Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18-12-2019 r. – 0115-KDIT2.4011.9.2019.1.HD

PIT-11 wysyłany przez email. Czy można przekazywać pracownikom i zleceniobiorcom PIT-11 elektronicznie? Jakie muszą być spełnione warunki do przekazywania przez płatnika informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej?

UZASADNIENIE

W dniu 5 listopada 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych zakresie możliwości przekazywania przez płatnika pracownikom zatrudnionym na podstawie umów o pracę lub umów cywilnoprawnych informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe.

Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się produkcją programów telewizyjnych, tj. seriali, filmów fabularnych, seriali paradokumentalnych.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą w Spółce zatrudnione są osoby wykonujące pracę w ramach stosunku pracy oraz osoby współpracujące ze Spółką na podstawie umów cywilnoprawnych (dalej: pracownicy).

Wnioskodawca pełni funkcje płatnika i realizuje obowiązki nałożone na niego na mocy art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W ramach realizacji przedmiotowych obowiązków Wnioskodawca przygotowuje imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru (PIT-11) i przesyła pracownikom.

Za zgodą pracowników Wnioskodawca przesyła informacje PIT-11 za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, tj. na wskazany przez pracowników adres e-mail. Informacje PIT-11 wysyłane są wówczas w formie pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym. Wnioskodawca posiada systemowe potwierdzenie wysłania informacji PIT-11 na wskazany przez pracowników adres e-mail, jednakże nie posiada potwierdzenia dostarczenia e-mail do pracowników, tj. otrzymania przez nich wiadomości.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy przekazywanie pracownikom, za ich zgodą, informacji PIT-11 – według ustalonego wzoru za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, tj. na wskazany przez nich adres e-mail w formie pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, bez potwierdzenia dostarczenia e-mail do pracowników – stanowi realizację nałożonego na Wnioskodawcę obowiązku, jako płatnika, określonego w art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Zdaniem Wnioskodawcy, przesyłanie pracownikom, za ich zgodą, informacji PIT-11 – według ustalonego wzoru za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, tj. na wskazany przez nich adres e-mail w formie pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, bez potwierdzenia dostarczenia e-mail do pracowników – stanowi realizację nałożonego na Wnioskodawcę obowiązku, jako płatnika, określonego w art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy Ordynacja podatkowa płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Artykuł 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Na podstawie art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych płatnicy, o których mowa w ust. 1, są obowiązani przesłać podatnikom, o których mowa:

1. w art. 3 ust. 1, oraz urzędom skarbowym przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi według miejsca zamieszkania podatnika wykonują swoje zadania – imienne informacje o wysokości dochodu, o którym mowa w art. 41 ust. 1, sporządzone według ustalonego wzoru;
2. w art. 3 ust. 2a, oraz urzędom skarbowym, przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonują swoje zadania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym – imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, również gdy płatnik w roku podatkowym sporządzał i przekazywał informacje w trybie przewidzianym w ust. 4.

Biorąc pod uwagę powyższe przepisy do obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych należy:

• obliczenie podatku,
• pobranie od podatnika podatku,
• wpłacenie podatku we właściwym terminie organowi podatkowemu,
• sporządzenie we właściwej formie informacji o wysokości osiągniętych dochodów i przekazanie jej podatnikowi i właściwemu organowi podatkowemu.

Zdaniem Wnioskodawcy, przepisy podatkowe nie regulują zasad przekazywania deklaracji podatnikom przez płatników. W odniesieniu do określonej w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych imiennej informacji PIT-11 ustawodawca wprowadził jedynie wymóg sporządzenia takiej informacji według ustalonego wzoru i przekazania jej podatnikom przez płatników.

Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych nie zawierają takich regulacji, tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej).

Należy zatem uznać, że przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez Wnioskodawcę pełniącego funkcję płatnika może nastąpić nie tylko w formie papierowej poprzez bezpośrednie jej doręczenie czy też drogą pocztową, ale również za zgodą podatnika przy pomocy środków komunikacji elektronicznej z podpisem elektronicznym na podany przez niego adres e-mail.

Ponadto Wnioskodawca zauważa, że żaden przepis ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie nakłada na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia podatnikowi informacji PIT-11. Skoro ustawodawca w art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych posłużył się jedynie pojęciem „przesłania”, w kontekście przekazania informacji PIT-11 podatnikowi przez płatnika, bez dalszego doprecyzowania, co konkretnie wchodziłoby w zakres „przesłania”, to – zdaniem Wnioskodawcy – nie można wywodzić nałożenia na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia informacji PIT-11 podatnikowi. Wobec tego, nie stanowi to obligatoryjnego warunku dla uznania, że płatnik wypełnił swój obowiązek wynikający z art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wobec powyższego – w ocenie Wnioskodawcy – należy uznać, że przekazywanie pracownikom za ich zgodą informacji PIT-11 za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, tj. na wskazany przez nich adres e-mail w formie pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, bez potwierdzenia doręczenia PIT-11, stanowi realizację nałożonego na Wnioskodawcę obowiązku, jako płatnika, określonego w art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Stanowisko Wnioskodawcy jednolicie znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej m.in.: z dnia 9 stycznia 2019 r. nr 0112-KDIL3-1.4011.11.2018.11.AA, z dnia 21 listopada 2018 r. nr 0112-KDIL3-1.4011.416.2018.1.AGR oraz z dnia 2 marca 2018 r. nr 0113-KDIPT2-1.4011.4.2018.1.RK.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 8 ustawy Ordynacja podatkowa płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Na podstawie art. 31 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1387, z późn. zm.) osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej

