Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17-01-2018 r. – 0112-KDIL3-1.4011.341.2017.2.AA

Podatek dochodowy od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika dotyczących elektronicznego przechowywania informacji PIT-11

UZASADNIENIE

W dniu 14 listopada 2017 r. Spółka Akcyjna X złożyła w Urzędzie Skarbowym wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie. Pismem z dnia 22 listopada 2017 r. Naczelnik Urzędu Skarbowego przesłał wniosek wg właściwości Dyrektorowi Krajowej Informacji Skarbowej. Pismo wraz z wnioskiem wpłynęło do tut. Organu w dniu 28 listopada 2017 r.

Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, w związku z czym pismem z dnia 15 grudnia 2017 r. znak 0112-KDIL3-1.4011.341.2017.1.AA na podstawie art. 169 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa wezwano Wnioskodawcę do usunięcia braków w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania.

Wezwanie skutecznie doręczono w dniu 19 grudnia 2017 r., natomiast w dniu 27 grudnia 2017 r. wniosek uzupełniono (nadano w polskiej placówce pocztowej w dniu 22 grudnia 2017 r.).

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca (dalej: „Spółka”, „Bank”) jest bankiem krajowym, prowadzącym działalność na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r. poz. 1988). Spółka zatrudnia około 3.000 osób na podstawie umów o pracę. Zgodnie z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350, z późn.zm., dalej: „ustawa o pdof”) Wnioskodawca jako płatnik zobowiązany jest obliczyć i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od pracowników, którzy uzyskują od Wnioskodawcy przychody ze stosunku pracy. Spółka sporządza i przekazuje pracownikom oraz urzędom skarbowym właściwym dla pracowników imienne informacje o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (dalej: „PIT-11”, „informacje podatkowe”).

W związku z dużą skalą generowania informacji PIT-11, Spółka wdrożyła proces udostępniania pracownikom powyższych informacji podatkowych w formie elektronicznej przy użyciu dedykowanej aplikacji, oferowanej przez dostawcę informatycznego systemu kadrowo- płacowego.

Każdy z pracowników Spółki ma dostęp do wewnętrznej, odpowiednio zabezpieczonej, sieci komputerowej. Dostęp pracownika do sieci komputerowej realizowany jest poprzez logowanie przy użyciu indywidualnego loginu i hasła (hasło generowane i aktualizowane jest przez pracownika).

Pracownicy, po zalogowaniu do wewnętrznej sieci, posiadają także dostęp do indywidualnego konta w informatycznej aplikacji kadrowo-płacowej. Pracownicy mają dostęp do aplikacji tylko z zabezpieczonej sieci bankowej oraz służbowych komputerów pracowniczych.

Proces udostępniania pracownikom informacji PIT-11 następuje zgodnie z poniższą procedurą:

1. Przygotowanie informacji podatkowych, zgodnie z obowiązującym wzorem deklaracji określonym w rozporządzeniu Ministra Finansów.
2. Podpisanie informacji podatkowych kwalifikowanym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego certyfikatu, przez osobę odpowiedzialną za obliczenie i pobranie podatku oraz umocowaną przez Wnioskodawcę do działania w tym zakresie.
3. Na PIT-11 naniesiony zostaje znak graficzny informujący, że dokument został podpisany cyfrowo.
4. Informacje podatkowe dla poszczególnych pracowników zostają zamieszczone w opisanej wyżej zabezpieczonej aplikacji informatycznej w nieedytowalnym formacie PDF i są dostępne do odczytu, pobrania i wydrukowania; dostęp do danej informacji podatkowej jest możliwy jedynie po zalogowaniu się na indywidualne konto pracownika, którego dotyczy dana informacja.
5. Za pomocą środków komunikacji elektronicznej (na służbowy adres e-mail), zostaje podatnikowi wysłana:
   1. informacja o zamieszczeniu PIT-11 w zabezpieczonej aplikacji informatycznej,
   2. informacja o adresie www strony, na której zamieszczona została informacja podatkowa wraz z linkiem przekierowującym,
6. Aplikacja zapisuje datę pierwszego dostępu pracownika do zamieszczonego dokumentu PIT-11.
7. Z operacji typu: logowanie i pobranie możliwe jest wygenerowanie imiennego raportu z datą pierwszego zapoznania się pracownika z udostępnioną informacją PIT-11.

