Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23-10-2017 r. – 0112-KDIL3-1.4011.234.2017.1.AA

Obowiązki płatnika

UZASADNIENIE

W dniu 30 sierpnia 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Spółka (dalej: Wnioskodawca) prowadzi działalność w zakresie produkcji i handlu materiałami budowlanymi (m.in. folią izolacyjną, geosyntetykami). Spółka świadczy również usługi polegające na instalacji (montażu) tych produktów.

Spółka zatrudnia pracowników, którym w celu wykonywania obowiązków służbowych powierzone zostają samochody służbowe.

W Spółce nie obowiązuje regulamin lub inny akt wewnętrzny, który regulowałby kwestię możliwości i sposobu korzystania z samochodów służbowych.

Jeżeli samochód służbowy jest oddawany pracownikowi Spółki do używania w celach służbowych, to między tym pracownikiem a Spółką zawierana jest umowa o użytkowaniu i odpowiedzialności. Wszystkie umowy zawierane są według jednego wzoru, dlatego ich treść, poza oznaczeniem stron, jest taka sama.

Zgodnie z Umowami pracownicy zobowiązują się m.in. do:

• zachowania należytej dbałości o samochód oraz przyjmują odpowiedzialność za ewentualne jego uszkodzenie, niewynikające z normalnego użytkowania, a także kradzież, będącą wynikiem niezachowania warunków umowy;
• w przypadku szkody w samochodzie powstałej z winy pracownika, zobowiązuje się on do jej pokrycia w wysokości 20% wartości szkody, ale nie mniej niż 200 zł;
• w celu zapewnienia prawidłowej eksploatacji i zabezpieczenia samochodu pracownik zobowiązuje się w szczególności do: przestrzegania przepisów prawa drogowego, utrzymania samochodu w należytym stanie technicznym, dokonywania okresowych przeglądów, itp.;
• właściwego zabezpieczenia samochodu oraz jego parkowania po godzinach pracy w miejscu utrudniającym lub uniemożliwiającym jego uszkodzenie lub kradzież.

Pracownicy mogą korzystać z samochodów służbowych dla celów prywatnych. Umowy zawierają następujące regulacje w tym zakresie:

• „Pracownik może korzystać z samochodu bez ograniczeń w godzinach pracy”;
• „Po godzinach pracy oraz w czasie urlopu Pracownik może korzystać z samochodu:
  1. samochody bez instalacji GPS:
     1. Utrzymanie samochodu pokrywa Pracownik;
  2. samochody z instalacją GPS:
     1. Utrzymanie samochodu pokrywa Pracownik;
     2. Konieczne jest wcześniejsze pisemne zgłoszenie w dziale księgowości;
     3. Po tym fakcie należy przedłożyć dokument zakupu (paliwa, oleju ew. inne) pokrywający koszt eksploatacji.”

Powyższe zapisy Umów oznaczają, że w godzinach pracy, rozumianych przez Spółkę jako czas, w którym pracownik może wykonywać swoje obowiązki, pracownik jest uprawniony do tego, aby samochód służbowy wykorzystywać dla celów prywatnych.

Po drugie, poza godzinami pracy i w czasie urlopów, pracownicy również mogą swobodnie korzystać z samochodów służbowych dla celów prywatnych.

Spółka nie prowadzi ewidencji, czy i w jakim zakresie pracownicy faktycznie korzystają z samochodów służbowych dla celów prywatnych. Zasadą jest jednak, że pracownicy wykorzystują samochody co najmniej do przemieszczania się między miejscem zamieszkania a siedzibą Spółki. W praktyce, jedynie w czasie urlopów lub choroby, samochody nie są używane dla celów prywatnych (są pozostawiane na parkingu Spółki), chyba, że pracownik zgłosi chęć używania samochodu również w tym okresie.

Spółka dolicza pracownikom do przychodów ze stosunku pracy wartość pieniężną świadczeń w postaci korzystania z samochodu służbowego dla celów prywatnych, w wysokości:

1. – 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600m³,
2. – 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika od 1600m³.

Co do zasady, Spółka dolicza przychód w pełnej wysokości. Z uwagi na zapisy Umów, a także brak możliwości kontrolowania, kiedy pracownicy faktycznie korzystali z samochodów służbowych dla celów prywatnych, Spółka uznaje, że pracownicy wykorzystują dla tych celów samochody przez cały miesiąc.

Jedynie w przypadku, gdy w czasie urlopów lub choroby pracowników samochody są pozostawiane na parkingu Spółki i w związku z tym Spółka ma pewność, że samochody nie są używane dla celów prywatnych pracowników, Spółka oblicza przychód z tytułu korzystania z samochodów służbowych według wzoru:

Przychód = K x (1/30 x R)

• K – ilość dni w miesiącu, w jakich pracownik korzystał z samochodu,
• R – miesięczny ryczał wg art. 12 ust. 2a ustawy o PIT (250 zł lub 400 zł).

