Dodatek za rozłąkę kierowców międzynarodowych a składki ZUS – interpretacja ZUS z 10-1-2025 r. – DI/200000/43/1155/2024

Czy dodatek za rozłąkę dla kierowców międzynarodowych podlega oskładkowaniu?

UZASADNIENIE

Wnioskiem złożonym 06 grudnia 2024 r., Przedsiębiorca wystąpił do Zakładu o wydanie indywidualnej interpretacji w trybie art. 34 ustawy Prawo przedsiębiorców. W dniu 16 grudnia 2024 r. wniosek został uzupełniony przez Przedsiębiorcę.

Opis zdarzenia przyszłego:

Przedsiębiorca to międzynarodowa firma transportowa działająca na rynku od ponad 25 lat, realizuje transporty krajowe oraz międzynarodowe. W odpowiedzi na zapotrzebowanie klientów Przedsiębiorca stale poszerza ofertę o transporty na terenie krajów Unii Europejskiej, a także dalej do krajów poza unijnych. Przedsiębiorca stale współpracuje z kontrahentami z takich krajów jak: Włochy Niemcy, Francja, Hiszpania, Portugalia, Rumunia, Bułgaria, Grecja, Chorwacja, Finlandia, Norwegia, Ukraina, Białorusi oraz Turcja. Obecnie firma zatrudnia około 75 kierowców w transporcie międzynarodowym.

Kierowcy, realizujący zadania służbowe w ramach umowy o pracę świadczą usługi przewozowe dla klientów z całego świata. W celu realizacji umów z kontrahentami firma wysyła swoich pracowników w celu świadczenia usług przewozowych na terenie innych krajów niż ich stałe miejsce zamieszkania. Pracownicy Ci często przebywają długo poza bazą firmy a także poza swoim miejscem zamieszkania.

Bywa, że tylko 1 weekend w miesiącu spędzają z rodziną w domu. Pracodawca chcąc zapewnić kierowcom rekompensatę za rozłąkę z rodziną ma zamiar wprowadzenia do regulaminu wynagradzania kierowców od 01-2025 „dodatku za rozłąkę oraz strawne”, który ma nie podlegać składkom na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Ze względu na dalekie odległości do krajów, z którymi stale Przedsiębiorca współpracuje kierowcy zatrudniani przez przedsiębiorcę są niejako czasowo przeniesieni do pracy na teren innego kraju w celu realizacji zawartych umów z kontrahentami.

Stanowisko Przedsiębiorcy:

Pracodawca poprzez wprowadzenie dodatku za rozłąkę do regulamin u wynagradzania kierowców chce zrekompensować kierowcom czas pobytu poza domem. Zgodnie z obowiązującym przepisami w Polsce dodatek za rozłąką przeznaczony jest dla odpowiednich grup zawodowych, w których nie ujęci są kierowcy zawodowi.

Jednakże w polskim prawie nie ma regulacji dotyczących przyznawania dodatku za rozłąkę dla kierowców zawodowych zatem pracodawcy w branży TSL nie są zobowiązani do wypłacania takiego dodatku co jednak nie oznacza, że nie mogą dobrowolnie przyznawać takiego dodatku poprzez wewnętrzne zapisy zakładowe w tym zapis w regulaminie wynagradzania. Ze względu na dalekie odległości do krajów, z którymi Przedsiębiorca stale współpracuje kierowcy firmy są niejako czasowo oddelegowani na teren innego kraju i tam wykonują zadania służbowe.

Przedsiębiorca zwraca się z prośbą do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o wydanie indywidualnej interpretacji dotyczącej możliwości zwolnienia ze składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne na tzw. „dodatek za rozłąkę i strawne”, który zostanie wprowadzony do regulaminu wynagradzania dla kierowców. Będzie to dodatek wypłacany za czasowe przeniesienie, a wysokość takiego dodatku zostanie ustalona zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi innych grup zawodowych i wysokość nie będzie wyższa niż dzienna dieta z tytułu podróży służbowej.

Przedsiębiorca stwierdził, że jak wskazują inne indywidualne interpretacje dotyczące dodatku za rozłąkę nie stanowi on podstawy oskładkowania pod warunkiem że;

– jest wypłacany czasowo

– wysokość wypłacanego dodatku nie może być wyższa niż dzienna dieta z tytułu podróży służbowej

Wskazuje tak interpretacja indywidualna z 14 października 2013 r., znak: DI/100000/451/1308/2013: (…) w sytuacji gdy pracodawca wypłaca swoim pracownikom oddelegowanym do wykonywania pracy w innej miejscowości dodatek za rozłąkę mający na celu zrekompensowanie faktu czasowego przebywania pracownika poza miejscowością zamieszkania z powodu świadczenia przez niego pracy poza siedzibą pracodawcy i zakładu głównego, to wartość tego dodatku (w wysokości nieprzekraczającej diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju) nie będzie podlegać uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. (…)