Ponadto Spółka przechowuje udostępnione pracownikom informacje PIT-11 w formie elektronicznej, w postaci plików PDF przez okres nie krótszy niż okres przedawnienia zobowiązań podatkowych za rok, za który informacja PIT-11 została wystawiona.

Wnioskodawca przed wdrożeniem powyższego rozwiązania zorganizował akcję informacyjną skierowaną do pracowników, zakładającą przesłanie serii maili, (wraz z dokładnym instruktażem) informujących o możliwości pobrania przez pracownika PIT-11 z aplikacji. Bank w treści maili przedstawił procedurę udostępniania informacji podatkowych drogą elektroniczną, zawierającą szczegółową instrukcję postępowania w celu pobrania informacji PIT-11. Bank będzie przeprowadzał opisaną akcję informacyjną w każdym roku podatkowym.

Dodatkowo pracownikom, którzy z powodu nieobecności nie mieli możliwości zalogowania się do informatycznej aplikacji kadrowo-płacowej w okresie pomiędzy przesłaniem wiadomości o udostępnieniu informacji PIT-11 w aplikacji a końcem lutego danego roku, informacja PIT-11 przekazywana jest w formie papierowej, za pośrednictwem operatora pocztowego.

Uzupełniając wniosek Euro Bank informuje, że nie posiada zgód pracowników na udostępnienie informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy w opisanym stanie faktycznym Bank, jako płatnik, realizuje ciążący na nim obowiązek przekazania stosownej informacji podatkowej wynikający z art. 39 ust. 1 ustawy o pdof?
2. Czy niezbędnym warunkiem wywiązania się płatnika z obowiązku przekazania PIT-11 jest uzyskanie przez pracodawcę pisemnej zgody od pracownika, na taką formę przekazania PIT-11?
3. Czy raport z logowania pracowników do informatycznej aplikacji kadrowo-płacowej będzie wystarczającym potwierdzeniem przekazania PIT-11 podatnikom?
4. Czy informacje PIT-11 opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu mogą być przechowywane w formie elektronicznej – w postaci plików PDF zarchiwizowanych na serwerach Wnioskodawcy przez czas ustawowo określony?

Zdaniem Wnioskodawcy, w odniesieniu do pytania nr 1, generując informacje podatkowe w formie elektronicznej i udostępniając je pracownikom w informatycznej aplikacji kadrowo-płacowej w sposób przedstawiony w opisie stanu faktycznego Spółka dochowuje obowiązków, o których mowa w art. 39 ust. 1 ustawy o pdof.

Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. 1997 Nr 137 poz. 926, z późn. zm. dalej „Ordynacja podatkowa”), płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Art. 31 ustawy o pdof stanowi, że płatnik jest zobowiązany obliczyć i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzenia, które wypłacane jest w ramach stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, a także od zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego.

Natomiast zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o pdof, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i właściwemu urzędowi skarbowemu imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru.

Z przytoczonych powyżej przepisów wynika obowiązek płatników do przesyłania podatnikom imiennych informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy w określonym terminie.

Przepisy ustawy o pdof nie określają natomiast w jaki sposób informacje PIT-11 powinny zostać przesłane do podatnika, aby obowiązki przewidziane w art. 39 ust. 1 ustawy o pdof zostały uznane za spełnione.

Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz wydane na jej podstawie rozporządzenia wykonawcze takich regulacji nie zawierają, tak jak ma to miejsce np. w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji PIT-11 a także PIT-8C za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej).

Z tych względów należy uznać, że ustawodawca, inaczej niż w przypadku przesyłania tych dokumentów do urzędów skarbowych, nie narzucił żadnej szczególnej formy ich przekazywania podatnikom. W praktyce oznacza to, że przesłanie podatnikom PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie ich doręczenie w tradycyjnej, papierowej formie, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W szczególności, dopuszczalne jest przekazanie PIT-11 w formie pliku PDF opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym za pomocą informatycznej aplikacji kadrowo-płacowej, do której pracownicy mają dostęp umożliwiający im logowanie na indywidualne konto poprzez podanie unikalnego loginu oraz hasła dostępu.

