Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13-03-2018 r. – 0113-KDIPT3.4011.79.2018.1.SK

Dotyczy: obowiązków płatnika

UZASADNIENIE

W dniu 8 lutego 2018 r. do tutejszego Organu wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe:

Województwo … jest jednostką samorządu terytorialnego, wykonującą zadania własne, służące zaspokajaniu potrzeb określonej terytorialnie wspólnoty, jest organem podlegającym prawu publicznemu. Organami samorządu województwa są Sejmik Województwa i Zarząd Województwa (art. 15 ustawy o samorządzie województwa). Zarząd Województwa jest organem wykonawczym województwa, w skład którego wchodzi m.in. Marszałek Województwa (art. 31 ust. 1 i 2 ustawy o samorządzie województwa). Marszałek Województwa organizuje pracę Zarządu Województwa i Urzędu Marszałkowskiego, kieruje bieżącymi sprawami oraz reprezentuje województwo na zewnątrz.

Zarząd Województwa wykonuje zadania województwa przy pomocy Urzędu Marszałkowskiego i wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych lub wojewódzkich osób prawnych (art. 45 ust. 1 ustawy o samorządzie województwa). Tym samym, Urząd Marszałkowski jest jednostką organizacyjną województwa zapewniającą obsługę administracyjną, organizacyjną i techniczną Zarządu Województwa, a w praktyce także Sejmiku Województwa. Jest to więc aparat pomocniczy (biuro) organów województwa. Posiadanie takiego urzędu jest warunkiem niezbędnym dla sprawnego funkcjonowania każdego organu administracji publicznej.

W Urzędach Marszałkowskich dla sprawnego realizowania zadań statutowych, tworzone są departamenty i inne komórki organizacyjne na prawach departamentów. W ramach zadań realizowanych w departamencie Organizacji znajdują się zadania z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (Uchwała nr … Zarządu Województwa … z dnia 30 listopada 2017 r. w sprawie zmiany uchwały nr … Zarządu Województwa … z dnia 24 marca 2016 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa).

Zgodnie z przepisami prawa, Urząd Marszałkowski Województwa …, zwany dalej: „…”, kieruje pracowników na badania lekarskie. Obowiązek przeprowadzenia pracowniczych badań lekarskich wynika bezpośrednio nie tylko z art. 229 Kodeksu pracy, ale także z rozporządzenia w sprawie przeprowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktyki opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy oraz ustawy o służbie medycyny pracy.

Zadaniem pracowniczych badań lekarskich jest zapobieganie dopuszczeniu do pracy osób, które z różnych przyczyn zdrowotnych nie mogą jej wykonywać. Badania te mają na celu sprawdzenie, czy dany pracownik może pracować na wskazanym przez pracodawcę stanowisku.

W myśl art. 229 Kodeksu pracy, pracownicy muszą przechodzić następujące badania profilaktyczne:

• wstępne badania lekarskie (przed zatrudnieniem pracownika),

• okresowe badania lekarskie (co kilka lat w zależności od stanu zdrowia pracownika, warunków pracy i decyzji lekarza),

• kontrolne badania lekarskie (po każdej nieobecności w pracy spowodowanej chorobą, która trwała dłużej niż 30 dni).

Wszystkie z wymienionych wyżej badań są obowiązkowe. Oznacza to, że pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (art. 229 § 4 Kodeksu pracy).

Zgodnie z § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, pracodawca zobowiązany jest zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniami lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wskażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Realizując zapisy powyższego rozporządzenia, Marszałek Województwa … wydał Zarządzenie nr … z dnia 29 grudnia 2016 r. w sprawie zwrotu wydatków za zakup okularów korygujących wzrok dla pracowników obsługujących monitory ekranowe. W zarządzeniu tym określił zasady zwrotu na rzecz pracowników wydatków poniesionych na zakup okularów korygujących wzrok oraz maksymalną kwotę zwrotu na zakup okularów i jego częstotliwość. W zarządzeniu tym nie ma zapisów dotyczących wystąpienia pracownika z wnioskiem do pracodawcy o przeprowadzenie badania profilaktycznego okulistycznego pomiędzy badaniami okresowymi, w przypadku pogorszenia wzroku pracownika.