Na mocy art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – w brzmieniu obwiązującym od dnia 1 stycznia do 31 lipca 2019 r. – płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Natomiast art. 39 ust. 1 ww. ustawy – w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 sierpnia 2019 r. –stanowi, że płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46, 74 i 148. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

Natomiast na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa w art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz art. 18, osobom określonym w art. 3 ust. 1, są obowiązane jako płatnicy pobierać, z zastrzeżeniem ust. 4, zaliczki na podatek dochodowy, stosując do dokonywanego świadczenia, pomniejszonego o miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości określonej w art. 22 ust. 9 oraz o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, najniższą stawkę podatkową określoną w skali, o której mowa w art. 27 ust. 1.

Stosownie do treści art. 42 ust. 2 ww. ustawy płatnicy, o których mowa w ust. 1, są obowiązani przesłać podatnikom, o których mowa:

1. w art. 3 ust. 1, oraz urzędom skarbowym przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi według miejsca zamieszkania podatnika wykonują swoje zadania – imienne informacje o wysokości dochodu, o którym mowa w art. 41 ust. 1, sporządzone według ustalonego wzoru;
2. w art. 3 ust. 2a, oraz urzędom skarbowym, przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonują swoje zadania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym – imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, również gdy płatnik w roku podatkowym sporządzał i przekazywał informacje w trybie przewidzianym w ust. 4.

Z wniosku wynika, że w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą w Spółce zatrudnione są osoby wykonujące pracę w ramach stosunku pracy oraz osoby współpracujące ze Spółką na podstawie umów cywilnoprawnych. Wnioskodawca pełni funkcje płatnika i realizuje obowiązki nałożone na niego na mocy art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W ramach realizacji przedmiotowych obowiązków Wnioskodawca przygotowuje imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru (PIT-11) i przesyła pracownikom. Za zgodą pracowników Wnioskodawca przesyła informacje PIT-11 za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, tj. na wskazany przez pracowników adres e-mail. Informacje PIT-11 wysyłane są wówczas w formie pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym. Wnioskodawca posiada systemowe potwierdzenie wysłania informacji PIT-11 na wskazany przez pracowników adres e-mail, jednakże nie posiada potwierdzenia dostarczenia e-mail do pracowników, tj. otrzymania przez nich wiadomości.

W kontekście ww. zagadnienia w pierwszej kolejności wskazać należy, że niewywiązanie się przez płatnika z obowiązku przekazania podatnikowi i organowi podatkowemu przewidzianych prawem informacji stanowi przesłankę do pociągnięcia go do odpowiedzialności karno-skarbowej.

Zgodnie bowiem z art. 80 § 2 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2018 r., poz. 1958, z późn. zm.) płatnik oraz podmiot, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, niepełniący funkcji płatnika, który wbrew obowiązkowi nie składa w terminie podatnikowi lub właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej lub informacji, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 2 powołanej ustawy, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Z powołanych powyżej przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że do obowiązków płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych należy:

• obliczenie podatku;
• pobranie od podatnika podatku,
• wpłacenie podatku we właściwym terminie organowi podatkowemu,
• sporządzenie we właściwej formie informacji o wysokości osiągniętych dochodów i przekazanie jej podatnikowi i organowi podatkowemu.

Dokonując zatem interpretacji art. 39 ust. 1 oraz art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy stwierdzić, że nakładają one na płatników obowiązek przesłania/przekazania podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym – imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11). Jednocześnie przepisy te nie określają zasad przekazywania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym na podstawie stosunku pracy lub na podstawie umów cywilnoprawnych) informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników, tj. nie regulują zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisach tych ustawodawca wprowadził jedynie wymóg sporządzenia takich informacji według ustalonego wzoru i przekazania ich podatnikom przez płatników. Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają – tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej). Z tych względów należy uznać, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (podany w tym celu).

Wobec powyższego zgodzić się należy z Wnioskodawcą, że przesyłanie pracownikom, za ich zgodą, informacji PIT-11 – według ustalonego wzoru za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, tj. na wskazany przez nich adres e-mail w formie pliku w formacie PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym, bez potwierdzenia dostarczenia e-mail do pracowników – stanowi realizację nałożonego na Wnioskodawcę obowiązku, jako płatnika, określonego w art. 39 ust. 1 i art. 42 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zaznaczyć jednak należy, że wprawdzie żaden przepis ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie nakłada na płatnika obowiązku posiadania dowodu doręczenia podatnikowi deklaracji, to jednak w ewentualnym postępowaniu podatkowym to na płatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia doręczenia takiej deklaracji podatnikowi w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości. W szczególności w celach dowodowych płatnik będzie mógł przedstawić elektroniczne potwierdzenie odbioru wiadomości elektronicznej, którą przesłano deklaracje.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

źródło: https://sip.mf.gov.pl/

Wytłuszczenia dokonane przez redakcję