Ponadto podkreślić należy, że zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. 2001 Nr 130 poz. 1450, z późn. zm.), bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu stanowi dowód tego, że został złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako składającą podpis elektroniczny. Zatem, opatrzenie informacji bezpiecznym podpisem elektronicznym pozwoli zweryfikować, czy została ona sporządzona przez upoważniony podmiot, jak również zapewni, że podpisany dokument nie podlegał żadnym modyfikacjom.

Dopuszczalność udostępniania informacji PIT-11 podatnikowi w formie elektronicznej potwierdzają również zgodnie organy podatkowe w licznych interpretacjach indywidualnych, np.

• IPPB2/45111-11/15-4/MK z dnia 2 kwietnia 2015 r.
• IBPBII/1/415-951/14/ MK z dnia 11 lutego 2015 r.
• IPTPB1/415-163/13-8/14-S/KSU z dnia 7 maja 2014 r.
• ILPB1/415-268/12-2/AMN z dnia 5 czerwca 2012 r.
• IPPB4/415-791/11-3/MP z dnia 13 stycznia 2012 r.
• IBPBII/1/415-388/11/MK z dnia 7 lipca 2011 r.

Organy podatkowe w każdej z powyżej wskazanych interpretacji wyjaśniły, że przekazanie informacji PIT-11 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem jednak, że zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 i będzie ona zawierać wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa (w tym podpis elektroniczny lub tradycyjny). Informacja PIT-11 zapisana w formacie PDF, udostępniona w dedykowanej aplikacji może być podpisana kwalifikowanym, bezpiecznym podpisem elektronicznym. Tym samym nie jest konieczny w tym wypadku podpis tradycyjny.

Organy podatkowe w powyżej przywołanych interpretacjach potwierdziły, że płatnik przekazując podatnikowi imienną informację podatkową za pomocą środków komunikacji elektronicznej, opatrzoną cyfrowym podpisem, przy zachowaniu wzoru deklaracji określonego we właściwym rozporządzeniu Ministra Finansów, realizuje obowiązek przekazania podatnikowi imiennej informacji, o której mowa w art. 39 ust. 1 ustawy o pdof.

W kwestii możliwości przesłania przez płatnika podatnikowi imiennej informacji drogą elektroniczną wypowiedział się także Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z 22 października 2010 r. (sygn. akt I SA/Po 486/10). W omawianym orzeczeniu Sąd stwierdził, że „w przepisach prawa nie można doszukać się też przeszkód w uznaniu, że przekazanie deklaracji podatnikowi przez płatnika może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w sytuacji gdy wiadomość jest przesyłana w formie wiadomości elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (pracownika podanym w tym celu) pod warunkiem, że zachowano wzór deklaracji”.

Dodatkowo, według Wnioskodawcy, sposób przesyłania informacji PIT-11 podatnikom drogą elektroniczną wynika z wytycznych Ministerstwa Finansów. Zgodnie z informacją zamieszczoną na stronach Ministerstwa Finansów w dniu 8 stycznia 2013 r. „Drogą elektroniczną mogą być składane między innymi informacje o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (PIT-11). Deklaracje w takiej formie przekazywać można nie tylko do urzędów skarbowych, ale także samym pracownikom, co daje dodatkowe oszczędności.”

W świetle przytoczonych powyżej argumentów, zdaniem Banku, udostępnienie pracownikom informacji PIT-11 (w wersji PDF, w postaci nieedytowanych plików) opatrzonych bezpiecznym podpisem elektronicznym, w informatycznej aplikacji, do której pracownik ma indywidualny dostęp chroniony hasłem, stanowi realizację przez Bank obowiązków płatnika wynikających z art. 39 ust. 1 ustawy o pdof, gdyż są spełnione w tym zakresie wszystkie warunki, tj.:

• informacja podatkowa sporządzona jest według obowiązującego wzoru (PIT-11);
• informacja podatkowa podpisana jest bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę umocowaną przez Wnioskodawcę do działania w tym zakresie;
• Bank jako płatnik, dysponuje dowodem w postaci wygenerowanego raportu potwierdzającego odczyt tych dokumentów przez pracownika w informatycznej aplikacji kadrowo-płacowej z możliwością ich osobistego wydruku, co w ocenie Wnioskodawcy stanowi potwierdzenie faktycznego przekazania pracownikowi wiadomości elektronicznej, którą przesłano PIT-11.