(…) w sytuacji, gdy przedsiębiorca wypłaca dodatek za rozłąkę w stałej miesięcznej kwocie

wyliczonej, jako iloczyn średniej ilości dni pobytu pracownika w miejscowości czasowego przeniesienia i dziennej diety należnej pracownikowi z tytułu podróży służbowej na terenie kraju, określonej w przepisach (…), to tak ustalony dodatek za rozłąkę nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, ale (…) jedynie do kwoty nieprzekraczającej wysokości diety należnej w przypadku odbywania przez pracownika krajowej podróży służbowej (…). Nadwyżka poza określony limit stanowić będzie podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. (…)

W dniu 10 grudnia 2024 r. Zakład wezwał Przedsiębiorcę do uzupełnienia wniosku o wydanie indywidualnej interpretacji poprzez:

– jednoznaczne wskazanie, czy „dodatek za rozłąkę” i „strawne”, który Przedsiębiorca ma zamiar wypłacać swoim kierowcom zatrudnionym w transporcie międzynarodowym na podstawie zmian wprowadzonych do regulaminu wynagradzania będzie stanowić przychód z tytułu stosunku pracy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ,

– wskazanie,  czy  wniosek  dotyczy  również  „strawnego”  dla  kierowców w  transporcie  międzynarodowym?  W  przypadku  odpowiedzi  pozytywnej o przedstawienie własnego stanowiska do tej kwestii w odpowiedzi na wezwanie, bowiem złożony wniosek nie zawiera stanowiska w tej kwestii.

W dniu 16.12.2024 r. Przedsiębiorca złożył odpowiedź na wezwanie, w której wskazał:

W związku z wezwaniem do uzupełnienia wniosku z dnia 06-12-2024 r. Przedsiębiorca poinformował, iż: zgodnie z art. 31 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (…), dalej jako ustawa o PIT), osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki  pieniężne z ubezpieczenia  społecznego  wypłacane  przez  zakłady  pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Jednocześnie w myśl art. 21 ust. 1 pkt 18 ustawy o PIT wolny od podatku dochodowego jest dodatek za rozłąkę przysługujący na podstawie odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub układów zbiorowych pracy, do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków  ustalania  należności  przysługujących  pracownikowi  zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Artykuł 21 ust. 1 pkt 18 ustawy o PIT przewiduje w swoim obecnym brzmieniu dwie przesłanki, których spełnienie uprawnia do zwolnienia z podatku PIT dodatku za rozłąkę, a mianowicie: 1. dodatek za rozłąkę ma przysługiwać na podstawie odrębnych ustaw (ewentualnie przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw) lub na podstawie układu zbiorowego pracy lub regulaminu zgodnie z art. 104 § 1 kodeksu  pracy  regulamin  pracy  jest  wewnętrznym  aktem  ustalającym  porządek i organizację w zakładzie pracy oraz związane z procesem pracy prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. 2. kwota wypłacanego dodatku za rozłąkę nie może przekraczać wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju (…).

Analiza zdarzenia przyszłego w świetle stanu prawnego:

Zgodnie z art. 34 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców, przedsiębiorca może złożyć do właściwego organu lub właściwej państwowej jednostki organizacyjnej wniosek o wydanie wyjaśnienia, co do zakresu i sposobu stosowania przepisów, z których wynika obowiązek świadczenia przez przedsiębiorcę daniny publicznej lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, w jego indywidualnej sprawie (interpretacja indywidualna).

Należy również zauważyć, że zgodnie z ust. 3 ww. przepisu ustawy Prawo przedsiębiorców, przedsiębiorca we wniosku o wydanie interpretacji przedstawia zaistniały stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe oraz własne stanowisko w sprawie. Z przepisu tego wynika wymóg kompleksowości opisu stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego dokonanego przez wnioskodawcę. Granice sprawy wszczętej wniesieniem wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej zakreślają jedynie ramy zaprezentowanego opisu stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego.

Podkreślenia wymaga fakt, iż wydając interpretację indywidualną Zakład nie ustanawia żadnej normy indywidualnej, lecz jedynie przedstawia swój pogląd dotyczący rozumienia treści przepisów prawa, z których wynika obowiązek świadczenia składek na ubezpieczenia społeczne i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do określonej sprawy indywidualnej, której zakres przedmiotowy jest zakreślony stanem faktycznym lub zdarzeniem przyszłym przedstawionym przez pytającego we wniosku.

Pełną wiedzę o stanie faktycznym lub zdarzeniu przyszłym organ czerpie wyłącznie z wniosku uprawnionego podmiotu nie posiadając kompetencji do jego weryfikowania w oparciu o posiadane informacje czy gromadzony materiał dowodowy. W toku tego postępowania Zakład nie pełni roli kontrolnej, nie dokonuje oceny zachowania lub zaniechane przedsiębiorcy pod kątem jego prawidłowości. Celem interpretacji jest umożliwienie przedsiębiorcy uzyskania informacji w przedmiocie obowiązków wiążących się z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i uchronienie w ten sposób takiego przedsiębiorcy przed ryzykiem błędnego zastosowania przez niego danego przepisu.