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy w przedstawionym stanie faktycznym Spółka, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, postępuje prawidłowo uznając świadczenia na rzecz pracowników Spółki za przychód, w wysokościach określonych w art. 12 ust. 2a ustawy o PIT, w stosunku do którego będzie zobowiązana do obliczenia i pobrania podatku oraz wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedstawionym stanie faktycznym Spółka, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, postępuje prawidłowo uznając świadczenia na rzecz pracowników Spółki za przychód, w wysokościach określonych w art. 12 ust. 2a ustawy o PIT, w stosunku do którego będzie zobowiązana do obliczenia i pobrania podatku oraz wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Zgodnie z treścią art. 12 ust. 2a ustawy o PIT, wartość pieniężną z tytułu nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w formie ryczałtu, tj. 250,00 zł miesięcznie dla samochodów o pojemności silnika do 1.600 cm3 oraz 400,00 zł miesięcznie dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1.600 cm3. Natomiast zgodnie z art. 12 ust. 2b ustawy o PIT, w przypadku wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca, wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot określonych w art. 12 ust. 2a ustawy o PIT.

W ocenie Wnioskodawcy, jest on uprawniony a nawet zobowiązany jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych do uznania świadczenia na rzecz pracowników spółki za przychód, w stosunku do którego będzie on zobowiązany do obliczenia i pobrania podatku oraz wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Spółka jest uprawniona do ustalania miesięcznego przychodu w pełnej wysokości – wg kwot wskazanych w art. 12 ust. 2b ustawy o PIT. Przy braku możliwości kontrolowania, kiedy pracownicy faktycznie (fizycznie) korzystali z samochodów służbowych dla celów prywatnych, Spółka uznaje, że pracownicy wykorzystują dla tych celów samochody przez cały miesiąc.

Jedynie w przypadku, gdy w czasie urlopów lub choroby pracowników samochody są pozostawiane na parkingu Spółki i w związku z tym Spółka ma pewność, że samochody nie są używane dla celów prywatnych pracowników, Spółka oblicza przychód z tytułu korzystania z samochodów służbowych według wzoru przedstawionego w opisie stanu faktycznego wniosku.

W ocenie Spółki nie ma znaczenia, że umowa przewiduje możliwość prywatnego użytkowania w godzinach pracy – jest to uzasadnione tym, że w sytuacjach losowych pracownicy mogą np. mieć konieczność szybkiego przemieszczenia się wykorzystując samochód (np. konieczność odebrania chorego dziecka z przedszkola). Poza tym, praktyka i doświadczenie życiowe wskazują, że nie da się uniknąć „załatwiania” przez pracowników prywatnych spraw w godzinach pracy (np. pracownik przemieszczając się ze spotkania biznesowego do biura wstępuje do sklepu po prywatne zakupy). W konsekwencji w umowach zawarto zapis o korzystaniu z samochodu do celów prywatnych w godzinach pracy. Nie wpływa to natomiast na konieczność rozliczenia takiego użytkowania przewidzianym w przepisach ryczałtem.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 2032, z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Na podstawie art. 11 ust. 1 powołanej ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 25b i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Przy czym, w myśl art. 11 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem art. 12 ust. 2-2c, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.

Zgodnie z treścią art. 11 ust. 2a ww. ustawy, wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

1. jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia – według cen stosowanych wobec innych odbiorców;
2. jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione – według cen zakupu;
3. jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku – według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku;
4. w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Tut. Organ zauważa, że dla celów podatkowych przez nieodpłatne świadczenie należy rozumieć wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne (tj. niezwiązane z kosztami lub inną forma ekwiwalentu) przysporzenie majątku, mające konkretny wymiar finansowy. Innymi słowy pod tym pojęciem należy rozumieć każde działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 powołanej ustawy, odrębnym źródłem przychodów jest stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Jak wynika natomiast z treści art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z treścią art. 31 ww. ustawy, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że Spółka (Wnioskodawca) udostępnia pracownikom samochody służbowe do celów prywatnych. Zatem w świetle przytoczonych powyżej przepisów udostępnienie przez Spółkę samochodów służbowych do celów prywatnych pracowników będzie skutkowało dla nich powstaniem przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń.

Przychód, który powstanie po stronie pracowników Spółki należy zakwalifikować do źródła, o którym mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. do przychodów ze stosunku pracy.

Stosownie do treści art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:

1. 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm³;
2. 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm³.

W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot określonych w ust. 2a (art. 12 ust. 2b ww. ustawy).

Jednocześnie art. 12 ust. 3 powołanej ustawy wskazuje, że wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych ustala się według zasad określonych w art. 11 ust. 2-2b.

Z powyższych przepisów wynika zatem, że w przypadku korzystania przez pracowników z samochodu służbowego, u pracownika korzystającego z samochodu dla celów prywatnych należy rozpoznać podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych przychód w wysokości ustalonej w oparciu o wyżej wskazane normy prawne.

Jak wskazano we wniosku pracownicy Spółki mogą korzystać z samochodów bez ograniczeń w godzinach pracy, po godzinach pracy oraz w czasie urlopu. Zarówno w przypadku samochodu bez instalacji GPS jak i z instalacją GPS – utrzymanie samochodu – wykorzystywanego dla celów prywatnych – pokrywają pracownicy.

Mając na uwadze przedstawiony we wniosku opis zdarzenia oraz powyższe uregulowania prawne stwierdzić należy, że świadczenia na rzecz pracowników Spółki w wysokościach określonych w art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych będą stanowiły przychód dla pracowników. W związku z tym Wnioskodawca jako płatnik będzie zobowiązany do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek oraz wpłacenia jej we właściwym terminie.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k–14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2017 r., poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

źródło: https://sip.mf.gov.pl/