Zdaniem Wnioskodawcy, w odniesieniu do pytania nr 2, z uwagi na brak przepisów które zobowiązywałyby płatnika do uzyskania zgody podatnika (w tym pisemnej zgody) na przekazanie mu informacji PIT-11 drogą elektroniczną, nie jest wymagane uzyskanie przez Spółkę takiej zgody.

W konsekwencji, w ocenie Banku, dojdzie do skutecznego wywiązania się z obowiązku przekazania informacji PIT-11 w formie elektronicznej.

Stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie znajduje potwierdzenie w interpretacjach podatkowych, dotyczących omawianego zagadnienia, m.in.:

• IBPBII/1/415-951/14/MK z dnia 11 lutego 2015 r.
• IPTPB1/415-163/13-8/14-S/KSU z dnia 7 maja 2014 r.
• IPPB4/415-791/11-3/MP z dnia 13 stycznia 2012 r.

Zdaniem Wnioskodawcy, w odniesieniu do pytania nr 3, wystarczającym potwierdzeniem przekazania podatnikowi informacji PIT-11 drogą elektroniczną jest wygenerowany z informatycznej aplikacji kadrowo-płacowej raport, zawierający informacje o logowaniu się podatnika do przedmiotowej aplikacji oraz wskazujący datę pierwszego zapoznania się pracownika z udostępnioną informacją PIT-11.

Zdaniem Spółki wskazany raport, wygenerowany i zapisany automatycznie w przypadku otworzenia przez podatnika wiadomości zawierającej informację PIT-11, jest wystarczającym dowodem dostarczenia dokumentu w taki sposób, który umożliwił podatnikowi zapoznanie się z nim. Zgodnie bowiem ze stanowiskiem Sądu Najwyższego wyrażonym w wyrokach z 16 marca 1995 r., I PRN 2/95 oraz z 9 grudnia 1999 r., I PKN 430/99, możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia woli nie musi równać się faktycznemu zapoznaniu z jego treścią. Skuteczne zatem doręczenie oświadczenia woli to takie, które daje adresatowi możliwość zapoznania się z oświadczeniem, choćby nawet w rzeczywistości tego nie uczynił.

Oznacza to, że w przypadku zaistnienia w tym zakresie wątpliwości Wnioskodawca będzie dysponował dla celów dowodowych opisanym raportem, generowanym przez informatyczną aplikację kadrowo-płacową, stanowiącym potwierdzenie doręczenia informacji PIT-11 podatnikowi we wskazanym dniu. Stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie znajduje potwierdzenie w wydawanych indywidualnych interpretacjach podatkowych dotyczących analogicznych zdarzeń przyszłych lub stanów faktycznych, m.in.:

• ILPB2/4511-1-1106/15-2/TR z dnia 1 lutego 2016 r.
• IBPBII/1/415-951/14/MK z dnia 11 lutego 2015 r.
• IPPB4/415-791/11-3/MP7 z dnia 13 stycznia 2012 r.

Zdaniem Wnioskodawcy, w odniesieniu do pytania nr 4, elektroniczne przechowywanie informacji podatkowych sporządzonych w formie elektronicznej oraz opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym stanowi wypełnienie obowiązku przewidzianego w art. 32 § 1 Ordynacji podatkowej.

Zgodnie z powołanym przepisem, płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta.

Zarówno przepisy Ordynacji podatkowej jak i ustawy o pdof nie zabraniają przechowywania informacji PIT-11w formie elektronicznej. Ustawodawca w żadnej regulacji nie precyzuje, czy ww. informacje podatkowe mają być przechowywane w szczególnej formie.