Pracownik Wnioskodawcy wykonujący pracę przy monitorze ekranowym w wymiarze większym niż połowa dobowego wymiaru czasu pracy, posiadający ważne zaświadczenie lekarskie wydane w wyniku ostatnio przeprowadzonych badań w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, w związku z pogorszeniem wzroku, czasami występuje do pracodawcy z wnioskiem o skierowanie go na badania okulistyczne, w ramach badań profilaktycznych pomimo, że nie upłynął jeszcze termin badania okresowego ustalonego przez lekarza medycyny pracy. Wnioskodawca, realizując prośbę pracownika, wydaje mu skierowanie na badania okulistyczne w ramach badań profilaktycznych. Pracodawca wydaje taką zgodę, ponieważ traktuje pogorszenie wzroku pracownika jako zmianę jego stanu zdrowia, uzasadniającą konieczność przeprowadzenia wcześniejszego badania lekarskiego. Zaświadczenie lekarskie dotyczące zdolności do pracy jest formalnie ważne, ale pracodawca w myśl art. 207 § 2 Kodeksu pracy jest zobowiązany chronić zdrowie i życie pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. A zatem, jeżeli w wyniku takiego badania profilaktycznego uprawniony lekarz okulista (optometrysta/ortoptysta/refrakcjonista) stwierdzi konieczność stosowania okularów korygujących wzrok przy obsłudze monitora ekranowego, pracownik uprawniony jest do refundacji zakupu okularów.

W celu otrzymania zwrotu poniesionych wydatków na zakup okularów, pracownik występuje z wnioskiem w przedmiotowej sprawie do Sekretarza Województwa. Do wniosku dołącza zaświadczenie lekarza okulisty (optometrysty/ortoptysty/refrakcjonisty) o konieczności stosowania okularów korygujących wzrok przy obsłudze monitora ekranowego oraz oryginalną fakturę z pracowni optycznej wystawioną na pracownika, zawierającą dane kupującego (imię i nazwisko, adres), cenę za okulary oraz adnotację „okulary służą do pracy przy monitorze ekranowym według wskazań na recepcie”, jak również potwierdzenie zapłaty faktury przez pracownika (powyższa procedura została opisana w Zarządzeniu nr … Marszałka Województwa …). Jeżeli powyższe warunki są spełnione, Wnioskodawca refunduje zakup okularów korygujących wzrok w kwocie 450 zł, nie częściej niż jeden raz na dwa lata. Kwota refundacji okularów korygujących wzrok stanowi dla pracownika przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ww. ustawy, przychód ten podlega zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych po spełnieniu określonych tym zwolnieniem warunków. Uwzględniając powyższe zapisy dotyczące zastosowania zwolnienia podatkowego, Wnioskodawca od kwoty refundacji za okulary nie nalicza i nie pobiera zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

W przyszłości Wnioskodawca planuje dokonać zmiany Zarządzenia Marszałka Województwa … dotyczącego zwrotu wydatków za zakup okularów korygujących wzrok dla pracowników obsługujących monitory ekranowe. Zmiana ta miałaby dotyczyć wprowadzenia do zarządzenia procedury dotyczącej występowania pracownika z wnioskiem do pracodawcy o przeprowadzenie badania okulistycznego w ramach badań profilaktycznych pomiędzy badaniami okresowymi w przypadku pogorszenia wzroku pracownika (z uwagi na dotychczasową praktykę, zmiana będzie miała charakter porządkowy).

Jeżeli w wyniku takiego badania lekarz medycyny pracy stwierdzi pogorszenie wzroku, zaleci nowe okulary (szkła kontaktowe) to pracownikowi będzie przysługiwała refundacja, zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem Marszałka w tym zakresie.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w przypadku, gdy pracownik zwróci się z wnioskiem do pracodawcy o skierowanie go na badania okulistyczne w ramach badań profilaktycznych w wyniku pogorszenia się wzroku, przed upływem wyznaczonego przez lekarza medycyny pracy terminu kolejnych badań profilaktycznych, a lekarz w wyniku przeprowadzonych badań wskaże potrzebę stosowania lub wymiany okularów (szkieł kontaktowych) korekcyjnych, to czy dokonana przez pracodawcę (na podstawie zarządzenia wewnętrznego) refundacja poniesionych i udokumentowanych przez pracownika kosztów zakupu okularów (szkieł kontaktowych) korekcyjnych będzie stanowiła przychód dla pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, objęty zwolnieniem od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Zdaniem Wnioskodawcy, refundacja poniesionych i udokumentowanych przez pracownika kosztów zakupu okularów (szkieł) korekcyjnych, które zostały przepisane przez lekarza podczas badań okulistycznych (w ramach badań profilaktycznych), stanowi przychód pracownika niepodlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym, w przypadku zwolnienia z podatku ww. przychodu na Wnioskodawcy nie będzie ciążył obowiązek obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a, 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy zostały określone źródła przychodów, gdzie m.in. w pkt 1 wymienia się stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, pracę nakładczą, emeryturę lub rentę.

