instytucjom finansów publicznych, posiadającym licznych pracowników i podlegającym wielu niezależnym instytucjom kontrolnym nie został nigdy zakwestionowany zryczałtowany sposób wypłacania ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, uznać należy, że ryczałtowe określenie ekwiwalentu jest dopuszczalne.

Wnioskodawca podnosi ponadto, że interpretacja przepisu art. 237⁹ § 3 Kodeksu pracy w ten sposób, by za ekwiwalent uznać wyłącznie kwotę odpowiadającą ściśle kosztom poniesionym przez pracownika spowodowałby, że przepis art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych byłby martwy. Nie da się bowiem nigdy ściśle ustalić kosztów poniesionych przez pracownika na pranie wykonane we własnym zakresie (ilość i rodzaj zużytych środków chemicznych, ilość energii elektrycznej i taryfa, ilość wody itp.). Przy rygorystycznej, językowej wykładni przepisu art. 237⁹ § 3 Kodeksu pracy nie można by również wypłacać ekwiwalentu za pranie odzieży pracownika w pralni, gdyż przepis ten mówi, że jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, to „czynności te mogą być wykonane przez pracownika”. Zatem w świetle powołanego przepisu dla otrzymania ekwiwalentu należałoby wykazać, że to pracownik uprał odzież roboczą.

Wnioskodawca uznał, że ponieważ panuje zasada domniemania racjonalności ustawodawcy to należy wykluczyć by stanowione przepisy były martwe. Przyjąć więc należy, że dopuszczalnym dla otrzymania przez pracownika ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej jest zarówno sytuacja gdy pierze on odzież sam i otrzymuje ekwiwalent w wysokości stawki ustalonej przez pracodawcę w sposób zryczałtowany w oparciu o ceny na rynku lokalnym, jak i wtedy gdy przedstawi dowód poniesienia kosztów prania odzieży roboczej w pralni.

Biorąc powyższe pod uwagę, spółka uważa, że kwota w wysokości 95% najniższej oferty za pranie kompletu odzieży roboczej, uzyskanej od lokalnej pralni stanowi ekwiwalent za pranie i kwota ta nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zgodnie z przepisem § 2 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r . w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 1998 r . Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Mając na uwadze treść wniosku oraz obowiązujące przepisy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie zważył, co następuje:

Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu administracji publicznej lub państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie pisemnej interpretacji, co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej oraz składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie. Stosownie do ustępu 5 powołanego powyżej artykułu w związku z art. 83d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, obowiązującym od dnia 01 stycznia 2013r., udzielenie interpretacji dotyczącej ustalania podstawy wymiaru składek następuje w drodze decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Zgodnie z art. 18 ust. 1 w związku z art. 4 pkt 9 ustawy z dnia 13 października 1998 r . o systemie ubezpieczeń społecznych oraz § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r . w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 199lr. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012r. poz. 361 z późn. zm.) z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych uznaje się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wartość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Jednocześnie katalog przychodów nie stanowiących podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe został zawarty we wskazanym rozporządzeniu z dnia 18 grudnia 1998 r . w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 powyższego rozporządzenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłączona jest m.in. wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

Zgodnie z art. 237⁹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r ., Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Z literalnego brzmienia § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz art. 237⁹ Kodeksu pracy jasno wynika, że pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej w sytuacji, gdy pracodawca nie może zapewnić prania tej odzieży. Zgodnie z definicją słownikową ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj B., Warszawa 2007), natomiast ryczałt to kwota pieniężna w ustalonej z góry wysokości.

Biorąc powyższe pod uwagę należy przyjąć, że w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie uwzględnia się ekwiwalentów pieniężnych za pranie odzieży roboczej przy założeniu, że są one wypłacane zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, tj. w wysokości odzwierciedlającej koszty faktycznie poniesione przez pracownika.

Z przedstawionego przez wnioskodawcę zdarzenia przyszłego wynika, że wypłaca comiesięcznie pracownikom ekwiwalent pieniężny w stałej, zryczałtowanej wysokości. Bezpośrednim skutkiem ustalenia stałej kwoty wskazanego świadczenia jest jego nieekwiwalentność w stosunku do faktycznych kosztów prania odzieży roboczej poniesionych przez różnych pracowników.

W świetle powyższego, uwzględniając przedstawione przez wnioskodawcę zdarzenie przyszłe oraz obowiązujący stan prawny Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Lublinie uznał za nieprawidłowe stanowisko przedsiębiorcy w sprawie nieuwzględnienia w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zryczałtowanej kwoty ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej.

Jednocześnie Oddział wskazuje, że interpretacje wydawane w trybie art. 10 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej dotyczą konkretnych stanów faktycznych wskazanych we wniosku i ocena prawna tych stanów nie może opierać się na rozwiązaniach przyjętych przez inne instytucje.

Ponadto Oddział podkreśla, iż z brzmienia art. 83d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w nawiązaniu do cytowanego powyżej art. 10 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej wynika jednoznacznie, iż wydanie pisemnej interpretacji dotyczy wyłącznie przepisów, z których bezpośrednio wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę składek na ubezpieczenie społeczne, natomiast w powyższym trybie Zakład nie dokonuje analizy zagadnień prawa podatkowego.

Mając na uwadze powyższe orzeczono jak w sentencji.

Decyzja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu jej wydania.

Wydana decyzja wiąże Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyłącznie w sprawie przedsiębiorcy, na którego wniosek została wydana.

Stosownie do art. 10a ust. 2 i ust. 3 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej niniejsza decyzja nie jest wiążąca dla przedsiębiorcy, natomiast jest wiążąca dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, do czasu jej zmiany lub uchylenia.

źródło: https://bip.zus.pl