Według Wnioskodawcy, przydatne w tej kwestii może być uregulowanie zawarte w art. 3a oraz art. 3b Ordynacji podatkowej, przewidujące możliwość składania do właściwych urzędów skarbowych deklaracji (o których mowa w art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej, w tym także informacji podatkowych) za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Deklaracje te powinny być sporządzone w przewidzianej prawem formie oraz powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Możliwość dostarczania deklaracji w formie elektronicznej eliminuje konieczność materializowania ich w formie papierowej przesyłania do konkretnego urzędu. W ocenie Spółki, należy z tego wnioskować, że skoro dla urzędu skarbowego dostarczenie deklaracji w formie elektronicznej jest prawnie wiążące, także ich przechowywanie w tej formie nie narusza obowiązku wynikającego z art. 32 § 1 Ordynacji podatkowej.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, z uwagi na brak regulacji prawnych, określających sposób przechowywania przez płatnika informacji PIT-11, dopuszczalne jest ich przechowywanie w formie elektronicznej w terminie wskazanym w art. 32 § 1 Ordynacji podatkowej.

Możliwość przechowywania informacji PIT-11 w formie elektronicznej przez okres przewidziany przepisami prawa potwierdzają organy podatkowe, m.in. w poniższych interpretacjach indywidualnych:

• IPTPB1/415-163/13-8/14-S/KSU z dnia 7 maja 2014 r.
• ILPB1/415-1300/09-3/AA z dnia 19 lutego 2010 r.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego w zakresie obowiązków płatnika:

• w części dotyczącej elektronicznego przechowywania informacji PIT-11 (pytanie nr 4) – jest prawidłowe,
• w pozostałej części – jest nieprawidłowe.

Zgodnie z treścią art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Zgodnie z przepisem art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 2032, z późn. zm.) w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w art. 31, art. 33 i art. 35, są obowiązani przesłać podatnikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika, o którym mowa w art. 3 ust. 2a, urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, z zastrzeżeniem ust. 5. Informację, o której mowa w zdaniu pierwszym, sporządza się również w przypadku dokonywania wypłaty świadczeń określonych w art. 21 ust. 1 pkt 46 i 74. W informacji tej wykazuje się również dochody zwolnione od podatku na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub innych umów międzynarodowych.

W myśl art. 42 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, z zastrzeżeniem art. 45ba ust. 4, płatnicy, o których mowa w ust. 1, są obowiązani przesłać podatnikom, o których mowa:

1. w art. 3 ust. 1, oraz urzędom skarbowym przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi według miejsca zamieszkania podatnika wykonują swoje zadania – imienne informacje o wysokości dochodu, o którym mowa w art. 41 ust. 1, sporządzone według ustalonego wzoru;
2. w art. 3 ust. 2a, oraz urzędom skarbowym, przy pomocy których naczelnicy urzędów skarbowych właściwi w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonują swoje zadania – imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru, również gdy płatnik w roku podatkowym sporządzał i przekazywał informacje w trybie przewidzianym w ust. 4.

W kontekście zagadnienia przedstawionego tutejszemu organowi do rozstrzygnięcia wyjaśnić należy, że niewywiązanie się przez płatnika z obowiązku przekazania podatnikowi i organowi podatkowemu przewidzianych prawem informacji stanowi przesłankę do pociągnięcia go do odpowiedzialności karno-skarbowej. Zgodnie bowiem z art. 80 § 2 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2017 r. poz. 2226) płatnik, podmiot, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, niepełniący funkcji płatnika lub pośredni odbiorca, który wbrew obowiązkowi nie składa w terminie podatnikowi lub właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej lub informacji, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 2 lub art. 42c ust. 1 powołanej ustawy, podlega karze grzywny do 180 stawek dziennych.

Dokonując zatem interpretacji art. 39 ust. 1 oraz art. 42 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy potwierdzić, że nakładają one na płatników obowiązek przesłania/przekazania, w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym, podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym – imiennej informacji sporządzonej według ustalonego wzoru (PIT-11). Nie regulują natomiast trybu przekazania/przesłania podatnikom informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 przez płatników.

Z tych też względów należy uznać, że przekazanie/przesłanie podatnikom informacji PIT-11 przez płatników może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej z podpisem elektronicznym na adres podatnika (podany w tym celu) pod warunkiem, że zachowano wzór informacji PIT-11.

Odnosząc się zatem do przedstawionego zagadnienia należy stwierdzić, że dla oceny prawidłowego sposobu postępowania płatnika, należy mieć na względzie normę prawną stanowiącą sumę norm wynikających z treści art. 8 ustawy Ordynacja podatkowa, art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 80 § 2 Kodeksu karno-skarbowego.

