Interpretacja ZUS Oddział w Gdańsku z 17-07-2017 r. – DI/100000/43/615/2017

Dotyczy wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie zdrowotne wartości ekwiwalentu przyznanego pracownikom za używanie oraz pranie odzieży własnej

UZASADNIENIE

Dnia 11 maja 2017 r. do Oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Gdańsku wpłynął wniosek złożony przez (…) o wydanie pisemnej interpretacji w trybie art. 10 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Wniosek został uzupełniony pismem z dnia 1 czerwca 2017r. doręczonym dnia 6 czerwca 2017r. oraz pismem z dnia 27 czerwca 2017r. doręczonym dnia 30 czerwca 2017r.

Wnioskodawca wskazał, że posiada szereg stanowisk pracy, zajmowanie których nie wymaga posiadania specjalistycznej odzieży roboczej. W związku z tym pracownicy wykorzystują w ramach pracy własną odzież, Spółka z tego tytułu wypłaca swoim pracownikom ekwiwalent pieniężny.

Spółka nie zapewnia we własnym zakresie prania stroju służbowego. Wnioskodawca wypłaca pracownikom ekwiwalent za pranie odzieży roboczej. Wnioskodawca ustalił w wewnętrznym zarządzeniu wysokość ekwiwalentu za pranie oraz za używanie własnej odzieży. Wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej została ustalona na podstawie średniej ceny rynkowej poszczególnych asortymentów. Kwota miesięcznego ekwiwalentu za odzież prywatną np. dla pracowników działu handlowego i serwisu wynosi (…) zł, dla pracowników magazynu – (…). Ponadto, ekwiwalent za pranie odzieży wynosi (…) zł miesięcznie. Ekwiwalent jest wypłacany bez sprawdzania faktycznie ponoszonych kosztów prania przez pracowników, uwzględniając jednak średnie ceny rynkowe poszczególnych asortymentów. Ekwiwalent wypłacany jest raz w roku.

Wnioskodawca zadał pytanie czy wartość ekwiwalentów wypłacana pracownikom za używanie odzieży własnej, jak również za jej pranie powinny stanowić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz zdrowotne.

W ocenie Wnioskodawcy wartość wypłacanych ekwiwalentów powinna być zwolniona z podstawy naliczania składek emerytalnych, rentowych oraz zdrowotnych zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia.

Wnioskodawca wskazał, iż na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wyłączono wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

Zdaniem Wnioskodawcy aby skorzystać ze zwolnienia na podstawie Rozporządzenia, wartość świadczeń rzeczowych oraz możliwość wypłaty z tego tytułu ekwiwalentów musi wynikać z przepisów o bezpieczeństwie i higieny pracy.

Wnioskodawca podkreśla, iż zgodnie z art. 237⁷ § 4 Kodeksu Pracy pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny. Ponadto, w sytuacji, gdy Pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika, stosownie do treści art. 237⁹ § 3 Kodeksu Pracy.

Zdaniem Wnioskodawcy z literalnego brzmienia § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia oraz przepisów Kodeksu Pracy jasno wynika, że pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za używanie własnej odzieży oraz za jej pranie. Z przedstawionego stanu taktycznego przez Wnioskodawcę wynika, że Spółka dokonuje wypłaty ekwiwalentów na podstawie regulaminu wewnętrznego oraz uwzględniając średnie ceny rynkowe poszczególnych asortymentów.

Zdaniem Spółki, z przytoczonych przepisów Rozporządzenia wynika, że ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej oraz używanie odzieży własnej są wypłacane zgodnie z przepisami o bezpieczeństwie i higienie pracy, i tym samym są wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz zdrowotne.

W piśmie z dnia 1 czerwca 2017r. stanowiącym odpowiedź na wezwanie Zakładu do uzupełnienia wniosku przedsiębiorca wskazał, iż w jego opinii wypłacane pracownikom ekwiwalenty stanowią przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.), jednak korzystają one ze zwolnienia podatkowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 tej Ustawy. Wnioskodawca wskazał, iż jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom odzieży roboczej na mocy art. 237⁷ Kodeksu Pracy.

