Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 07-03-2018 r. – 0112-KDIL3-1.4011.11.2018.1.AA

Podatek dochodowy od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika

UZASADNIENIE

W dniu 8 stycznia 2018 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

Wniosek uzupełniono w dniu 25 stycznia 2018 r.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka prowadzi działalność w branży motoryzacyjnej i zatrudnia w Polsce ponad osiem tysięcy pracowników. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych Spółka jest zobowiązana do sporządzania i doręczania pracownikom informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11) za dany rok.

Spółka rozważa obecnie koncepcję dostarczania informacji PIT-11 przy pomocy środków komunikacji elektronicznej, co pozwoli na oszczędność czasu oraz zmniejszenie kosztów związanych z pocztową wysyłką PIT-11.

Informacja PIT-11 będzie przesyłana w formie pliku pdf. opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobrania podatku. Informacja PIT-11 będzie ponadto sporządzona przy zachowaniu wzoru określonego stosownymi przepisami wydanymi przez Ministra Finansów.

Spółka zamierza przesyłać informację PIT-11 za pomocą poczty e-mail na adres wskazany przez pracownika (lub zleceniobiorcę). Spółka będzie posiadała systemowe potwierdzenie wysłania PIT-11 na zdefiniowany przez pracownika adres mailowy. Spółka nie będzie natomiast posiadała potwierdzenia dostarczenia wiadomości.

Przed przesłaniem informacji PIT-11 w formie elektronicznej Spółka zamierza uzyskać zgodę pracownika (lub zleceniobiorcy) na taki sposób doręczenia.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy wskazany sposób doręczania pracownikom (lub zleceniobiorcom) informacji PIT-11 za pośrednictwem poczty e-mail jest zgodny z wymogami określonymi w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
2. Czy brak potwierdzenia dostarczenia PIT-11 pracownikowi jest zgodny z wymogami określonymi w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. 2017 poz. 201 t. j.) płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Obowiązki płatników określone są m.in. w ustawie z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 t. j. z późn. zm. dalej jako: „ustawa o PIT”). Jak stanowi art. 39 ust. 1 ustawy o PIT w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Zdaniem Spółki, przepisy ustawy o PIT w kontekście przekazywania informacji PIT-11 podatnikom nie stawiają szczególnych wymogów co do formy. Możliwe jest zatem doręczenie tej informacji zarówno w sposób tradycyjny przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, za pośrednictwem operatora pocztowego, jak również za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w tym poczty e-mail.

W związku z powyższym, mając na uwadze okoliczności, że

1. informacja PIT-11 będzie przesyłana na adres e-mail podany przez pracownika (zleceniobiorcę);
2. Spółka będzie posiadała raport potwierdzający do kogo zostały przesłane wiadomości e-mail zawierające informację PIT-11;
3. plik zawierający informację PIT-11 będzie opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobrania podatku;
4. informacja będzie sporządzona według określonego w przepisach wzoru;

Spółka stoi na stanowisku, że wskazany przez nią sposób doręczania pracownikom (lub zleceniobiorcom) informacji PIT-11 czyni zadość wymogom określonym w ustawie o PIT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest nieprawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

W myśl art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 200, z późn. zm.), w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Stosownie do treści art. 42 ust. 2 ww. ustawy, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w ust. 1, są obowiązani przesłać podatnikom, o których mowa:

1. w art. 3 ust. 1, oraz urzędom skarbowym przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi według miejsca zamieszkania podatnika wykonują swoje zadania – imienne informacje o wysokości dochodu, o którym mowa w art. 41 ust. 1, sporządzone według ustalonego wzoru;
2. w art. 3 ust. 2a, oraz urzędom skarbowym, przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonują swoje zadania – imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, również gdy płatnik w roku podatkowym sporządzał i przekazywał informacje w trybie przewidzianym w ust. 4.

W kontekście zagadnienia przedstawionego tutejszemu organowi do rozstrzygnięcia wyjaśnić należy, że niewywiązanie się przez płatnika z obowiązku przekazania podatnikowi i organowi podatkowemu przewidzianych prawem informacji stanowi przesłankę do pociągnięcia go do odpowiedzialności karno-skarbowej. Zgodnie bowiem z art. 80 § 2 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2017 r., poz. 2226, z późn. zm.) płatnik oraz podmiot, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, niepełniący funkcji płatnika, który wbrew obowiązkowi nie składa w terminie podatnikowi lub właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej lub informacji, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 2 powołanej ustawy, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Z zacytowanych przepisów wynika, że do obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych należy:

• obliczenie podatku,
• pobranie od podatnika podatku,
• wpłacenie podatku we właściwym terminie organowi podatkowemu,
• sporządzenie we właściwej formie informacji o wysokości osiągniętych dochodów i przekazanie jej podatnikowi i organowi podatkowemu.

Dokonując zatem interpretacji art. 39 ust. 1 oraz art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, należy potwierdzić, że nakładają one na płatników obowiązek przesłania/przekazania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym – imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11). Nie regulują natomiast trybu przekazania/przesłania podatnikom informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników.

Z tych też względów należy uznać, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (podany w tym celu) pod warunkiem, że zachowano wzór informacji PIT-11.

Odnosząc się zatem do przedstawionego zagadnienia należy stwierdzić, że dla oceny prawidłowego sposobu postępowania płatnika, należy mieć na względzie normę prawną stanowiącą sumę norm wynikających z treści art. 8 ustawy Ordynacja podatkowa, art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 80 § 2 Kodeksu karno-skarbowego.

Z tego też względu konieczne jest, aby w przypadku wystawienia informacji PIT-11 w formie elektronicznej:

• informacja taka sporządzona była według ustalonego wzoru;
• podatnicy wyrazili zgodę na otrzymanie informacji w formie elektronicznej;
• informacja ta opatrzona była bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobrania podatku;
• płatnik dysponował dowodem faktycznego przekazania i doręczenia podatnikowi wiadomości elektronicznej, którą przesłano PIT-11.

Tylko bowiem w przypadku spełnienia wszystkich wskazanych wyżej warunków możliwe jest uznanie, że płatnik w sposób prawidłowy wykonał ciążący na nim obowiązek przekazania pracownikowi informacji PIT-11.

Jednym z koniecznych elementów prawidłowego i skutecznego przekazania informacji PIT-11 drogą elektroniczną jest aby płatnik dysponował dowodem faktycznego przekazania i doręczenia podatnikowi wiadomości elektronicznej, którą przesłano PIT-11. W przedmiotowym wniosku wskazano, że Spółka nie będzie posiadała potwierdzenia dostarczenia wiadomości.

Wobec powyższego należy uznać, że wysłanie informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w formie pliku pdf. opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym i sporządzonej zgodnie z obowiązującym wzorem deklaracji, po wyrażeniu zgody pracownika (lub zleceniobiorcy) na otrzymanie ww. dokumentu w formie elektronicznej, bez potwierdzenia dostarczenia wiadomości, nie będzie stanowić o realizacji obowiązku przez płatnika, zgodnie z treścią art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Fakt, że Wnioskodawca nie będzie posiadał potwierdzenia otrzymania przez podatnika informacji PIT-11 spowoduje, że nie zostaną spełnione wszystkie konieczne warunki prawidłowego i skutecznego przekazania informacji PIT-11.

Reasumując, wskazany we wniosku sposób doręczenia pracownikom (lub zleceniobiorcom) informacji PIT-11 za pośrednictwem poczty e-mail, bez potwierdzenia otrzymania przez nich przedmiotowej wiadomości, nie jest zgodny z wymogami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

źródło: https://sip.mf.gov.pl/