Zagadnienia dotyczące ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zostały uregulowane przepisami ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 728 z późn. zm.).

Z art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wynika, że osoby wykonujące umowę o pracę podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym ( emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i chorobowemu).

Zgodnie z art. 18 ust. 1, art. 20 ust. 1 w zw. z art. 4 pkt 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi uzyskany z tytułu wykonywanej umowy przychód, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W podstawie wymiaru składek nie uwzględnia się:

– wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków z ubezpieczeń społecznych, jak również

– przychodów wymienionych w § 2 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Za przychody ze stosunku pracy uważa się: wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Podkreślić w tym miejscu należy, że w myśl art. 83d ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, Zakład wydaje interpretacje indywidualne, wyłącznie w ściśle określonym katalogu spraw. Kwestia kwalifikacji określonego świadczenia jako przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz wskazania źródła takiego przychodu, nie mieści się w ustawowo wskazanym zakresie, gdyż sprawy te w myśl przepisów ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 poz. 2383 z późn. zm.) należą do wyłącznej kompetencji organów podatkowych. W konsekwencji, w niniejszej decyzji Zakład dokonał interpretacji przepisów sfery ubezpieczeń społecznych, opierając się na wskazaniu Przedsiębiorcy, dokonanym w odpowiedzi na wezwanie, że dodatek za rozłąkę stanowi przychód ze stosunku pracy na podstawie ww. ustawy.

Szczegółowe uregulowania dotyczące ustalania podstawy wymiaru składek zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Ww. rozporządzenie w § 2 zawiera katalog przychodów niestanowiących podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

W myśl § 2 ust. 1 pkt 18 ww. rozporządzenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie stanowi dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym oraz strawne – do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Z powyższego wynika, że aby skorzystać z wyłączenia przewidzianego wskazanym powyżej przepisem konieczne jest przeniesienie pracownika poza miejsce wykonywania przez niego pracy, które oznaczone jest w zawartej z nim umowie o pracę. Przeniesienie to, następuje zwyczajowo w ramach porozumienia pracownika z pracodawcą i musi mieć charakter tymczasowy (czasowy). Zatem, płatnik nie odprowadza składek na ubezpieczenia społeczne pod warunkiem, że faktycznie nastąpiła rozłąka pracownika z rodziną z powodu pracy poza stałym miejscem pracy lub stałym miejscem zamieszkania.

Dodatkowo przepis wskazuje limit wyłączenia z podstawy wymiaru składek, tj. do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków  ustalania  należności  przysługujących  pracownikowi   zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Powyższe zostało określone w § 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190 z późn. zm.), który brzmi: dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży.

Z treści wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wynika, że Przedsiębiorca zamierza wypłacać dodatek za rozłąkę:

– pracownikom-kierowcom w transporcie międzynarodowym, czasowo przeniesionym do pracy na terenie krajów UE a także do krajów poza UE, w celu realizacji umów zawartych przez Przedsiębiorcę z kontrahentami.

Przenosząc powyższe na grunt rozpoznawanej sprawy należy wskazać, iż w myśl wyżej cytowanego przepisu § 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r., podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe nie stanowi dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym oraz strawne – do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Ww. przepis nie ma zastosowania do kierowców, gdyż nie są oni pracownikami czasowo przeniesionymi. Takie czasowe oddelegowanie pracownika poza stałe miejsce pracy wiąże się z rozłąką z rodziną i aby zrekompensować pracownikowi te niedogodności wypłacany jest dodatek za rozłąkę. Świadczenie to z założenia stanowi rodzaj zadośćuczynienia za czas, jaki zatrudniony musi spędzić z dala od bliskich. Podróż oraz wykonywanie pracy w różnych miejscach, a także wynikająca z tego faktu rozłąka z rodziną, nie stanowi w przypadku kierowców zjawiska wyjątkowego, lecz jest normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych, zwłaszcza w przypadku przewozów międzynarodowych.

W konsekwencji powyższego należy stwierdzić, że dodatek za rozłąkę w sytuacji opisanej we wniosku, będzie stanowić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Stanowisko zakładu:

W konsekwencji, uwzględniając przedstawiony we wniosku złożonym dnia 06 grudnia 2024 r., uzupełnionym w dniu 16 grudnia 2024 r., opis zdarzenia przyszłego, własne stanowisko Przedsiębiorcy Zakład rozstrzygnął jak w sentencji.

źródło: https://bip.zus.pl

Wytłuszczenia dokonane przez redakcję