Ponadto, Wnioskodawca oświadczył, że wysokość ekwiwalentu za używanie i pranie odzieży roboczej została ustalona na podstawie średniej ceny rynkowej.

W piśmie z dnia 27 czerwca 2017r. stanowiącym odpowiedź na ponowne wezwanie Zakładu do uzupełnienia wniosku przedsiębiorca jednoznacznie wskazał, iż wypłacane pracownikom ekwiwalenty za pranie i używanie własnej odzieży stanowią przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.), jednak korzystają one ze zwolnienia podatkowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 tej Ustawy.

Mając na uwadze treść wniosku oraz obowiązujące przepisy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Gdańsku zważył co następuje:

Stanowisko wyrażone przez wnioskodawcę we wniosku o wydanie pisemnej interpretacji w trybie art. 10 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej uznać należy za nieprawidłowe.

Na wstępie należy zaznaczyć, iż w oparciu o pytanie sformułowane przez przedsiębiorcę, Zakład wydając niniejszą interpretację odnosi się wyłącznie do wątpliwości związanych z rozumieniem przepisu § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r . w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015r., poz. 2236 z późn. zm.), który umożliwia wyłączenie z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wartości m.in. ekwiwalentu przyznanego pracownikom za używanie oraz pranie odzieży własnej.

Podkreślenia wymaga jednak fakt, iż zgodnie ze wskazaniami judykatury wydając interpretację organ nie ustanawia żadnej normy indywidualnej, lecz jedynie przedstawia swój pogląd dotyczący rozumienia treści przepisów prawa, z których wynika obowiązek świadczenia składek na ubezpieczenia społeczne i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do określonej sprawy indywidualnej, której zakres przedmiotowy jest zakreślony stanem faktycznym lub zdarzeniem przyszłym przedstawionym przez pytającego we wniosku. Pełną wiedzę o stanie faktycznym lub zdarzeniu przyszłym organ czerpie wyłącznie z wniosku uprawnionego podmiotu nie posiadając kompetencji do jego weryfikowania w oparciu o posiadane informacje czy gromadzony materiał dowodowy. W toku tego postępowania organ nie pełni roli kontrolnej, nie dokonuje oceny zachowania lub zaniechania przedsiębiorcy pod kątem jego prawidłowości. Celem interpretacji jest umożliwienie przedsiębiorcy uzyskania informacji w przedmiocie obowiązków wiążących się z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i uchronienie w ten sposób takiego przedsiębiorcy przed ryzykiem błędnego zastosowania przez niego danego przepisu.

Jednoznacznie ujęty zakres przedmiotowy wniosków o wydanie pisemnej interpretacji uniemożliwia Zakładowi dokonanie kwalifikacji prawnej określonego świadczenia jako przychodu ze stosunku pracy. Dlatego też, Zakład poprzestaje na oświadczeniu przedsiębiorcy odnośnie tego, iż świadczenia, o których stanowi wniosek będą stanowiły przychód pracownika ze stosunku pracy, traktując takie oświadczenie jako element opisu stanu faktycznego.

Art. 10 ust. 1 Ustawy o swobodzie działalności gospodarczej stanowi, że przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu administracji publicznej, lub państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej oraz składek na ubezpieczenia społeczne, lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie, zaś w ust. 2, że wniosek o wydanie interpretacji może dotyczyć zaistniałego stanu faktycznego lub zdarzeń przyszłych.

Natomiast w myśl art. 83d ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r . o systemie ubezpieczeń społecznych Zakład wydaje interpretacje indywidualne, o których mowa w art. 10 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, w zakresie obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym, zasad obliczania składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych oraz podstawy wymiaru tych składek.

Zgodnie z treścią art. 18 ust 1 i 2 ustawy z dnia 13 października 199Sr. -o systemie ubezpieczeń społecznych, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób będących m.in. pracownikami (art. 6 ust. 1 wskazanej ustawy) stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U, z 2016 r., poz, 2032 ze zm.) z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyłączeniem:

• przychodów wymienionych w §2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r , w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015r., poz. 2236 ze zm.),
• wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych.