Z tego też względu konieczne jest, aby w przypadku wystawienia informacji PIT-11 w formie elektronicznej:

• informacja taka sporządzona była według ustalonego wzoru;
• podatnicy wyrazili zgodę na otrzymanie informacji w formie elektronicznej;
• informacja ta opatrzona była bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobrania podatku;
• płatnik dysponował dowodem faktycznego przekazania i doręczenia podatnikowi wiadomości elektronicznej, którą przesłano PIT-11.

Tylko bowiem w przypadku spełnienia wszystkich wskazanych wyżej warunków możliwe jest uznanie, że płatnik w sposób prawidłowy wykonał ciążący na nim obowiązek przekazania pracownikowi informacji – PIT-11.

Jednym z koniecznych elementów prawidłowego i skutecznego przekazania informacji PIT-11 drogą elektroniczną jest uzyskanie zgody pracowników. Przy czym, nie ma znaczenia czy zgoda zostanie udzielona przez pracowników pisemnie, bądź w inny sposób. W przedmiotowym wniosku wskazano, że Wnioskodawca nie posiada zgód pracowników na udostępnienie informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Można zatem uznać, że w opisanej we wniosku sytuacji obowiązek ten nie zostanie spełniony w sposób prawidłowy. Wyjaśnić bowiem należy, że przekazanie pracownikowi informacji PIT-11 sporządzonej zgodnie z obowiązującym wzorem deklaracji, podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wysłanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej, z wykorzystaniem zabezpieczonej informatycznej aplikacji kadrowo-płacowej oraz możliwością wygenerowania imiennego raportu z datą pierwszego zapoznania się pracownika z informacją PIT-11, nie będzie stanowić o realizacji obowiązku przez płatnika, zgodnie z treścią art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Fakt, że Wnioskodawca nie będzie posiadał zgody pracowników na udostępnienie informacji PIT-11 za pomocą środków komunikacji elektronicznej spowoduje, że nie zostaną spełnione wszystkie konieczne warunki prawidłowego i skutecznego przekazania informacji PIT-11.

Podsumowując, w przedmiotowej sprawie Bank, jako płatnik nie realizuje w sposób prawidłowy ciążącego na nim obowiązku przekazania stosownej informacji podatkowej, wynikającego z art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdyż jak wyjaśniono powyżej niezbędnym warunkiem wywiązania się płatnika z ww. obowiązku jest uzyskanie zgody – pisemnie lub w jakiejkolwiek innej formie – pracownika, na taką formę przekazania PIT-11. W związku z powyższym, raport z logowania pracowników do informatycznej aplikacji kadrowo-płacowej nie będzie wystarczającym potwierdzeniem przekazania PIT-11 podatnikom.

Odnosząc się natomiast do kwestii elektronicznego przechowywania informacji podatkowych należy wskazać na treść art. 32 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta.

Informacja PIT-11 nie ma związku z poborem podatku, jest ona imienną informacją o wysokości dochodu i pobranych zaliczkach przez płatnika na podatek dochodowy od osób fizycznych, której treść można odtworzyć na podstawie innych dokumentów, które płatnik ma obowiązek przechowywać.

A zatem powołane przepisy nie nakładają na płatnika obowiązku przechowywania kopii informacji PIT-11 w formie papierowej, można więc uznać, że dopuszczalne jest przechowywanie przez płatnika informacji o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy na nośnikach elektronicznych.

W konsekwencji, informacje PIT-11 opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu mogą być przechowywane w formie elektronicznej – w postaci plików PDF zarchiwizowanych na serwerach Wnioskodawcy przez czas ustawowo określony.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Odnosząc się do powołanych przez Wnioskodawcę pism urzędowych co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, tut. Organ informuje, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Odnosząc się do powołanego przez Wnioskodawcę wyroku sądu administracyjnego tut. Organ informuje, że w myśl zasady wyrażonej w art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) został on wydany w indywidualnej sprawie i dotyczy wyłącznie tej sprawy, w której zapadł.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

źródło: https://sip.mf.gov.pl/