Natomiast w myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 25b i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ww. ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ww. ustawy, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy nakłada na pracodawcę odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy (art. 207). Dodatkowo art. 207 § 2 ww. ustawy mówi, że ”pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki.”

Koszty działań podejmowanych przez pracodawcę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w żaden sposób nie mogą obciążać pracowników (art. 207 § 2¹ Kodeksu pracy).

Zgodnie z art. 229 § 6 Kodeksu pracy, badania: wstępne, okresowe i kontrolne są przeprowadzane na koszt pracodawcy. Ponadto pracodawca ponosi inne koszty profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami, niezbędnej z uwagi na warunki pracy (m.in. zlecone dodatkowe badania szczepienia).

Przepisy rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników z zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich uszczegółowiają regulacje przewidziane w Kodeksie pracy.

Zgodnie z § 4 ust. 1 powyższego rozporządzenia, badanie profilaktyczne przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę. Skierowanie to powinno zawierać m.in. określenie rodzaju badania profilaktycznego, jakie ma być wykonane (§ 4 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia).

Odrębnymi przepisami, o których mowa w powołanym art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w zakresie regulacji dotyczących okularów korygujących jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Z § 8 ust 1 i 2 ww. rozporządzenia wynika, że pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, o której mowa w ust. 1 wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Obowiązek zapewnienia okularów przez pracodawcę powinien być realizowany w odniesieniu do pracowników użytkujących w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (§ 2 pkt 4 tego rozporządzenia).

Istotny jest fakt, że w powołanych przepisach brak jest regulacji, która ograniczałaby prawo pracodawcy do skierowania pracownika na badania w sytuacji, gdy formalnie zachowuje jeszcze ważność wydane uprzednio zaświadczenie lekarskie. Wręcz przeciwnie, biorąc pod uwagę ciążący na pracodawcy obowiązek zapewnienia pracownikom profilaktycznej opieki zdrowotnej, jak i bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, zgłoszenie pracodawcy przez pracownika pogorszenia stanu zdrowia (w opisanym stanie faktycznym – pogorszenie stanu wzroku), powinno skłonić pracodawcę do skierowania pracownika na badania profilaktyczne.

Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 18 grudnia 2002 r. (I PK 44/02, OSNP 2004/12/209) wskazał że „aktualnym orzeczeniem lekarskim jest orzeczenie stwierdzające stan zdrowia pracownika w dacie której ma być dopuszczony do pracy. Zachowuje ono aktualność w okresie w nim wymienionym, jednak staje się nieaktualne w przypadku wystąpienia w tym okresie zdarzeń, które mogą wskazywać na zmianę stanu zdrowia pracownika.”

Stąd niewątpliwie pogorszenie wzroku pracownika należy traktować jako zmianę jego stanu zdrowia i uzasadniającą konieczność wcześniejszego niż wynikałoby to z obowiązującego zaświadczenia lekarskiego, przeprowadzenia badania lekarskiego.

Wynik badania okulistycznego wskazujący na konieczność stosowania lub wymiany okularów obliguje pracodawcę do zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok, zgodnie z zaleceniami lekarza.

Reasumując należy stwierdzić, że w sytuacji, gdy pracownik zwróci się z prośbą do pracodawcy o skierowanie go na badania przed upływem terminu badania okresowego wskazanego przez lekarza w związku z pogorszeniem się wzroku, a lekarz potwierdzi pogorszenie się wzroku i konieczność zapewnienia bądź wymiany dotychczasowych okularów (szkieł) korekcyjnych na inne, to refundacja kosztów zakupu okularów będzie stanowiła przychód pracownika ze stosunku pracy objęty zwolnieniem od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Na Wnioskodawcy nie będą ciążyły obowiązki płatnika związane z potrąceniem zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych i wystawieniem informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.), odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Jednocześnie zauważyć należy, że niniejsza interpretacja oparta została na przepisach ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 200, z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r., poz. 108, z późn. zm.).

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny i zdarzenie przyszłe sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będą z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na ustawy Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w … w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

źródło: https://sip.mf.gov.pl/