Za przychody ze stosunku pracy uważa się: wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych,

Zgodnie z § 1 ww. rozporządzenia podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Należy przy tym mieć na względzie, iż przepisy wyżej wskazanego rozporządzenia należy interpretować ściśle z uwagi na fakt, iż regulacja ta ma charakter wyjątku od zasady ogólnej wyrażonej w art. 18 ust. 1 w zw. z ust. 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

W myśl zaś § 2 ust. 1 pkt 6 wskazanego powyżej rozporządzenia, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyłączona jest wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

Zgodnie z treścią art. 237⁷ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 2016r., poz. 1666 z późn. zm.) pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy (§ 2 art. 237⁷). Nie dotyczy to stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi (§ 3 art. 237⁷).

Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z § 2 art. 237⁷, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny (art. (§ 4 art. 237⁷).

Zgodnie z treścią art. 237⁹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Analiza przywołanych powyżej przepisów prowadzi do wniosku, iż poniesiony przez pracodawcę koszt związany z przekazaniem pracownikowi środków pieniężnych z przeznaczeniem na pranie i używanie odzieży roboczej bądź odzieży prywatnej wykorzystywanej przez niego przy wykonywaniu obowiązków służbowych musi spełniać wymogi ekwiwalentu pieniężnego, a więc odpowiadać rzeczywistej wartości kosztów poniesionych przez pracownika w związku z praniem i używaniem tej odzieży. Zwrócić należy uwagę, iż wyraz „ekwiwalent” w myśl definicji słownikowych oznacza „równowartość, rzecz zawierającą w sobie wartość innej rzeczy” (internetowy Słownik Języka Polskiego SJP.pl, 2017 r.) jak również „rzecz równą innej wartością” oraz „towar, w którym jest wyrażona wartość innego towaru” (Słownik języka polskiego PWN, wersja elektroniczna 2017 r., sjp.pwn.pl). Wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie więc spełniony w sytuacji gdy pracodawca zapewnia każdemu z pracowników tę samą stałą wartość pieniężną ustaloną na podstawie średniej ceny rynkowej z przeznaczeniem na pranie i używanie przez nich odzieży własnej do celów służbowych. Wypłacone w ten sposób środki pieniężne na pranie oraz używanie odzieży własnej przybiorą postać ryczałtu pieniężnego, nie zaś ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 6 przywołanego wyżej rozporządzenia.

Wnioskodawca w opisie stanu faktycznego wniosku oraz w piśmie z dnia 1 czerwca 2017r. stanowiącym odpowiedź na wezwanie Zakładu do uzupełnienia wniosku wskazał, że kwoty miesięcznego ekwiwalentu pieniężnego, o których mowa we wniosku wypłacane pracownikom wnioskodawcy raz do roku są ustalane na podstawie średniej ceny rynkowej. Wnioskodawca nie sprawdza przy tym faktycznie ponoszonych kosztów prania odzieży przez pracowników.

W związku z tym wypłacany ekwiwalent – ustalony na podstawie średniej ceny rynkowej -nie odzwierciedla rzeczywiście poniesionych kosztów za pranie i używanie odzieży własnej poniesionych przez pracowników, a jest w rzeczywistości kwotą ryczałtową. Kwota ta w przypadku kosztów poniesionych przez pracownika za pranie odzieży własnej ustalona jest przez pracodawcę na podstawie informacji zebranych o kosztach prania oferowanych przez pralnie.

W związku z tym taka stała kwota wypłacana pracownikom na pokrycie kosztów prania i używania odzieży własnej nie może korzystać ze zwolnienia z podstawy wymiaru, składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Jednocześnie z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2016 r., poz.1793 ze zm.) wynika, iż do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób. Tym samym powyższe znajdzie zastosowanie również w odniesieniu do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Mając na uwadze powyższe orzeczono jak w sentencji.

źródło: https://bip.zus.pl